釘釘請假流程優(yōu)化操作指南一、前言請假流程是企業(yè)考勤管理的核心環(huán)節(jié)之一，直接影響員工體驗（如審批效率）、HR工作負荷（如數(shù)據(jù)統(tǒng)計）及管理規(guī)范性（如合規(guī)性）。釘釘作為國內(nèi)主流的協(xié)同工具，其請假模塊具備自定義模板、分級審批、自動化規(guī)則等功能，但多數(shù)企業(yè)因初始配置不合理（如節(jié)點冗余、字段混亂），導(dǎo)致流程效率低下（如平均審批時間超過24小時）、員工抱怨多（如重復(fù)提交材料）。本文基于釘釘功能框架，結(jié)合流程優(yōu)化方法論（BPR），提供一套可落地的請假流程優(yōu)化操作指南，目標(biāo)是實現(xiàn)“員工提交便捷、審批邏輯清晰、數(shù)據(jù)自動同步”的高效流程。二、優(yōu)化前準(zhǔn)備：現(xiàn)狀評估與需求調(diào)研優(yōu)化的前提是“找準(zhǔn)問題”，避免盲目調(diào)整。需完成以下兩步：（一）現(xiàn)狀評估：用數(shù)據(jù)定位問題通過釘釘后臺“考勤報表”“審批數(shù)據(jù)”模塊，提取以下關(guān)鍵指標(biāo)：審批時效：近3個月請假申請的平均審批時間（如超過4小時需優(yōu)化）；駁回率：近3個月請假申請的駁回比例（如超過10%需分析駁回原因，如字段填寫錯誤、節(jié)點遺漏）；員工反饋：通過釘釘問卷星或群聊收集員工對現(xiàn)有流程的抱怨（如“需要找3個人簽字太麻煩”“忘記抄送給HR導(dǎo)致考勤出錯”）。示例：某企業(yè)銷售部門請假流程需“直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR→行政”4個節(jié)點，平均審批時間為8小時，駁回率15%（主要原因是“未上傳病假證明”）。（二）需求調(diào)研：明確各角色訴求通過訪談或問卷收集申請人（員工）、審批人（領(lǐng)導(dǎo)）、管理員（HR/行政）的需求：員工：希望提交流程簡單（如不用重復(fù)填個人信息）、進度可見（如能實時看審批到哪一步）；審批人：希望審批依據(jù)明確（如剩余年假自動顯示）、不用反復(fù)核對信息；HR：希望數(shù)據(jù)自動同步（如請假記錄自動更新到考勤系統(tǒng)）、減少手動錄入。三、流程優(yōu)化設(shè)計：核心步驟與配置基于現(xiàn)狀問題與角色需求，從模板簡化、節(jié)點優(yōu)化、自動化規(guī)則三方面設(shè)計優(yōu)化方案。（一）模板優(yōu)化：精簡字段，標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容釘釘請假模板默認包含“請假類型、時間、原因、附件、抄送人”等字段，但部分企業(yè)會額外添加“請假期間工作交接人”“聯(lián)系電話”等冗余字段，增加員工填寫負擔(dān)。優(yōu)化要點：1.刪除冗余字段：如“聯(lián)系電話”可關(guān)聯(lián)員工檔案（釘釘“員工信息”模塊已存儲），無需重復(fù)填寫；2.標(biāo)準(zhǔn)化選項：將“請假類型”設(shè)置為下拉菜單（如“事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假”），避免員工輸入“有事”“看病”等不規(guī)范內(nèi)容；3.添加必要校驗：如病假需強制上傳“醫(yī)院證明”（設(shè)置“附件”為必填項），年假需自動顯示“剩余天數(shù)”（通過釘釘“考勤規(guī)則”關(guān)聯(lián)）。配置步驟：進入釘釘“工作臺→審批→請假流程→編輯模板”；刪除“聯(lián)系電話”字段，將“請假類型”改為下拉菜單（添加“事假、病假、年假”等選項）；在“附件”字段設(shè)置“必填”，并備注“病假需上傳醫(yī)院證明”；關(guān)聯(lián)“剩余年假天數(shù)”：點擊“插入字段→考勤字段→剩余年假”，實現(xiàn)自動顯示。（二）審批節(jié)點優(yōu)化：分級+彈性，減少冗余多數(shù)企業(yè)的請假流程存在“節(jié)點過多”問題（如普通員工請假需3-4層審批），導(dǎo)致審批效率低下。優(yōu)化需遵循“分級審批+彈性調(diào)整”原則：1.分級審批：按請假時長/員工層級設(shè)置節(jié)點根據(jù)“請假時長”或“員工崗位”劃分審批層級，避免“一刀切”。示例：員工類型請假時長審批節(jié)點普通員工≤1天直屬領(lǐng)導(dǎo)普通員工1-3天直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理普通員工＞3天直屬領(lǐng)導(dǎo)→部門經(jīng)理→HR部門經(jīng)理及以上任意時長分管領(lǐng)導(dǎo)→HR配置步驟：進入釘釘“請假流程→審批節(jié)點”；點擊“添加節(jié)點”，設(shè)置“條件分支”（如“請假時長≤1天”）；為每個條件分支分配對應(yīng)的審批人（如“直屬領(lǐng)導(dǎo)”）；對于“部門經(jīng)理及以上”員工，設(shè)置“崗位條件”（如“崗位=部門經(jīng)理”），跳過“直屬領(lǐng)導(dǎo)”節(jié)點。2.彈性節(jié)點：應(yīng)對緊急情況針對“緊急請假”（如員工突發(fā)疾病需立即請假），設(shè)置“彈性審批通道”，允許跳過部分節(jié)點，但需事后補說明。示例：緊急情況（如“病假突發(fā)”）：員工可選擇“緊急請假”選項，直接提交給“部門經(jīng)理”審批（跳過“直屬領(lǐng)導(dǎo)”節(jié)點）；事后補說明：審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送“補填工作交接”提醒（如“請在24小時內(nèi)提交工作交接記錄”）。配置步驟：在“請假類型”中添加“緊急病假”選項；設(shè)置“緊急病假”的審批節(jié)點為“部門經(jīng)理→HR”（跳過“直屬領(lǐng)導(dǎo)”）；添加“自動化提醒”：審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送“補填工作交接”的釘釘消息（通過“審批→規(guī)則設(shè)置→消息通知”配置）。（三）自動化規(guī)則：減少人工干預(yù)，提升效率釘釘?shù)摹皩徟?guī)則”模塊可實現(xiàn)條件觸發(fā)、自動校驗、數(shù)據(jù)同步，大幅減少人工核對工作。以下是高頻自動化規(guī)則設(shè)計：1.自動校驗：避免無效申請示例：年假申請時，系統(tǒng)自動檢查“剩余年假天數(shù)”，若申請?zhí)鞌?shù)超過剩余天數(shù)，直接駁回并發(fā)送“剩余年假不足”的提醒（如“您剩余年假為2天，無法申請3天年假”）。配置步驟：進入“審批→規(guī)則設(shè)置→添加規(guī)則”，選擇“條件判斷”（如“申請?zhí)鞌?shù)＞剩余年假”），設(shè)置“自動駁回”并填寫駁回理由。2.自動通知：減少溝通成本提交后通知：員工提交請假申請后，系統(tǒng)自動發(fā)送釘釘消息給審批人（如“您有一條請假申請待審批，請及時處理”）；審批后通知：審批通過/駁回后，系統(tǒng)自動通知申請人（如“您的請假申請已通過，請注意休息”）和HR（如“張三的請假申請已通過，請同步到考勤系統(tǒng)”）。配置步驟：進入“審批→規(guī)則設(shè)置→消息通知”，添加“提交后通知審批人”“審批后通知申請人”“審批后通知HR”的規(guī)則。3.數(shù)據(jù)自動同步：避免重復(fù)錄入示例：請假審批通過后，系統(tǒng)自動將“請假記錄”同步到釘釘“考勤系統(tǒng)”（如“張三2024年5月10日事假1天，考勤狀態(tài)標(biāo)記為‘請假’”），無需HR手動錄入。配置步驟：進入“考勤→設(shè)置→考勤同步”，開啟“審批數(shù)據(jù)同步”（選擇“請假”類型）。四、實施與測試：小范圍試點，快速迭代優(yōu)化方案設(shè)計完成后，需通過“小范圍試點→收集反饋→調(diào)整優(yōu)化→全面上線”的流程確保落地效果。（一）小范圍試點：驗證流程可行性選擇1-2個部門（如銷售部、研發(fā)部）進行試點，試點周期為1-2周。試點期間需收集以下數(shù)據(jù)：審批時效：試點部門的平均審批時間（對比優(yōu)化前）；員工反饋：通過問卷收集員工對“模板填寫便捷性”“審批進度可見性”的評分；HR反饋：統(tǒng)計“數(shù)據(jù)同步錯誤率”（如請假記錄未同步到考勤系統(tǒng)的比例）。示例：某企業(yè)銷售部試點后，平均審批時間從8小時縮短至2小時，員工對“模板便捷性”的評分從3.2分（滿分5分）提升至4.5分。（二）培訓(xùn)與上線：確保用戶適應(yīng)試點通過后，需開展分層培訓(xùn)：員工培訓(xùn)：講解“新模板填寫步驟”“緊急請假通道”“審批進度查詢方法”（如釘釘“工作臺→審批→我的申請”查看進度）；審批人培訓(xùn)：講解“自動校驗規(guī)則”（如剩余年假不足的申請會自動標(biāo)記）“彈性節(jié)點的使用場景”（如緊急情況可跳過直屬領(lǐng)導(dǎo)）；HR培訓(xùn)：講解“數(shù)據(jù)同步規(guī)則”（如請假記錄自動同步到考勤系統(tǒng)）“異常數(shù)據(jù)處理方法”（如同步失敗的記錄如何手動修正）。（三）上線后監(jiān)控：持續(xù)優(yōu)化上線后，需通過釘釘后臺監(jiān)控以下指標(biāo)：審批時效：每周統(tǒng)計平均審批時間，若超過目標(biāo)值（如2小時），需分析原因（如審批人未及時處理）；駁回率：每月統(tǒng)計駁回率，若超過5%，需分析駁回原因（如字段填寫錯誤），并優(yōu)化模板（如添加“字段提示”）；員工反饋：每季度開展員工調(diào)研，收集對流程的新需求（如“希望添加‘請假歷史查詢’功能”）。五、常見問題解答（一）優(yōu)化后審批時間變長了怎么辦？原因：可能是新增了“自動校驗”步驟（如檢查剩余年假），但實際是減少了人工核對時間；或?qū)徟宋醇皶r處理。解決：統(tǒng)計“自動校驗”的時間（如10秒），對比之前的人工核對時間（如5分鐘），說明效率提升；提醒審批人設(shè)置“審批提醒”（如釘釘“我的→設(shè)置→消息通知→審批提醒”開啟）。（二）員工不會用新模板怎么辦？解決：制作“新模板操作視頻”（如1分鐘講解如何填寫“請假類型”“上傳附件”），放在釘釘群里；設(shè)置“模板幫助”（如在模板字段旁添加“？”圖標(biāo)，點擊查看填寫說明）。（三）不同部門需求不一樣怎么辦？解決：釘釘支持“多流程配置”（如銷售部用“緊急請假流程”，研發(fā)部用“常規(guī)請假流程”）。進入“審批→請假流程→新建流程”，為不同