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文檔簡介

建筑公司采購部物資采購規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范本建筑公司采購部的物資采購行為,確保物資采購工作的高效、透明、合規(guī),以滿足公司項目建設和日常運營的需求,同時實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益與社會效益的平衡發(fā)展。遵循公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念,秉持公平、公正、公開的原則,結(jié)合扁平化管理模式,優(yōu)化采購流程,提升采購效率。二、適用范圍本規(guī)章適用于建筑公司采購部全體員工以及與采購部有物資采購業(yè)務往來的所有供應商。三、組織架構與職責分工1.采購部經(jīng)理全面負責采購部的日常管理工作,制定采購計劃和策略,協(xié)調(diào)與其他部門的溝通合作,審核采購合同,對采購成本、質(zhì)量和進度負責,確保采購工作符合公司整體戰(zhàn)略目標和企業(yè)文化要求。2.采購專員負責具體物資采購項目的執(zhí)行,包括尋找供應商、詢價、談判、簽訂合同、跟進訂單執(zhí)行、驗收物資等工作。及時反饋采購過程中的問題和信息,協(xié)助經(jīng)理完成采購任務,并積極參與供應商管理和市場調(diào)研。3.質(zhì)量檢驗員負責對采購回來的物資進行質(zhì)量檢驗,依據(jù)相關標準和合同要求,確保物資質(zhì)量符合公司項目使用需求。對不合格物資提出處理意見,協(xié)助采購專員與供應商溝通解決質(zhì)量問題,保障公司工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求確認-各項目部門根據(jù)項目進度和實際需求,提前提交物資采購申請,詳細說明物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等信息。申請需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部。-采購部對各部門提交的采購申請進行匯總和分析,結(jié)合庫存情況,確認最終的采購需求。2.供應商選擇與管理-采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商,建立供應商信息庫,對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、價格水平等進行評估。-定期對供應商進行實地考察,了解其生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系等情況,確保供應商具備提供符合公司要求物資的能力。-與合格供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系,簽訂合作框架協(xié)議,明確雙方的權利和義務,同時激勵供應商不斷提升服務質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。3.采購詢價與談判-采購專員針對所需采購物資向多家供應商發(fā)送詢價函,獲取詳細的報價信息,并對報價進行分析比較。-對于金額較大或關鍵物資的采購,組織相關人員與供應商進行談判,就價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行協(xié)商,爭取最有利的采購條件。談判過程需做好記錄。4.采購合同簽訂-根據(jù)談判結(jié)果,采購專員起草采購合同,明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同需經(jīng)采購部經(jīng)理審核,法務部門審查通過后,由授權代表與供應商簽訂。-合同簽訂后,采購專員將合同副本分發(fā)給相關部門,如財務部、項目部門等,以便各部門做好相應準備工作。5.訂單執(zhí)行與跟進-采購專員負責跟進采購訂單的執(zhí)行情況,及時與供應商溝通,了解物資生產(chǎn)進度和發(fā)貨安排。如遇可能影響交貨期的問題,及時協(xié)調(diào)解決,并向相關部門通報情況。-按照合同約定,協(xié)調(diào)供應商按時、按質(zhì)、按量將物資發(fā)至指定地點。6.物資驗收-物資到達后,采購專員通知質(zhì)量檢驗員和使用部門共同進行驗收。質(zhì)量檢驗員依據(jù)相關標準和合同要求對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢驗。-驗收合格的物資辦理入庫手續(xù),填寫入庫單;驗收不合格的物資,采購專員及時與供應商溝通,要求供應商采取換貨、補貨、降價等措施進行處理。7.付款結(jié)算-采購專員根據(jù)合同約定和物資驗收情況,整理付款申請資料,包括發(fā)票、入庫單、合同副本等,提交給財務部審核。-財務部審核無誤后,按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。付款過程嚴格遵循公司資金管理規(guī)定,確保資金安全。五、權利與義務1.采購部員工權利-有權獲取與采購工作相關的準確信息,包括項目需求、物資標準等,以便更好地開展采購工作。-有權對采購流程中不合理的規(guī)定和要求提出改進建議,參與采購制度的優(yōu)化和完善。-因工作需要,有權要求其他部門提供必要的協(xié)助和支持。2.采購部員工義務-嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度,廉潔自律,不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。-保守公司商業(yè)機密,包括采購價格、供應商信息、采購計劃等,不得泄露給外部人員或競爭對手。-認真履行工作職責,確保采購工作的質(zhì)量和效率,按時完成采購任務,滿足公司項目建設和運營需求。3.供應商權利-有權獲取準確的采購需求信息,了解采購流程和要求。-在符合公司要求的情況下,有權參與公司的采購項目競爭,公平獲取業(yè)務機會。-按照合同約定,有權按時、足額收取貨款。4.供應商義務-提供真實、準確的企業(yè)資質(zhì)和產(chǎn)品信息,不得虛假宣傳或提供偽劣產(chǎn)品。-嚴格按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準和數(shù)量供應物資,確保物資按時交付和質(zhì)量合格。-積極配合公司的驗收工作,對不合格物資及時處理,承擔相應的責任。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司審計部門定期對采購部的采購活動進行審計,檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、資金使用的合理性等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見,并跟蹤整改落實情況。-采購部內(nèi)部建立相互監(jiān)督機制,采購專員之間、采購專員與經(jīng)理之間相互監(jiān)督,確保采購工作公正、透明。2.績效考核-建立科學合理的采購部績效考核體系,從采購成本控制、物資質(zhì)量、交貨期、供應商管理、團隊協(xié)作等方面對采購部員工進行考核。-采購成本降低率、物資驗收合格率、按時交貨率等指標作為重要考核依據(jù),根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵,對未完成考核指標或工作出現(xiàn)失誤的員工進行相應的處罰。3.供應商考核-定期對供應商進行考核,考核內(nèi)容包括物資質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面。-根據(jù)考核結(jié)果對供應商進行分類管理,對于優(yōu)秀供應商給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策,對于不合格供應商及時淘汰,建立動態(tài)的供應商管理機制。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施,如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖突的條款,以國家法律法規(guī)為準。2.本規(guī)章由采購部負責解釋和修訂,修訂時需充分征求公司各部門意見,并報公司管理層審批通過。3.

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