建筑公司資料員歸檔規(guī)定

一、總則1.目的為加強本建筑公司資料管理，確保各類資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、利用和追溯，更好地服務于公司的各項業(yè)務開展，同時滿足法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求，特制定本歸檔規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國家相關法律法規(guī)、建筑行業(yè)標準規(guī)范以及公司的實際管理需求制定。3.原則-真實性原則：歸檔資料應如實反映公司各項活動的實際情況。-完整性原則：確保資料齊全，涵蓋公司運營各方面的關鍵信息。-準確性原則：資料內容準確無誤，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。-及時性原則：按照規(guī)定時間及時歸檔，保證資料的時效性。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。公司各部門、項目部在工作過程中產生和使用的各類資料均應按照本規(guī)定進行歸檔管理。同時，涉及與客戶相關的資料，如客戶提供的文件、與客戶往來的函件等，也需遵循本規(guī)定進行妥善歸檔。三、組織架構與職責分工1.資料管理領導小組-組成：由公司總經理擔任組長，各部門負責人為成員。-職責：負責制定和審核資料歸檔管理的方針、政策和制度；協(xié)調解決資料管理過程中的重大問題；監(jiān)督資料管理工作的整體運行情況。2.行政主管部門-職責：作為資料歸檔管理的統(tǒng)籌部門，負責制定和完善資料歸檔管理制度及操作流程；對各部門、項目部的資料歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查；負責公司級重要資料的集中保管和維護；組織開展資料管理人員的培訓工作。3.各部門及項目部-職責：各部門負責人和項目部項目經理為本部門資料歸檔管理的第一責任人，負責組織本部門人員按照規(guī)定完成資料的收集、整理、審核和移交工作；指定專人作為本部門的資料員，具體負責資料的日常管理工作。四、管理內容與流程1.資料收集-范圍：-行政類資料：公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、人事檔案、規(guī)章制度等。-工程類資料：施工圖紙、施工組織設計、工程變更通知、工程進度報告、質量檢驗報告、安全檢查記錄等。-財務類資料：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。-合同類資料：各類工程合同、采購合同、租賃合同等。-其他資料：與公司業(yè)務相關的市場調研報告、客戶資料、培訓資料等。-要求：各部門和項目部應明確資料收集責任人，確保資料收集工作的落實。收集的資料應確保來源可靠、內容完整，對于重要資料應收集原件，如無法收集原件，應收集具有同等法律效力的復印件。2.資料整理-分類：按照資料的性質、來源、時間等因素進行分類。例如，行政類資料可分為公司發(fā)文、收文等類別；工程類資料可按照項目名稱、施工階段等進行分類。-編號：為便于管理和查找，對整理后的資料進行編號。編號應遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和系統(tǒng)性。-編目：編制資料目錄，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.資料審核-部門審核：資料整理完成后，由各部門資料員進行初步審核，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性。審核通過后，提交部門負責人進行二次審核。-公司審核：對于重要資料或涉及多個部門的資料，由行政主管部門組織相關部門進行聯(lián)合審核，確保資料符合公司整體要求。4.資料歸檔-時間：一般資料應在完成審核后的一周內進行歸檔；對于緊急項目的資料，應根據(jù)項目進度及時歸檔。-方式：采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列；電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，并定期進行備份。5.資料保管-環(huán)境要求：檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。-期限規(guī)定：根據(jù)資料的重要性和性質，確定不同的保管期限。一般資料保管期限為3-5年，重要資料保管期限為10年以上，涉及法律糾紛等特殊資料應永久保存。-定期清查：行政主管部門應定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)正常。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。6.資料查閱與借閱-查閱：公司員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。查閱過程中應遵守檔案保管部門的規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。-借閱：如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人和行政主管部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱檔案，不得轉借他人，按時歸還。五、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定查閱和借閱與工作相關的檔案資料，以滿足工作需要。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理工作的改進和完善。2.員工義務-有義務按照本規(guī)定及時收集、整理、移交本人工作中產生的資料。-不得擅自銷毀、篡改、隱匿檔案資料，確保檔案資料的真實性和完整性。-在查閱和借閱檔案資料時，應遵守相關規(guī)定，保護檔案資料的安全。3.公司權利-有權對員工的資料歸檔工作進行監(jiān)督和檢查，對違反規(guī)定的行為進行糾正和處理。-根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，對檔案資料進行合理的調配和使用。4.公司義務-為員工提供必要的檔案管理培訓和指導，幫助員工提高檔案管理能力。-按照規(guī)定為員工查閱和借閱檔案資料提供便利條件。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-定期檢查：行政主管部門應定期對各部門、項目部的資料歸檔工作進行檢查，檢查內容包括資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性等。-不定期抽查：為確保監(jiān)督的有效性，行政主管部門可進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。-內部審計：公司內部審計部門應將資料歸檔管理納入審計范圍，對檔案管理的合規(guī)性、準確性進行審計監(jiān)督。2.考核機制-指標設定：將資料歸檔管理工作納入員工績效考核體系，設定相應的考核指標，如資料按時歸檔率、資料完整率、資料準確率等。-考核周期：考核周期為每季度一次，結合定期檢查和不定期抽查結果進行綜合評價。-獎懲措施：對于在資料歸檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等；對于違反本規(guī)定，導致資料歸檔工作出現(xiàn)問題的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、績效扣分等。七、附則1.解釋權本規(guī)定由公司行政主管部門負責解釋。2.修訂本規(guī)定將根據(jù)公司發(fā)展和管理需求以及國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的變化適時進行修訂。3.生效本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，公司原有相關規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。各部門、項目部