勞動(dòng)合同簽訂與管理流程手冊(cè)一、前言勞動(dòng)合同是用人單位與勞動(dòng)者確立勞動(dòng)關(guān)系、明確雙方權(quán)利義務(wù)的核心法律文件，其簽訂與管理直接影響企業(yè)用工合規(guī)性及勞資關(guān)系穩(wěn)定性。本手冊(cè)依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際用工場(chǎng)景，梳理全流程操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)，旨在為企業(yè)提供專業(yè)、可落地的勞動(dòng)合同管理指引。二、前期準(zhǔn)備：簽約前的合規(guī)核查（一）用人單位主體資格確認(rèn)1.核查內(nèi)容：營(yíng)業(yè)執(zhí)照/事業(yè)單位法人證書/社會(huì)團(tuán)體登記證書等主體資格證明文件是否在有效期內(nèi)；是否存在被吊銷、注銷、責(zé)令關(guān)閉等喪失用工主體資格的情形；特殊行業(yè)（如建筑、金融、醫(yī)療）是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如建筑施工企業(yè)資質(zhì)證書）。2.操作要點(diǎn)：留存上述文件復(fù)印件并加蓋公章，作為勞動(dòng)合同附件；若單位名稱、法定代表人等信息變更，需及時(shí)更新并告知?jiǎng)趧?dòng)者。（二）崗位與合同條款設(shè)計(jì)1.崗位信息明確：確定崗位名稱、職責(zé)范圍、工作地點(diǎn)（需具體，避免“全國(guó)范圍”等模糊表述）、工作時(shí)間（標(biāo)準(zhǔn)/綜合計(jì)算/不定時(shí)工作制，需符合審批規(guī)定）；明確薪酬結(jié)構(gòu)（基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼等）、支付周期（按月支付）及發(fā)放日期。2.合同條款合法性審查：必備條款：根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第十七條，需包含勞動(dòng)合同期限、工作內(nèi)容和工作地點(diǎn)、工作時(shí)間和休息休假、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)保護(hù)/條件、職業(yè)危害防護(hù)等；可選條款：試用期、培訓(xùn)服務(wù)期、競(jìng)業(yè)限制、保密協(xié)議等（需符合法律規(guī)定，如試用期期限不得超過法定上限）；禁止條款：不得約定“不繳納社會(huì)保險(xiǎn)”“工傷自負(fù)”“放棄經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償”等違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容。（三）員工背景核查1.核查范圍：身份信息：核對(duì)身份證原件，確認(rèn)年滿16周歲（禁止使用童工）；學(xué)歷/資質(zhì)：核查學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書（如教師資格證、建造師證）真實(shí)性；勞動(dòng)關(guān)系狀態(tài)：要求提供離職證明（或解除/終止勞動(dòng)合同通知書），確認(rèn)已與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系；競(jìng)業(yè)限制：若崗位涉及保密義務(wù)，需核查是否與原單位簽訂競(jìng)業(yè)限制協(xié)議。2.注意事項(xiàng)：核查需經(jīng)勞動(dòng)者書面同意（如在《入職申請(qǐng)表》中約定“本人同意單位核查上述信息”）；不得收集與工作無(wú)關(guān)的信息（如婚姻狀況、生育計(jì)劃），避免構(gòu)成就業(yè)歧視。三、勞動(dòng)合同簽訂：流程與規(guī)范（一）簽訂時(shí)間要求法定期限：自用工之日起一個(gè)月內(nèi)簽訂書面勞動(dòng)合同（《勞動(dòng)合同法》第十條）；風(fēng)險(xiǎn)提示：逾期未簽的，需從第二個(gè)月起向勞動(dòng)者支付雙倍工資（最多支付11個(gè)月）；超過一年未簽的，視為已訂立無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。（二）簽訂方式與形式1.簽訂方式：優(yōu)先采用面對(duì)面簽訂（雙方現(xiàn)場(chǎng)簽字/蓋章），確保勞動(dòng)者本人簽署；電子勞動(dòng)合同：需符合《電子簽名法》規(guī)定（如使用可靠電子簽名、保存完整證據(jù)鏈），建議選擇第三方電子簽名平臺(tái)（如法大大、e簽寶）。2.形式要求：勞動(dòng)合同需一式兩份，用人單位與勞動(dòng)者各執(zhí)一份；用人單位需在勞動(dòng)合同上加蓋公章（或合同專用章），勞動(dòng)者需簽字（或按手印）；禁止代簽（若勞動(dòng)者委托他人代簽，需提供書面授權(quán)委托書）。（三）內(nèi)容確認(rèn)與告知義務(wù)1.勞動(dòng)者知情權(quán)保障：向勞動(dòng)者明確告知崗位要求、薪酬待遇、規(guī)章制度（如《員工手冊(cè)》）等重要信息；要求勞動(dòng)者簽署《勞動(dòng)合同條款確認(rèn)書》（模板見附件1），確認(rèn)已閱讀并理解所有條款。2.試用期約定規(guī)范：試用期期限：勞動(dòng)合同期限3個(gè)月以上不滿1年的，試用期≤1個(gè)月；1年以上不滿3年的，≤2個(gè)月；3年以上或無(wú)固定期限的，≤6個(gè)月（《勞動(dòng)合同法》第十九條）；試用期工資：不得低于本單位相同崗位最低檔工資或勞動(dòng)合同約定工資的80%，且不得低于用人單位所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)（《勞動(dòng)合同法》第二十條）。四、勞動(dòng)合同履行：義務(wù)與監(jiān)控（一）用人單位履行義務(wù)1.勞動(dòng)報(bào)酬支付：按時(shí)足額支付（如遇節(jié)假日，提前至最近工作日支付）；留存工資支付記錄（如銀行轉(zhuǎn)賬憑證、工資條），保存期限≥2年（《工資支付暫行規(guī)定》第六條）。2.社會(huì)保險(xiǎn)繳納：自用工之日起30日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記（《社會(huì)保險(xiǎn)法》第五十八條）；繳納基數(shù)需符合當(dāng)?shù)匾?guī)定（如按勞動(dòng)者本人工資總額申報(bào)），禁止“按最低基數(shù)繳納”等違規(guī)行為。3.勞動(dòng)保護(hù)與安全：提供符合國(guó)家規(guī)定的勞動(dòng)安全衛(wèi)生條件和必要的勞動(dòng)保護(hù)用品（如安全帽、防護(hù)服）；對(duì)從事有職業(yè)危害作業(yè)的勞動(dòng)者，定期進(jìn)行健康檢查（《勞動(dòng)合同法》第三十二條）。（二）勞動(dòng)者履行義務(wù)遵守用人單位規(guī)章制度（如考勤制度、保密制度）；完成工作任務(wù)，遵守職業(yè)道德；保守用人單位商業(yè)秘密（如客戶信息、技術(shù)圖紙）。（三）履行中的監(jiān)控建立《勞動(dòng)合同履行臺(tái)賬》（模板見附件2），記錄勞動(dòng)者工資發(fā)放、社保繳納、考勤等情況；定期（每季度）核查勞動(dòng)合同履行情況，及時(shí)糾正違規(guī)行為（如未足額支付工資、未繳納社保）。五、勞動(dòng)合同變更：條件與程序（一）變更條件雙方協(xié)商一致（《勞動(dòng)合同法》第三十五條）；法定情形（如勞動(dòng)者患病或非因工負(fù)傷，醫(yī)療期滿后不能從事原工作，用人單位可調(diào)整崗位；客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無(wú)法履行，雙方可變更條款）。（二）變更程序1.協(xié)商：用人單位提出變更意向（如崗位調(diào)整通知書），與勞動(dòng)者協(xié)商；2.書面確認(rèn)：雙方就變更內(nèi)容達(dá)成一致后，簽訂《勞動(dòng)合同變更協(xié)議》（模板見附件3），明確變更事項(xiàng)（如崗位、薪酬、工作地點(diǎn)）及生效時(shí)間；3.留存證據(jù)：變更協(xié)議需一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為原勞動(dòng)合同的補(bǔ)充。（三）風(fēng)險(xiǎn)提示未經(jīng)協(xié)商一致，用人單位不得單方面變更勞動(dòng)合同（如強(qiáng)制調(diào)崗、降薪），否則勞動(dòng)者可要求恢復(fù)原狀態(tài)或解除勞動(dòng)合同并主張經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。六、勞動(dòng)合同解除與終止：流程與補(bǔ)償（一）協(xié)商解除流程：雙方就解除勞動(dòng)合同達(dá)成一致，簽訂《協(xié)商解除勞動(dòng)合同協(xié)議書》（模板見附件4）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：用人單位提出解除的，需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（按工作年限，每滿1年支付1個(gè)月工資；6個(gè)月以上不滿1年的，按1年計(jì)算；不滿6個(gè)月的，支付0.5個(gè)月工資）。（二）法定解除1.用人單位單方解除：過失性解除（無(wú)需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）：勞動(dòng)者在試用期內(nèi)被證明不符合錄用條件；嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度（需規(guī)章制度合法、公示且勞動(dòng)者知曉）；嚴(yán)重失職、營(yíng)私舞弊，給用人單位造成重大損害；勞動(dòng)者同時(shí)與其他用人單位建立勞動(dòng)關(guān)系，對(duì)完成本單位工作任務(wù)造成嚴(yán)重影響，或經(jīng)用人單位提出拒不改正；以欺詐、脅迫手段或乘人之危，使對(duì)方在違背真實(shí)意思的情況下訂立勞動(dòng)合同（如偽造學(xué)歷、隱瞞病史）；被依法追究刑事責(zé)任。操作要點(diǎn)：需提前通知工會(huì)（《勞動(dòng)合同法》第四十三條），并向勞動(dòng)者出具《解除勞動(dòng)合同通知書》（模板見附件5）；留存證據(jù)（如違紀(jì)記錄、考核結(jié)果、工會(huì)通知函），避免后續(xù)糾紛。無(wú)過失性解除（需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償+代通知金或提前30日通知）：勞動(dòng)者患病或非因工負(fù)傷，醫(yī)療期滿后不能從事原工作，也不能從事用人單位另行安排的工作；勞動(dòng)者不能勝任工作，經(jīng)培訓(xùn)或調(diào)整崗位后仍不能勝任；勞動(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動(dòng)合同無(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商未能就變更勞動(dòng)合同達(dá)成協(xié)議。2.勞動(dòng)者單方解除：預(yù)告解除：提前30日以書面形式通知用人單位（試用期內(nèi)提前3日）；即時(shí)解除（無(wú)需提前通知，可主張經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）：用人單位未按照勞動(dòng)合同約定提供勞動(dòng)保護(hù)或勞動(dòng)條件；未及時(shí)足額支付勞動(dòng)報(bào)酬；未依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)；用人單位規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定，損害勞動(dòng)者權(quán)益；以欺詐、脅迫手段或乘人之危，使對(duì)方在違背真實(shí)意思的情況下訂立勞動(dòng)合同；法律、行政法規(guī)規(guī)定勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同的其他情形。（三）勞動(dòng)合同終止1.終止情形：勞動(dòng)合同期滿；勞動(dòng)者開始依法享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇；勞動(dòng)者死亡，或被人民法院宣告死亡/宣告失蹤；用人單位被依法宣告破產(chǎn)；用人單位被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷，或用人單位決定提前解散；法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.操作要點(diǎn)：勞動(dòng)合同期滿前30日，向勞動(dòng)者發(fā)出《勞動(dòng)合同終止通知書》（模板見附件6），詢問是否續(xù)簽；用人單位不續(xù)簽的，需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（除用人單位維持或提高勞動(dòng)合同約定條件續(xù)訂，勞動(dòng)者不同意續(xù)訂的情形外）；終止后15日內(nèi)，辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)（《勞動(dòng)合同法》第五十條）。（四）經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償與賠償經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：按勞動(dòng)者在本單位工作年限，每滿1年支付1個(gè)月工資（月工資指勞動(dòng)者離職前12個(gè)月平均工資，包括基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼等，不超過用人單位所在地直轄市或設(shè)區(qū)的市級(jí)人民政府公布的本地區(qū)上年度職工月平均工資3倍）；賠償金：用人單位違法解除或終止勞動(dòng)合同的，需支付賠償金（經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)的2倍）。七、勞動(dòng)合同檔案管理：規(guī)范與留存（一）檔案內(nèi)容勞動(dòng)合同及附件（如《勞動(dòng)合同條款確認(rèn)書》《變更協(xié)議》）；入職材料（如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、離職證明）；履行記錄（如工資支付記錄、社保繳納記錄、考勤記錄）；解除/終止材料（如《解除勞動(dòng)合同通知書》《協(xié)商解除協(xié)議書》《終止通知書》）。（二）保管要求專人負(fù)責(zé)：指定人力資源部專人管理勞動(dòng)合同檔案；專柜存放：使用帶鎖檔案柜，防止丟失或泄露；期限要求：勞動(dòng)合同終止或解除后，檔案需保存≥2年（《勞動(dòng)合同法》第五十條）；電子檔案：同步建立電子檔案（如掃描件），備份至云端（如企業(yè)網(wǎng)盤），防止紙質(zhì)檔案損壞。（三）移交與銷毀移交：勞動(dòng)者離職后15日內(nèi)，將檔案移交至勞動(dòng)者新單位或戶籍所在地公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)；銷毀：超過保管期限的檔案，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，采用碎紙機(jī)銷毀（禁止隨意丟棄）。八、風(fēng)險(xiǎn)防控：常見問題與應(yīng)對(duì)（一）常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)1.未及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同（雙倍工資風(fēng)險(xiǎn)）；2.條款違法（如試用期超期、未約定社會(huì)保險(xiǎn)）；3.變更未書面（如單方面調(diào)崗降薪）；4.解除程序違法（如未通知工會(huì)、未留存證據(jù)）；5.檔案管理不善（如丟失勞動(dòng)合同、未及時(shí)移交）。（二）防控措施1.建立《勞動(dòng)合同簽訂臺(tái)賬》（模板見附件7），記錄勞動(dòng)者入職時(shí)間、簽訂時(shí)間、合同期限等信息，定期提醒續(xù)簽；2.勞動(dòng)合同條款需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保符合法律規(guī)定；3.變更勞動(dòng)合同必須簽訂書面協(xié)議，留存協(xié)商記錄；4.解除勞動(dòng)合同前需通知工會(huì)，留存工會(huì)回復(fù)函；5.定期檢查檔案管理情況，確保檔案完整、存放安全。（三）典型案例分析案例：某企業(yè)未與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同，勞動(dòng)者入職6個(gè)月后申請(qǐng)仲裁，要求支付雙倍工資。結(jié)果：仲裁委支持勞動(dòng)者請(qǐng)求，企業(yè)需支付5個(gè)月雙倍工資（1-6月工資總額）。教訓(xùn)：企業(yè)需在入職1個(gè)月內(nèi)簽訂勞動(dòng)合同，避免逾期風(fēng)險(xiǎn)。九、附件（