2025年工程建設(shè)物資采購管理制度工程建設(shè)物資采購管理總則為加強2025年工程建設(shè)物資采購管理，規(guī)范采購行為，保證工程建設(shè)物資質(zhì)量，控制工程成本，提高經(jīng)濟效益，結(jié)合工程建設(shè)實際情況，特制定本制度。本制度適用于公司所有工程建設(shè)項目的物資采購活動。工程建設(shè)物資采購應(yīng)遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。物資采購管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分工負(fù)責(zé)的管理體制。公司成立物資采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)物資采購重大事項的決策和協(xié)調(diào)；物資采購部門負(fù)責(zé)物資采購的具體實施；項目管理部門負(fù)責(zé)提出物資需求計劃和對物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督。物資采購計劃管理項目管理部門應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度計劃和設(shè)計文件，編制物資需求計劃。物資需求計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。物資需求計劃應(yīng)按照規(guī)定的格式和審批程序進(jìn)行編制和審批。物資需求計劃編制完成后，應(yīng)經(jīng)項目管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大工程建設(shè)項目的物資需求計劃，還應(yīng)報公司物資采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審定。物資采購部門應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的物資需求計劃，結(jié)合物資庫存情況，編制物資采購計劃。物資采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。物資采購計劃應(yīng)按照規(guī)定的格式和審批程序進(jìn)行編制和審批。物資采購計劃編制完成后，應(yīng)經(jīng)物資采購部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大工程建設(shè)項目的物資采購計劃，還應(yīng)報公司物資采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審定。物資采購計劃一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如因工程建設(shè)進(jìn)度調(diào)整、設(shè)計變更等原因需要調(diào)整物資采購計劃的，應(yīng)按照原審批程序進(jìn)行調(diào)整和審批。物資供應(yīng)商管理物資采購部門應(yīng)建立物資供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和評價。供應(yīng)商信息庫應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和有效性。物資采購部門應(yīng)根據(jù)物資采購計劃和供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評價。篩選和評價的內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。對于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和質(zhì)量管理體系。物資采購部門應(yīng)根據(jù)篩選和評價結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、結(jié)算方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)按照規(guī)定的格式和審批程序進(jìn)行簽訂和審批。采購合同簽訂完成后，應(yīng)及時將合同副本送項目管理部門和財務(wù)部門備案。物資采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評價，評價結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰和調(diào)整的依據(jù)。對于履約情況良好的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先采購和適當(dāng)?shù)莫剟?；對于履約情況差的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行警告、整改，直至淘汰。物資采購方式管理物資采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。物資采購部門應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額、數(shù)量、時間要求等因素，選擇合適的采購方式。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、影響工程質(zhì)量和安全的重要物資，應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。公開招標(biāo)應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)；邀請招標(biāo)應(yīng)向至少三家具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。對于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的物資，可采用競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等方式進(jìn)行采購。競爭性談判應(yīng)邀請至少三家具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商；單一來源采購應(yīng)與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定成交價格和其他采購條款；詢價采購應(yīng)向至少三家具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，根據(jù)供應(yīng)商的報價和其他條件，確定成交供應(yīng)商。物資采購部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求組織采購活動，確保采購活動的公開、公平、公正和透明。采購活動應(yīng)建立完整的檔案，包括采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同等，以備查閱和審計。物資采購合同管理物資采購合同應(yīng)采用書面形式，合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免出現(xiàn)歧義。合同條款應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、結(jié)算方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。物資采購合同應(yīng)按照規(guī)定的格式和審批程序進(jìn)行簽訂和審批。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送項目管理部門和財務(wù)部門備案。物資采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定履行義務(wù)，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如供應(yīng)商不能按時、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。項目管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，對物資的交貨情況進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等。驗收合格的物資，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定和物資驗收單，辦理物資采購款項的結(jié)算手續(xù)。結(jié)算手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格按照公司的財務(wù)管理制度進(jìn)行辦理，確保資金的安全和合理使用。物資采購質(zhì)量管理物資采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。質(zhì)量證明文件應(yīng)真實、有效、完整，能夠證明物資的質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。項目管理部門應(yīng)在物資到貨后，及時組織對物資進(jìn)行檢驗和驗收。檢驗和驗收的內(nèi)容包括物資的外觀、尺寸、數(shù)量、質(zhì)量等。對于重要物資，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗或試驗，確保物資的質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行更換或處理，直至物資質(zhì)量符合要求為止。對于因物資質(zhì)量問題給工程建設(shè)造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并要求供應(yīng)商賠償損失。物資采購部門應(yīng)建立物資質(zhì)量追溯體系，對物資的采購、檢驗、驗收、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和跟蹤。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題，應(yīng)能夠及時追溯到物資的來源和去向，采取有效的措施進(jìn)行處理。物資采購價格管理物資采購部門應(yīng)建立物資價格信息庫，對市場上同類物資的價格進(jìn)行收集、整理和分析。價格信息庫應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和有效性。物資采購部門應(yīng)根據(jù)物資價格信息庫和市場行情，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，合理確定采購價格。對于重要物資的采購價格，應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)研和價格談判，爭取以合理的價格采購到優(yōu)質(zhì)的物資。物資采購部門應(yīng)定期對物資采購價格進(jìn)行統(tǒng)計和分析，掌握物資價格的變化趨勢。如發(fā)現(xiàn)物資采購價格異常波動，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和分析，采取有效的措施進(jìn)行控制。物資采購部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司的價格管理制度，不得擅自提高采購價格。如因市場行情變化等原因需要提高采購價格的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。物資采購風(fēng)險管理物資采購部門應(yīng)識別物資采購過程中可能存在的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，應(yīng)密切關(guān)注市場行情的變化，合理安排采購時間和采購數(shù)量，避免因市場價格波動造成損失。對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和物資的檢驗驗收，確保物資的質(zhì)量符合要求。對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強對采購合同的管理和審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定，避免出現(xiàn)法律糾紛。物資采購部門應(yīng)建立物資采購風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)測和預(yù)警。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險跡象，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行防范和控制，避免風(fēng)險的擴大和蔓延。物資采購部門應(yīng)定期對物資采購風(fēng)險管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善風(fēng)險管理制度和應(yīng)對措施，提高物資采購風(fēng)險管理水平。物資采購檔案管理物資采購部門應(yīng)建立物資采購檔案，對物資采購過程中的各種文件和資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。采購檔案應(yīng)包括物資采購計劃、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同、物資質(zhì)量證明文件、物資檢驗驗收報告、付款憑證等。物資采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。物資采購檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案的損壞、丟失和泄露。對于重要的采購檔案，應(yīng)進(jìn)行備份和存儲，確保檔案的安全性和完整性。物資采購檔案的保管期限應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行確定。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。物資采購監(jiān)督與審計公司審計部門應(yīng)定期對物資采購活動進(jìn)行審計，審計的內(nèi)容包括物資采購計劃的編制和執(zhí)行情況、采購方式的選擇和執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、物資質(zhì)量的檢驗和驗收情況、采購價格的合理性等。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促物資采購部門進(jìn)行整改。公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對物資采購活動的監(jiān)督，監(jiān)督的內(nèi)容包括物資采購過