制造公司采購合同簽訂管理規(guī)章

一、總則本公司秉持“質(zhì)量至上、誠信共贏”的企業(yè)文化和“以客戶需求為導(dǎo)向，以創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，追求卓越品質(zhì)，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益雙提升”的經(jīng)營理念，為加強采購合同簽訂管理，規(guī)范采購行為，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)章。本規(guī)章旨在確保采購合同簽訂過程合法、規(guī)范、高效，使公司在采購環(huán)節(jié)實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升經(jīng)濟(jì)效益，同時積極履行社會責(zé)任，注重社會效益。公司推行扁平化管理，減少管理層級，提高決策效率和信息傳遞速度，在采購合同簽訂管理中鼓勵各層級員工積極參與，發(fā)揮主觀能動性。二、適用范圍本規(guī)章適用于制造公司全體員工在采購業(yè)務(wù)活動中涉及的采購合同簽訂管理。同時，對于與公司有采購業(yè)務(wù)往來的客戶，在涉及合同簽訂相關(guān)事宜時，也應(yīng)遵循本規(guī)章的相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行對接與合作。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）采購部門1.采購經(jīng)理-全面負(fù)責(zé)采購合同簽訂的統(tǒng)籌與管理工作。-審核重大采購合同條款，確保合同符合公司利益和經(jīng)營需求。-協(xié)調(diào)與其他部門在采購合同簽訂過程中的關(guān)系，促進(jìn)工作順利開展。2.采購專員-負(fù)責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。-與供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通與洽談，起草采購合同初稿。-跟蹤采購合同的簽訂進(jìn)度，及時向相關(guān)部門反饋合同執(zhí)行情況。（二）法務(wù)部門1.法務(wù)經(jīng)理-對采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。-參與重大采購合同的談判，從法律角度保障公司權(quán)益。-處理采購合同履行過程中的法律糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.法務(wù)專員-協(xié)助法務(wù)經(jīng)理進(jìn)行合同法律審查，對合同條款進(jìn)行細(xì)致梳理。-收集整理與采購合同相關(guān)的法律法規(guī)資料，為公司提供法律支持。（三）財務(wù)部門1.財務(wù)經(jīng)理-審核采購合同中的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期等，確保公司資金安全和合理使用。-參與重大采購合同的成本預(yù)算和效益評估，為合同簽訂提供財務(wù)依據(jù)。-監(jiān)督采購合同的付款執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)風(fēng)險問題。2.財務(wù)專員-協(xié)助財務(wù)經(jīng)理進(jìn)行采購合同的財務(wù)核算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。-對采購合同涉及的資金流動進(jìn)行跟蹤和記錄，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（四）使用部門1.部門負(fù)責(zé)人-根據(jù)實際工作需求，提出采購申請，并明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量等要求。-參與采購合同的技術(shù)條款審核，確保合同內(nèi)容符合本部門使用需求。-負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)的驗收工作，及時反饋驗收結(jié)果。2.相關(guān)員工-根據(jù)工作實際情況，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人提供采購需求信息。-在驗收過程中，配合部門負(fù)責(zé)人完成具體的驗收工作。四、管理內(nèi)容與流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)、運營等實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對申請進(jìn)行初步評估，判斷是否符合公司采購計劃和預(yù)算安排。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或背景調(diào)查，評估供應(yīng)商的綜合實力。3.根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估和更新。（三）合同談判1.采購專員與選定的供應(yīng)商就采購合同的條款進(jìn)行初步談判，包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.對于重大采購項目，采購部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)、使用部門等相關(guān)人員共同參與談判，從不同專業(yè)角度提出意見和建議。3.在談判過程中，應(yīng)做好記錄，明確雙方達(dá)成的共識和分歧點。（四）合同起草1.采購專員根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同文本。合同應(yīng)包含當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。2.合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于涉及技術(shù)、質(zhì)量等特殊要求的條款，應(yīng)征求使用部門和法務(wù)部門的意見。（五）合同審核1.采購合同初稿完成后，首先由采購部門內(nèi)部進(jìn)行審核，重點審查合同條款是否符合談判結(jié)果、是否滿足公司采購需求等。2.采購部門審核通過后，將合同文本提交至法務(wù)部門。法務(wù)部門從法律角度對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，對可能存在的法律風(fēng)險提出修改意見。3.財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保付款方式、結(jié)算周期等符合公司財務(wù)管理制度和資金安排。4.使用部門對合同中的技術(shù)條款和質(zhì)量要求進(jìn)行審核，確保采購物品或服務(wù)能夠滿足實際使用需求。5.涉及重大金額或重要項目的采購合同，還需提交公司管理層進(jìn)行最終審核。（六）合同簽訂1.采購合同經(jīng)各部門審核通過且無異議后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商代表正式簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保雙方簽字蓋章手續(xù)齊全，合同文本一式多份，公司各相關(guān)部門留存?zhèn)浞?。（七）合同履行與跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。2.使用部門按照合同要求做好接收和驗收工作，如發(fā)現(xiàn)貨物或服務(wù)不符合合同約定，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排，及時辦理付款手續(xù)。（八）合同變更與解除1.如因特殊原因需要變更或解除采購合同，由提出方填寫《合同變更/解除申請表》，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對公司的影響。2.《合同變更/解除申請表》經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司管理層審批。3.采購部門與供應(yīng)商就合同變更或解除事宜進(jìn)行協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。（九）合同歸檔與保管1.采購合同履行完畢后，采購部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料包括合同文本、談判記錄、驗收報告、付款憑證等。2.合同檔案由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)保管，建立檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和可查閱性。五、權(quán)利與義務(wù)（一）公司權(quán)利1.公司有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物品或服務(wù)。2.公司有權(quán)對采購合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，有權(quán)要求其承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.公司有權(quán)根據(jù)自身經(jīng)營需求和市場變化，在符合法律法規(guī)和合同約定的前提下，對采購合同進(jìn)行變更或解除。（二）公司義務(wù)1.公司應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時向供應(yīng)商支付貨款。2.公司應(yīng)向供應(yīng)商提供必要的協(xié)助和配合，確保采購合同的順利履行。3.公司有義務(wù)對在采購合同簽訂和履行過程中知悉的供應(yīng)商商業(yè)秘密予以保密。（三）員工權(quán)利1.員工有權(quán)對采購合同簽訂管理工作提出意見和建議，參與公司采購管理的改進(jìn)。2.員工在履行采購合同相關(guān)職責(zé)過程中，因工作需要有權(quán)獲取必要的信息和資源支持。3.員工在采購合同簽訂管理工作中取得突出成績的，有權(quán)獲得公司的表彰和獎勵。（四）員工義務(wù)1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)章及公司其他相關(guān)管理制度，認(rèn)真履行采購合同簽訂管理的各項職責(zé)。2.員工在采購合同簽訂和履行過程中，應(yīng)秉持誠信、公正的原則，不得與供應(yīng)商勾結(jié)謀取私利。3.員工有義務(wù)保守公司在采購合同管理過程中的商業(yè)秘密和敏感信息。（五）供應(yīng)商權(quán)利1.供應(yīng)商有權(quán)要求公司按照合同約定及時支付貨款，并獲得必要的協(xié)助和配合。2.供應(yīng)商有權(quán)對公司提出的不合理要求提出異議，并按照合同約定維護(hù)自身合法權(quán)益。（六）供應(yīng)商義務(wù)1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，向公司提供合格的物品或服務(wù)。2.供應(yīng)商有義務(wù)對在合同履行過程中知悉的公司商業(yè)秘密予以保密。3.供應(yīng)商應(yīng)積極配合公司對采購合同履行情況的監(jiān)督和檢查，及時解決出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計部門定期對采購合同簽訂管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂流程是否合規(guī)、合同條款是否合理、合同執(zhí)行情況是否正常等。2.公司設(shè)立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對采購合同簽訂過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報信息，公司將及時進(jìn)行調(diào)查核實，并對舉報人予以保密和保護(hù)。3.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解供應(yīng)商對公司采購合同簽訂管理工作的意見和建議，不斷改進(jìn)工作。（二）考核機(jī)制1.建立采購合同簽訂管理績效考核指標(biāo)體系，對采購部門及相關(guān)人員在合同簽訂、執(zhí)行、風(fēng)險管理等方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.績效考核指標(biāo)包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，供應(yīng)商滿意度，采購成本控制，合同執(zhí)行率等。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如績效獎金、晉升機(jī)會等；對未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的部門和個人，進(jìn)行績效面談，提出改進(jìn)意見，并根據(jù)情況給予相應(yīng)的懲罰，如扣減績效獎金、崗位調(diào)整等。4.將采購合同簽訂管理工作的績效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、職業(yè)發(fā)展等掛鉤，充分調(diào)動員工的工作積極性和主動性。七、附則1.本規(guī)章如與國家法律法規(guī)相抵觸，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)。2.本規(guī)章由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。3.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，公司原有