大學(xué)會議管理制度總則一、制度概述

大學(xué)會議管理制度旨在規(guī)范學(xué)校各類會議的組織、召開、記錄和歸檔工作，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和民主性。本制度適用于學(xué)校各級各類會議，包括但不限于行政會議、學(xué)術(shù)會議、教職工會議等。通過建立健全會議管理制度，促進學(xué)校各項工作的順利開展。

二、制度適用范圍

制度適用于以下范圍：

1.學(xué)校行政會議：包括校長辦公會議、校務(wù)委員會會議、黨委會議等，旨在討論學(xué)校重大行政決策和管理事項。

2.學(xué)術(shù)會議：包括學(xué)術(shù)委員會會議、學(xué)科帶頭人會議、學(xué)術(shù)研討會等，用于學(xué)術(shù)交流、學(xué)科建設(shè)和科研項目管理。

3.教職工會議：包括全體教職工大會、教職工代表大會等，涉及教職工權(quán)益、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和重要事項的討論。

4.各級各類委員會和領(lǐng)導(dǎo)小組會議：如教學(xué)指導(dǎo)委員會、學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組等，負責相關(guān)領(lǐng)域的具體工作。

5.院（系）級會議：包括院（系）行政會議、教學(xué)工作會議、學(xué)生工作會議等，用于院（系）內(nèi)部事務(wù)的決策和協(xié)調(diào)。

6.專業(yè)會議：包括專業(yè)建設(shè)會議、專業(yè)教學(xué)會議等，旨在提高專業(yè)教學(xué)質(zhì)量。

7.其他會議：根據(jù)學(xué)校工作需要，經(jīng)批準召開的其他各類會議。

所有會議均應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定，確保會議的規(guī)范性和有效性。

三、會議組織與準備

會議組織與準備是確保會議順利進行的基礎(chǔ)，具體要求如下：

1.會前籌備：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和目的，提前制定會議方案，明確會議主題、議程、參會人員、時間地點等。

2.參會人員通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程和參會要求，確保相關(guān)人員按時參會。

3.會議資料準備：組織者需提前準備會議所需的各種資料，如會議議程、背景材料、報告文本等，并確保資料質(zhì)量。

4.會議場地安排：根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地，并確保場地設(shè)施齊全，滿足會議需求。

5.會議記錄員：指定專人負責會議記錄，確保會議內(nèi)容準確記錄。

6.會議設(shè)備檢查：會前檢查音響、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等會議設(shè)備，確保其正常運行。

7.會議秩序維護：會前做好會場布置，包括座位安排、標識擺放等，確保會議秩序井然。

8.會議紀律要求：明確會議紀律，要求參會人員遵守會議規(guī)定，保持會場安靜，不得隨意離場。

9.會議安全檢查：確保會議場地安全，防止意外事件發(fā)生。

10.會議宣傳報道：根據(jù)需要，做好會議的宣傳報道工作，擴大會議影響力。

四、會議召開流程

會議召開流程應(yīng)嚴格按照以下步驟進行：

1.會前準備：確保會議通知到位，所有參會人員了解會議議程和準備材料，會議場地和設(shè)備檢查無誤。

2.開會簽到：會議開始前，參會人員需簽到，以確認出席情況，并領(lǐng)取會議資料。

3.主持人宣布會議開始：主持人介紹會議議程，宣布會議正式開始，并對參會人員表示歡迎。

4.領(lǐng)導(dǎo)致辭：如有領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓參會，可安排其發(fā)表致辭，對會議進行簡要介紹和期望。

5.逐項議程討論：按照會議議程，逐項進行討論。主持人引導(dǎo)討論，確保每個議題都能得到充分討論。

6.專題報告或演講：根據(jù)議程安排，邀請相關(guān)人員就特定議題進行報告或演講。

7.互動環(huán)節(jié)：在適當?shù)臅r候，安排互動環(huán)節(jié)，鼓勵參會人員提問和發(fā)表意見。

8.討論結(jié)果記錄：會議記錄員詳細記錄討論結(jié)果，包括決策、建議和行動計劃。

9.主持人總結(jié)：會議接近尾聲時，主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，強調(diào)關(guān)鍵決策和后續(xù)行動。

10.會議結(jié)束：主持人宣布會議結(jié)束，并對參會人員的參與表示感謝。如有必要，安排后續(xù)跟進會議的后續(xù)工作。

五、會議記錄與歸檔

會議記錄與歸檔是確保會議成果得以保存和后續(xù)查閱的重要環(huán)節(jié)，具體要求如下：

1.記錄方式：會議記錄應(yīng)采用文字記錄、錄音或錄像等多種方式，確保記錄的完整性和準確性。

2.記錄內(nèi)容：記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員名單、主持人、議程、發(fā)言要點、決策內(nèi)容、行動計劃等。

3.記錄整理：會議結(jié)束后，記錄員應(yīng)立即對記錄內(nèi)容進行整理，確保文字清晰、內(nèi)容完整。

4.歸檔保存：整理后的會議記錄應(yīng)按照會議性質(zhì)和分類，及時歸檔至學(xué)校檔案室或相關(guān)部門指定的檔案庫。

5.檔案編號：每份會議記錄應(yīng)給予唯一的檔案編號，方便檢索和查閱。

6.歸檔期限：根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)定，會議記錄的歸檔期限一般為會議結(jié)束后的一定期限內(nèi)。

7.查閱權(quán)限：會議記錄的查閱權(quán)限應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱或復(fù)制。

8.保密要求：涉及保密內(nèi)容的會議記錄，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)進行管理，確保信息安全。

9.更新維護：檔案管理部門應(yīng)定期對會議記錄檔案進行整理和維護，確保檔案的完好和可用性。

10.電子檔案管理：鼓勵采用電子檔案管理系統(tǒng)，提高會議記錄的存儲、檢索和利用效率。

六、會議效果評估

會議效果評估是檢驗會議質(zhì)量、優(yōu)化會議流程的重要環(huán)節(jié)，具體要求如下：

1.評估標準：設(shè)立會議效果評估標準，包括會議目標達成度、議程執(zhí)行情況、參會人員滿意度、信息傳達效率等。

2.評估方法：采用多種評估方法，如現(xiàn)場問卷調(diào)查、個別訪談、會議記錄分析等，全面了解會議效果。

3.評估時間：會議結(jié)束后的一定期限內(nèi)進行評估，確保評估結(jié)果的時效性。

4.評估內(nèi)容：對會議的組織、準備、召開、記錄和歸檔等各個環(huán)節(jié)進行評估。

5.評估反饋：將評估結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門和個人，以便改進工作。

6.改進措施：根據(jù)評估反饋，制定具體的改進措施，如優(yōu)化會議議程、提高參會人員參與度、改善會議記錄質(zhì)量等。

7.持續(xù)改進：將會議效果評估作為一項持續(xù)的工作，定期進行，不斷優(yōu)化會議管理。

8.跟蹤落實：對評估出的改進措施進行跟蹤，確保措施得到有效實施。

9.效果追蹤：對改進措施實施后的會議效果進行追蹤，評估改進措施的實際效果。

10.文檔記錄：將會議效果評估的過程和結(jié)果形成文檔，作為會議管理制度的一部分，為今后的會議管理提供參考。

七、責任與監(jiān)督

為確保會議管理制度的有效執(zhí)行，明確責任與監(jiān)督機制如下：

1.責任主體：學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負責人為會議管理的主要責任人，負責組織、監(jiān)督和指導(dǎo)會議管理工作。

2.組織責任：各級部門應(yīng)指定專人負責會議的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議的順利進行。

3.監(jiān)督責任：學(xué)校設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或指定相關(guān)部門對會議管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

4.質(zhì)量控制：監(jiān)督機構(gòu)負責對會議的組織、召開、記錄和歸檔等環(huán)節(jié)進行質(zhì)量控制，確保會議質(zhì)量。

5.違規(guī)處理：對違反會議管理制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理，包括但不限于通報批評、責令改正、追究責任等。

6.溝通協(xié)調(diào)：會議組織者應(yīng)與相關(guān)部門保持良好溝通，協(xié)調(diào)解決會議過程中遇到的問題。

7.教育培訓(xùn)：定期對會議組織者、記錄員等相關(guān)人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作效率。

8.信息公開：會議的基本信息，如時間、地點、議題等，應(yīng)通過適當渠道向全校公開，提高會議的透明度。

9.評估反饋：監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)定期對會議管理制度的執(zhí)行情況進行評估，并將評估結(jié)果反饋給相關(guān)部門。

10.持續(xù)改進：根據(jù)評估反饋和監(jiān)督結(jié)果，持續(xù)改進會議管理制度，提高會議管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

八、附則

1.本制度由學(xué)校辦公室負責解釋。

2.本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

3.本制度未盡事宜，按照國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.本制度的修訂由學(xué)校辦公室提出，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。

5.學(xué)校各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定具體的實施細則，并報學(xué)校辦公室備案。

6.本制度的執(zhí)行情況接受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的監(jiān)督。

7.對在會議管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，學(xué)校將給予表彰和獎勵。

8.對違反本制度的行為，學(xué)校將依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。

9.本制度如與國家法律法規(guī)相抵觸，以國家法律法規(guī)為準。

10.本制度如有未盡之處，學(xué)校可根據(jù)實際情況進行補充和修改。

九、實施與監(jiān)督

1.實施要求：學(xué)校各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，確保會議管理的規(guī)范性和有效性。

2.貫徹執(zhí)行：各部門負責人應(yīng)加強對會議管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保本制度在本部門得到有效實施。

3.監(jiān)督檢查：學(xué)校辦公室負責對本制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。

4.持續(xù)改進：通過監(jiān)督檢查，總結(jié)經(jīng)驗，不斷完善本制度，提高會議管理水平。

5.信息公開：學(xué)校應(yīng)定期公開會議管理制度執(zhí)行情況，接受全校師生監(jiān)督。

6.教育培訓(xùn)：學(xué)校應(yīng)定期對教職工進行會議管理相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，提高參會人員的會議素養(yǎng)。

7.考核評價：將會議管理納入學(xué)?？冃Э己梭w系，對各部門的會議管理工作進行考核評價。

8.反饋機制：建立會議管理工作反饋機制，鼓勵教職工對會議管理提出意見和建議。

9.應(yīng)急預(yù)案：制定會議管理應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件和緊急情況。

10.聯(lián)系與溝通：學(xué)校辦公室設(shè)立專門的聯(lián)系方式，接受對會議管理工作的咨詢和投訴，確保信息暢通。

十、附則補充

1.本制度作為學(xué)校會議管理的規(guī)范性文件，具有法律效力，各部門和個人必須嚴格遵守。

2.本制度發(fā)布后，各部門應(yīng)將制度內(nèi)容傳達至每一位教職工，確保全員知曉。

3.本制度的修改和廢止，需經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的批準，并以正式文件形式公布。

4.本制度涉及的相關(guān)表格、模板等輔助材料，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一制定和提供。

5.本制度的實施過程中，如遇特殊情況，可由學(xué)校辦公室提出調(diào)整建議，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。

6.對于本制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問