林業(yè)公司客戶檔案執(zhí)行規(guī)定

一、總則1.目的為加強林業(yè)公司客戶檔案管理，提高客戶服務(wù)質(zhì)量，維護公司與客戶的良好合作關(guān)系，有效利用客戶資源，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及林業(yè)公司的經(jīng)營理念和管理需求制定。3.目標(biāo)確保客戶檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可用性，為公司的市場營銷、客戶服務(wù)、決策支持等提供有力保障。二、適用范圍本規(guī)定適用于林業(yè)公司全體員工在與客戶業(yè)務(wù)往來過程中涉及的客戶檔案管理工作，同時涉及客戶在檔案信息提供與確認方面的相關(guān)事宜。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-負責(zé)制定和完善客戶檔案管理制度與流程。-對各部門移交的客戶檔案進行統(tǒng)一接收、整理、分類、存儲和保管。-定期對客戶檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門提供客戶檔案的查閱、借閱服務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門-在業(yè)務(wù)開展過程中負責(zé)收集、整理客戶的基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)往來記錄等檔案資料。-及時將整理好的客戶檔案資料移交至檔案管理部門。-根據(jù)業(yè)務(wù)需求，向檔案管理部門提出客戶檔案的查閱、借閱申請。3.信息技術(shù)部門-負責(zé)搭建和維護客戶檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。-協(xié)助檔案管理部門對客戶檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率。-保障客戶檔案信息系統(tǒng)的安全，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-業(yè)務(wù)部門在與客戶首次建立聯(lián)系或開展業(yè)務(wù)活動時，應(yīng)全面收集客戶的基本信息，包括但不限于客戶名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、經(jīng)營地址等。-在業(yè)務(wù)合作過程中，及時記錄客戶的訂單信息、交易記錄、服務(wù)反饋等業(yè)務(wù)往來資料。-對于客戶的變更信息，如聯(lián)系方式變更、經(jīng)營范圍調(diào)整等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時更新并記錄。2.檔案整理-檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的客戶檔案資料后，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。分類可根據(jù)客戶類型（如林業(yè)種植戶、木材加工企業(yè)、林業(yè)科研機構(gòu)等）、業(yè)務(wù)性質(zhì)（如銷售業(yè)務(wù)、合作項目等）等進行。-對每份檔案資料進行編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和條理性。-對紙質(zhì)檔案進行裝訂、裝盒，對電子檔案進行存儲、備份，建立相應(yīng)的索引目錄。3.檔案存儲-設(shè)立專門的客戶檔案存儲場所，配備必要的存儲設(shè)備和防護設(shè)施，如檔案柜、防潮柜、防火設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。-采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式對電子檔案進行存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-對客戶檔案存儲場所進行嚴格的安全管理，限制無關(guān)人員進入，確保檔案的保密性。4.檔案查閱與借閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱客戶檔案的，應(yīng)填寫《客戶檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門進行查閱。-如需借閱客戶檔案，應(yīng)填寫《客戶檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還日期等，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)做好借閱登記和催還工作。5.檔案更新與維護-業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)客戶信息變更或有新的業(yè)務(wù)往來記錄時，應(yīng)及時通知檔案管理部門進行檔案更新。-檔案管理部門定期對客戶檔案進行清查，核實檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，對過期或無用的檔案進行清理。-信息技術(shù)部門定期對客戶檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)功能的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定查閱和借閱客戶檔案，以滿足工作需要。-員工對客戶檔案管理工作提出合理建議和意見的權(quán)利，公司應(yīng)給予重視和反饋。2.員工義務(wù)-嚴格遵守客戶檔案管理制度，不得擅自泄露、篡改、銷毀客戶檔案信息。-積極配合檔案管理部門做好客戶檔案的收集、整理、移交等工作。-在使用客戶檔案過程中，確保檔案的安全和完整，如有損壞或丟失應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)了解公司對其檔案信息的收集、使用和保管情況。-客戶對自身檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性有疑問時，有權(quán)要求公司進行核實和更正。4.客戶義務(wù)-客戶應(yīng)如實向公司提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息，如有變更應(yīng)及時通知公司。-配合公司對客戶檔案的管理工作，不得故意干擾或阻礙檔案管理流程的正常進行。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門的客戶檔案管理工作進行檢查，包括檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、存儲的安全性等方面。-內(nèi)部審計部門不定期對客戶檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，防范檔案管理過程中的風(fēng)險。-設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工和客戶對違反客戶檔案管理制度的行為進行舉報，公司對舉報信息進行核實和處理。2.考核機制-將客戶檔案管理工作納入員工績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，如評選優(yōu)秀檔案管理員、業(yè)務(wù)部門檔案管理先進個人等。-對違反客戶檔案管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職降薪等；造成嚴重后果的，依法追究法律責(zé)任。-對業(yè)務(wù)部門的客戶檔案管理工作進行量化考核，考核指標(biāo)包括檔案收集的完整性、檔案移交的及時性、檔案查閱的合規(guī)性等，考核結(jié)果與部門績效掛鉤。七、附則1.本規(guī)定由林業(yè)公司行政主管部門負責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，全體員工和客戶應(yīng)嚴格遵守。如有未盡事宜，參照公司其他相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)和政策調(diào)整，本規(guī)定應(yīng)相應(yīng)