機(jī)關(guān)企事業(yè)單位文書檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位文書檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保障檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號(hào)）《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號(hào)）等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于[單位名稱]及所屬各部門、直屬機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“各部門”）的文書檔案管理工作。第三條定義文書檔案是指本單位在公務(wù)活動(dòng)或經(jīng)營管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，包括公文、會(huì)議材料、合同協(xié)議、人事資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、研發(fā)文檔、生產(chǎn)記錄等。第四條基本原則1.集中統(tǒng)一管理：全單位文書檔案由檔案管理部門集中保管，實(shí)行“統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程”。2.全程管理：從文件形成、辦理到歸檔、保管、利用、銷毀的全過程，實(shí)行閉環(huán)管理。3.規(guī)范高效：遵循檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T____《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》）和行業(yè)規(guī)范，提高管理效率。4.安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。第二章管理職責(zé)第五條檔案管理部門職責(zé)1.制定本單位檔案管理制度、工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案形成、積累和移交工作。4.組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)電子檔案管理。第六條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理和移交。2.按照本制度要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用等工作。4.遵守檔案保密規(guī)定，確保本部門文件材料的安全。第七條分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和決策。2.審批檔案管理制度、檔案銷毀方案等重要事項(xiàng)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。第三章歸檔范圍與分類第八條歸檔范圍1.機(jī)關(guān)單位：公文（命令、決定、公告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等）、會(huì)議材料（紀(jì)要、議程、發(fā)言稿等）、人事檔案（干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等）、財(cái)務(wù)材料（預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等）、信訪材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要活動(dòng)記錄等。2.企事業(yè)單位：合同協(xié)議（購銷合同、合作協(xié)議、勞動(dòng)合同等）、研發(fā)文件（技術(shù)方案、專利申請(qǐng)、試驗(yàn)記錄等）、生產(chǎn)記錄（工藝規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等）、經(jīng)營管理材料（戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃、銷售報(bào)表等）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)材料、人力資源材料（招聘、培訓(xùn)、薪酬等）、重要會(huì)議記錄等。第九條不歸檔范圍1.重復(fù)文件、草稿（無修改痕跡或未生效的）。2.臨時(shí)性事務(wù)文件（如通知開會(huì)的便條、電話記錄等）。3.無查考價(jià)值的一般性文件（如問候函、感謝信等）。4.上級(jí)單位普發(fā)的、與本單位無關(guān)的文件。5.已失效的法律法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件（有保留價(jià)值的除外）。第十條分類方法采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類法，具體由檔案管理部門根據(jù)單位性質(zhì)確定：1.機(jī)關(guān)單位：優(yōu)先采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法，即先按年度劃分，再按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)劃分，最后按文件內(nèi)容（如公文、會(huì)議、人事等）劃分。2.企事業(yè)單位：優(yōu)先采用“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類法，即先按年度劃分，再按業(yè)務(wù)問題（如合同、研發(fā)、生產(chǎn)等）劃分，最后按部門劃分。第十一條保管期限根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號(hào)）和企業(yè)檔案管理有關(guān)規(guī)定，文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15-50年）、短期（15年以下）三類：1.永久保管：本單位設(shè)立、撤銷的文件；年度總結(jié)、計(jì)劃；重要合同協(xié)議（如標(biāo)的額巨大的購銷合同、合作協(xié)議）；干部任免文件；審計(jì)報(bào)告；專利證書；重要會(huì)議紀(jì)要（如董事會(huì)、股東會(huì)紀(jì)要）等。2.長(zhǎng)期保管：一般會(huì)議材料；普通合同協(xié)議（標(biāo)的額較小的）；年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表；人事考核材料；研發(fā)中期報(bào)告等。3.短期保管：臨時(shí)性通知；考勤記錄；一般性信訪材料；部門月度報(bào)表等。第四章歸檔要求第十二條歸檔時(shí)間1.年度歸檔：各部門應(yīng)在每年12月底前完成本部門文件材料的收集、整理工作，次年3月底前向檔案管理部門移交。2.項(xiàng)目歸檔：重大項(xiàng)目（如研發(fā)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目）結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織整理項(xiàng)目文件材料，向檔案管理部門移交。3.電子檔案：電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步形成、同步歸檔，最遲不超過文件辦理完畢后10個(gè)工作日。第十三條歸檔質(zhì)量要求1.紙質(zhì)檔案：（1）文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，無破損、缺頁、涂改。（2）字跡清晰，使用鋼筆、簽字筆或打印機(jī)填寫，禁止使用鉛筆、圓珠筆或易褪色的墨水。（3）裝訂整齊，采用線裝或膠裝，避免使用訂書釘、回形針等金屬物品。（4）每份文件應(yīng)注明形成日期、作者、標(biāo)題、文號(hào)等要素。2.電子檔案：（1）電子文件格式應(yīng)符合國家規(guī)定（如PDF、DOCX、XLSX、JPG等），避免使用proprietary格式。（2）元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全，包括文件名稱、形成日期、作者、文號(hào)、密級(jí)、保管期限等。（3）電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上（如光盤、移動(dòng)硬盤），并進(jìn)行加密處理。（4）電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，確保內(nèi)容一致。第十四條移交手續(xù)1.各部門向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》（見附件1），注明移交部門、移交日期、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)符合歸檔要求后，由移交人和接收人簽字蓋章，清單一式兩份，雙方各留存一份。第五章整理與保管第十五條檔案整理1.紙質(zhì)檔案：（1）按分類方法劃分案卷，每卷不超過200頁。（2）填寫卷內(nèi)目錄（見附件2），注明文件序號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁數(shù)等。（3）填寫備考表（見附件3），注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。（4）裝訂案卷，加裝封面和封底，封面注明全宗名稱、案卷題名、年度、保管期限、卷號(hào)等。2.電子檔案：（1）按分類方法建立電子檔案目錄，注明電子文件的存儲(chǔ)路徑、格式、大小等。（2）將電子文件存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或移動(dòng)介質(zhì)上，定期備份（至少兩份，分別存放在不同地點(diǎn)）。（3）電子檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄保持一致，便于檢索。第十六條檔案保管1.保管條件：（1）檔案室應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防盜的要求，配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、保險(xiǎn)柜等設(shè)備。（2）檔案室溫度應(yīng)保持在14-24℃，濕度保持在45-60%。（3）電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、高溫、潮濕環(huán)境，定期檢查介質(zhì)的有效性。2.保管流程：（1）檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)登記入庫，填寫《檔案入庫登記薄》（見附件4）。（2）檔案應(yīng)按分類方法排列，便于檢索和利用。（3）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況，及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。第十七條檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》（見附件5），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第六章利用與銷毀第十八條檔案利用1.利用范圍：本單位工作人員因工作需要可利用檔案；外單位人員需持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可利用。2.利用程序：（1）本單位人員填寫《檔案利用申請(qǐng)表》（見附件6），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。（2）外單位人員持單位介紹信，填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱。（3）檔案管理部門應(yīng)對(duì)利用情況進(jìn)行登記，填寫《檔案利用登記薄》（見附件7）。3.利用方式：（1）查閱：在檔案室查閱，不得帶出。（2）復(fù)制：經(jīng)批準(zhǔn)后，可復(fù)制檔案，復(fù)制件需加蓋檔案管理部門公章。（3）借閱：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（見附件8），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱期限一般不超過15天，逾期需續(xù)借。4.利用要求：（1）利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、損壞檔案。（2）不得泄露檔案中的秘密內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制秘密檔案，需經(jīng)保密部門批準(zhǔn)。（3）借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞后，注銷借閱登記。第十九條檔案銷毀1.銷毀條件：（1）超過保管期限且無查考價(jià)值的檔案。（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案。2.銷毀程序：（1）檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法律部門組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（2）填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》（見附件9），注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)核對(duì)銷毀清單，確認(rèn)無誤后，簽字蓋章。（4）銷毀檔案的清單應(yīng)永久保存，以備查考。3.銷毀要求：（1）不得銷毀未到保管期限的檔案。（2）不得銷毀涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。（3）銷毀檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。第七章監(jiān)督與考核第二十條監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查歸檔率、完整率、保管條件等。2.每年年底，檔案管理部門應(yīng)組織一次全面檢查，形成檢查報(bào)告，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。第二十一條考核獎(jiǎng)懲1.將檔案管理工作納入部門績(jī)效考核，對(duì)成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰。2.對(duì)違反本制度的部門和個(gè)人，給予批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重的，給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則第二十二條制度解釋本制度由[單位名稱]檔案管理部門負(fù)