安保公司外包服務(wù)管理辦法

一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范安保公司外包業(yè)務(wù)管理，確保外包活動符合公司經(jīng)營理念與發(fā)展戰(zhàn)略，有效整合外部資源，提升公司運營效率與服務(wù)質(zhì)量，同時保障公司利益與客戶權(quán)益，實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司自身的發(fā)展需求和企業(yè)文化制定本辦法。3.原則-合法合規(guī)原則：外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，確保公司運營在合法框架內(nèi)進行。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在選擇外包商和開展外包業(yè)務(wù)時，將服務(wù)質(zhì)量放在首位，確保外包服務(wù)能夠滿足公司及客戶的高標準要求。-成本效益原則：綜合評估外包成本與預(yù)期收益，通過合理的外包安排，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提高公司經(jīng)濟效益。-風險可控原則：建立完善的風險評估與管控機制，對可能出現(xiàn)的外包風險進行識別、評估和應(yīng)對，確保風險處于可控范圍。-合作共贏原則：秉持公司“合作共贏、共同發(fā)展”的企業(yè)文化，與外包商建立長期穩(wěn)定、互利互惠的合作關(guān)系，實現(xiàn)共同成長。二、適用范圍本辦法適用于安保公司所有外包業(yè)務(wù)活動，包括但不限于安保服務(wù)外包、技術(shù)支持外包、后勤保障外包等。涉及的相關(guān)方包括公司全體員工、外包商及其工作人員，以及與外包業(yè)務(wù)有直接或間接關(guān)聯(lián)的客戶群體。三、組織架構(gòu)與職責分工1.外包管理委員會-組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人組成，是外包業(yè)務(wù)的最高決策機構(gòu)。-職責：制定外包戰(zhàn)略與政策；審批重大外包項目；協(xié)調(diào)解決外包業(yè)務(wù)中的重大問題；監(jiān)督外包業(yè)務(wù)的整體運行情況。2.外包管理部門-設(shè)立：在公司行政部門下設(shè)立專門的外包管理小組，負責外包業(yè)務(wù)的日常管理工作。-職責：-制定和完善外包管理制度與流程；-組織開展外包商的篩選、評估與準入工作；-起草、審核和簽訂外包合同；-對外包項目進行日常監(jiān)督與管理，定期收集外包服務(wù)質(zhì)量反饋；-協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門與外包商之間的溝通與協(xié)作；-負責外包項目的費用結(jié)算與支付。3.其他相關(guān)部門-職責：-提出外包需求，明確外包服務(wù)的具體內(nèi)容、質(zhì)量標準和時間要求等；-參與外包商的評估與選擇過程，提供專業(yè)意見；-在項目實施過程中，配合外包管理部門做好與外包商的對接工作，及時反饋外包服務(wù)中出現(xiàn)的問題；-協(xié)助外包管理部門開展外包項目的驗收工作。四、管理內(nèi)容與流程1.外包需求提出-公司各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展和運營需要，提出外包需求，填寫《外包需求申請表》，詳細說明外包服務(wù)的內(nèi)容、范圍、質(zhì)量要求、預(yù)算、時間安排等信息。-將《外包需求申請表》提交至外包管理部門進行初步審核，審核重點包括需求的合理性、必要性以及與公司整體戰(zhàn)略的一致性。2.外包商篩選與評估-外包管理部門根據(jù)外包需求，通過多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商信息庫。信息來源包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-制定詳細的外包商評估指標體系，涵蓋企業(yè)資質(zhì)、信譽狀況、服務(wù)能力、技術(shù)水平、價格水平、應(yīng)急響應(yīng)能力等方面。-組織相關(guān)部門對潛在外包商進行實地考察或要求其提供詳細的項目方案和證明材料，按照評估指標體系進行綜合評估打分。-對于重要的外包項目，可要求外包商提供服務(wù)樣本或進行試服務(wù)，以便更直觀地了解其服務(wù)質(zhì)量和能力。3.外包商準入-根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高且符合公司要求的外包商作為準入對象。-外包管理部門與擬準入的外包商就合作細節(jié)進行商務(wù)談判，包括服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、服務(wù)期限、保密條款、違約責任等，確保雙方達成一致意見。-簽訂正式的外包合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并充分體現(xiàn)公司的利益和外包服務(wù)的質(zhì)量標準。合同簽訂后，將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。4.外包項目實施與監(jiān)督-外包管理部門負責組織召開外包項目啟動會議，明確項目目標、各方職責、工作流程和時間節(jié)點，確保項目順利開展。-在項目實施過程中，外包管理部門定期對外包服務(wù)進行檢查和評估，通過現(xiàn)場檢查、客戶反饋、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方式，及時掌握外包服務(wù)質(zhì)量情況。同時，建立定期溝通機制，與外包商保持密切聯(lián)系，及時解決項目中出現(xiàn)的問題。-要求外包商定期提交項目進展報告，內(nèi)容包括工作完成情況、質(zhì)量狀況、遇到的問題及解決方案等。外包管理部門對報告進行審核分析，發(fā)現(xiàn)問題及時督促外包商整改。-公司內(nèi)部各使用部門要積極配合外包管理部門，做好外包服務(wù)的日常使用和監(jiān)督工作，及時反饋外包服務(wù)過程中的問題和意見。5.外包項目驗收-在外包項目服務(wù)期滿或按合同約定完成階段性任務(wù)后，外包管理部門組織相關(guān)部門依據(jù)合同要求和驗收標準對外包項目進行驗收。-驗收內(nèi)容包括服務(wù)成果的質(zhì)量、數(shù)量、交付時間等方面是否符合合同約定。驗收過程中，可要求外包商提供相關(guān)證明材料和數(shù)據(jù)支持。-驗收合格后，驗收小組出具《外包項目驗收報告》，作為費用結(jié)算和后續(xù)合作評價的重要依據(jù)。如驗收不合格，要求外包商限期整改，整改后重新組織驗收，直至達到合同要求為止。6.費用結(jié)算與支付-外包管理部門根據(jù)合同約定和驗收報告，審核外包商提交的費用結(jié)算清單，確保費用計算準確無誤。-審核通過后，將費用結(jié)算清單提交至財務(wù)部門進行復(fù)核。財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和審批流程進行付款處理。-建立費用支付臺賬，記錄每筆外包費用的支付情況，包括支付時間、金額、支付方式等信息，以便進行后續(xù)的統(tǒng)計和查詢。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求外包商按照合同約定提供符合質(zhì)量標準的外包服務(wù)，對不符合要求的服務(wù)有權(quán)要求外包商及時整改或采取其他補救措施。-有權(quán)對外包商的服務(wù)過程進行監(jiān)督檢查，獲取與外包服務(wù)相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，以確保外包服務(wù)符合公司利益和客戶需求。-有權(quán)根據(jù)外包商的服務(wù)表現(xiàn)和合同約定，對其進行考核評價，并依據(jù)考核結(jié)果采取相應(yīng)的獎懲措施，包括終止合作等。-在發(fā)生緊急情況或外包商違反合同約定時，有權(quán)采取必要的應(yīng)急措施，以保障公司運營和客戶利益不受損害。2.公司義務(wù)-按照合同約定及時向外包商支付服務(wù)費用，確保外包商的合法權(quán)益得到保障。-為外包商提供開展服務(wù)所需的必要支持和配合，包括提供相關(guān)信息、場地設(shè)施等，協(xié)助外包商順利開展工作。-對外包商在服務(wù)過程中提出的合理需求和問題，及時給予反饋和解決，積極維護良好的合作關(guān)系。3.外包商權(quán)利-有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的服務(wù)費用，在公司未按時支付費用時，有權(quán)要求公司承擔違約責任。-有權(quán)要求公司提供開展服務(wù)所需的必要條件和支持，以確保服務(wù)的順利進行。-在合同履行過程中，有權(quán)對公司提出的不合理要求或影響服務(wù)質(zhì)量的行為提出異議，并要求公司進行合理調(diào)整。4.外包商義務(wù)-嚴格按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標準和時間要求，為公司提供優(yōu)質(zhì)、高效的外包服務(wù)，不得擅自變更服務(wù)內(nèi)容和降低服務(wù)質(zhì)量。-遵守公司的相關(guān)規(guī)章制度和保密要求，保護公司的商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息，不得泄露或用于其他非法目的。-接受公司的監(jiān)督檢查和考核評價，對公司提出的整改意見及時落實到位，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。-在服務(wù)過程中，確保自身及工作人員的行為符合法律法規(guī)要求，因外包商原因?qū)е碌娜魏畏韶熑斡善渥孕谐袚Ａ?、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-建立多層次的監(jiān)督體系，包括外包管理部門的日常監(jiān)督、公司內(nèi)部審計部門的定期審計以及客戶的反饋監(jiān)督等。-外包管理部門通過現(xiàn)場巡查、服務(wù)記錄檢查、數(shù)據(jù)分析等方式，對外包服務(wù)的全過程進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。-內(nèi)部審計部門定期對外包項目的財務(wù)收支、合同執(zhí)行情況等進行審計，確保外包業(yè)務(wù)的合規(guī)性和經(jīng)濟性。-設(shè)立客戶反饋渠道，鼓勵客戶對所接受的外包服務(wù)提出意見和建議。對客戶反饋的問題，外包管理部門及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。2.考核機制-制定科學(xué)合理的外包商考核指標體系，分為定量指標和定性指標。定量指標包括服務(wù)質(zhì)量達標率、按時交付率、客戶投訴率等；定性指標包括服務(wù)態(tài)度、響應(yīng)速度、創(chuàng)新能力等。-考核周期分為月度、季度和年度考核。月度考核以服務(wù)質(zhì)量和工作進度為重點；季度考核進行全面評估，結(jié)合客戶反饋和內(nèi)部評價；年度考核則綜合全年表現(xiàn)，作為是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。-根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商給予獎勵，如增加合作項目、提高服務(wù)費用、頒發(fā)榮譽證書等；對考核不達標或存在嚴重問題的外包商，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作直至終止合作等處罰措施。-同時，將外包業(yè)務(wù)管理工作納入公司內(nèi)部員工的績效考核體系，對外包管理部門及相關(guān)工作人員在項目管理、協(xié)調(diào)溝通、風險防控等方面的工作表現(xiàn)進行評價，激勵員工積極履行職責，提高外包業(yè)務(wù)管理水平。七、風險管理1.風險識別與評估-定期組織相關(guān)部門和專業(yè)人員，對外包業(yè)務(wù)可能面臨的風險進行全面識別和分析。風險類型包括但不限于法律風險、質(zhì)量風險、信息安全風險、財務(wù)風險、供應(yīng)商違約風險等。-針對識別出的風險，采用定性與定量相結(jié)合的方法進行評估，確定風險的發(fā)生可能性和影響程度，為制定風險應(yīng)對策略提供依據(jù)。2.風險應(yīng)對策略-對于不同類型和等級的風險，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。風險應(yīng)對策略包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移和風險接受等。-對于法律風險，加強合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責任；對于質(zhì)量風險，建立嚴格的質(zhì)量監(jiān)控體系，加強對外包服務(wù)過程的監(jiān)督檢查；對于信息安全風險，簽訂保密協(xié)議，加強信息安全管理措施，防止信息泄露；對于財務(wù)風險，合理安排費用支付方式和時間，監(jiān)控外包成本；對于供應(yīng)商違約風險，要求外包商提供一定的擔?；虮ＷC金，建立應(yīng)急響應(yīng)機制，確保在供應(yīng)商違約時能夠及時采取替代措施。3.風險監(jiān)控與預(yù)警-建立風險