ERP系統(tǒng)操作規(guī)范及管理辦法

第一章總則

第一條：ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(EnterpriseResourcePlanning)

的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)

決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。其核心思想是供應(yīng)鏈管

理，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進管

理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配

資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)

展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著

作用。

第二條：為了加強ERP系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的安全性及準

確性，促進公司ERP系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)經(jīng)營

活動的實時監(jiān)控，預(yù)防風險，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息

系統(tǒng)工作的特點及公司的實際狀況，特指定本辦法。

第三條：本規(guī)定適用于公司所屬各單位。

第二章ERP用戶及操作規(guī)范

第四條：公司設(shè)置ERP系統(tǒng)管理員及普通操作員(財務(wù)人員、銷

售人員、采購人員、庫管人員、質(zhì)檢人員、設(shè)備人員、生產(chǎn)人員等)。

第五條：最重要的事項

1.業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)的及時性、準確性；

2.不能隨意登陸他人賬號更改數(shù)據(jù)、單據(jù)等

3.不能隨意更改、破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的嚴肅性；

4.操作人員要確保登錄密碼的安全，避免他人盜用自己名義

進入系統(tǒng)進行操作；

5.出現(xiàn)ERP系統(tǒng)問題時，請及時向ERP系統(tǒng)管理員/網(wǎng)管反饋。

第六條：操作規(guī)范

1.了解本崗位ERP操作與相關(guān)的其他ERP崗位的整體操作的

業(yè)務(wù)操作順序；

2.了解所使用到的參照是在基礎(chǔ)設(shè)置的哪個功能里設(shè)置，由

誰來設(shè)置，以便新增時，找到相關(guān)人員；

3.必須按系統(tǒng)指定的權(quán)限對軟件系統(tǒng)進行操作；

4.必須嚴格按ERP用戶操作手冊的要求進行操作，不允許隨

意填寫不規(guī)范的數(shù)據(jù)；

5.操作員要對數(shù)據(jù)負責，確保數(shù)據(jù)的準確一致，嚴禁重復(fù)錄

入數(shù)據(jù)或單據(jù)；

6.所有票據(jù)必須及時整理錄入系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的及時性；

7.要保證錄入單據(jù)中數(shù)據(jù)的完整性，避免漏錄現(xiàn)象；

8.單據(jù)保存前，應(yīng)當復(fù)核當前單據(jù)的錄入內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)無

誤后，再單擊保存按鈕保存；

9.操作員要隨時跟蹤ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常情況應(yīng)

能夠分析解決，解決不了的提交系統(tǒng)管理員;

10.離開計算機10分鐘以上，應(yīng)對使用的電腦進行鎖屏，防止

他人錄入、修改、刪除數(shù)據(jù)；

11.對系統(tǒng)運行中各種意外、困難情況及時上報系統(tǒng)管理員，

以保證軟件系統(tǒng)順利、高效地運行。

第三章獎懲制度

第七條：為什么需要保證數(shù)據(jù)的及時性、準確性

借助ERP系統(tǒng)進行管理的主要依據(jù)就是ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及統(tǒng)計

分析，整個ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流反應(yīng)了企業(yè)運作的業(yè)務(wù)流。

由于ERP將不必要的重復(fù)錄入取消，所以，使用ERP進行業(yè)務(wù)處

理的過程中，如果上游業(yè)務(wù)用戶不能及時錄入當前的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就會影

響下游業(yè)務(wù)的處理；而且如果錄入不慎，而又沒有稍作檢查，由此引

起的數(shù)據(jù)錯誤，流入下游，下游會接連處理自己的業(yè)務(wù)從而會進一步

錯誤；錯誤發(fā)現(xiàn)得越晚，影響的下游數(shù)據(jù)就越多，甚至成幾何增長，

糾正起來也就越困難；當業(yè)務(wù)流入某一環(huán)節(jié)后，將會產(chǎn)生不可挽回的

境地；而且錯誤發(fā)生的時間越長，查找錯誤的困難就越大，往往要核

對本月甚至長時間的相關(guān)單據(jù)，才能找出一個看似小小的錯誤。

因此，在錄入單據(jù)時，多用半分鐘或者幾秒鐘來核對一下數(shù)據(jù)的

正確性，就輕易地節(jié)省幾個小時的核查時間，自己的失誤往往造成下

游業(yè)務(wù)人員工作量大大增加。

同時，也必須要養(yǎng)成一個良好的工作習慣，以便更好地適應(yīng)這種

新的工作方式：當業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到自己處理的環(huán)節(jié)時丁立刻進行相關(guān)處理，

當天工作當天處理，在處理過程中及處理完成后應(yīng)認真核對一遍，這

樣既不會因積累一大堆工作同時處理而容易產(chǎn)生錯誤，也不會影響下

游業(yè)務(wù)的處理。

上游業(yè)務(wù)按規(guī)章進行操作，會減少自己的錯誤，同時下游處理業(yè)

務(wù)也更順暢。

第八條：為確保ERP系統(tǒng)有效運行，制定以下獎懲制度：

1、原則上每月分別予以系統(tǒng)關(guān)鍵用戶100元/月的獎勵。

2、及時完成當前業(yè)務(wù)錄入，以不影響下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理為

準。由于自己工作的拖延而導(dǎo)致下一環(huán)節(jié)工作無法正常運轉(zhuǎn)，或

者導(dǎo)致其他部門不能進行業(yè)務(wù)處理的，每一筆業(yè)務(wù)給予30元罰

款，直至處理完畢；由于上一環(huán)節(jié)拖延影響自己業(yè)務(wù)處理未上報，

導(dǎo)致第三環(huán)節(jié)工作無法正常運轉(zhuǎn)，從第三環(huán)節(jié)上報時計算，每一

筆業(yè)務(wù)給予50元罰款。

3、認真錄入正確的數(shù)據(jù)，確保不將錯誤數(shù)據(jù)流入下一環(huán)節(jié)。

對于第一步產(chǎn)生錯誤的人員要給予20元/筆罰款，同時也要對下

一環(huán)節(jié)人員有條件檢查出錯誤而沒能查出錯誤的，并將此錯誤繼

續(xù)帶入下一環(huán)節(jié)的人員給予10元/筆罰款，這樣有利于防止錯誤

的擴大及推卸責任；

4、杜絕重復(fù)錄入。重復(fù)數(shù)據(jù)是造成下一環(huán)節(jié)出錯的一個原因，

也是造成電子垃圾的一個原因，因此一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即刪除，如果

重復(fù)數(shù)據(jù)進入一下個環(huán)節(jié)，第一步產(chǎn)生錯誤的人員及下游人員有

條件檢查出錯誤而沒能查出錯誤的，并將此錯誤繼續(xù)帶入下一環(huán)

節(jié)的人員均給予20兀/筆的處罰；

5、缺少錄入這種錯誤是