協(xié)同合同管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權(quán)益，提高合同管理效率，促進公司各部門之間的協(xié)同合作，確保公司經(jīng)營活動的順利進行。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風(fēng)險防范原則加強合同風(fēng)險評估與防范，對合同簽訂前的對方主體資格、信用狀況、履約能力等進行全面審查，合理規(guī)避合同風(fēng)險。3.協(xié)同合作原則強調(diào)公司各部門之間的協(xié)同配合，明確各部門在合同管理中的職責(zé)分工，建立高效的溝通協(xié)調(diào)機制，共同推進合同管理工作。4.統(tǒng)一管理原則實行合同統(tǒng)一歸口管理，明確合同管理部門及其職責(zé)，規(guī)范合同管理流程，確保合同管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作；審查合同文本，提出修改意見；參與重大合同的談判、簽訂；跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；建立合同臺賬，定期統(tǒng)計分析合同簽訂、履行情況等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、起草、談判、簽訂、履行等具體工作；提供合同相關(guān)資料，配合合同管理部門進行合同審查；及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算期限、發(fā)票開具等；監(jiān)督合同款項的收付，確保資金安全；參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判、簽訂；處理合同糾紛，提供法律支持和保障。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、對方主體信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限等內(nèi)容。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至合同管理部門。合同管理部門對申請進行初步審查，對于符合立項條件的，予以批準(zhǔn)立項；對于不符合立項條件的，退回業(yè)務(wù)部門并說明理由。（二）合同起草1.合同原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項申請和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞等問題。2.對于重大、復(fù)雜的合同，業(yè)務(wù)部門可會同合同管理部門、法務(wù)部門等共同起草。起草過程中，各部門應(yīng)充分溝通協(xié)調(diào)，確保合同條款符合各方利益和公司要求。（三）合同審查1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交至合同管理部門進行審查。合同管理部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審查工作，并出具《合同審查意見表》。2.合同審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同內(nèi)容合法性、條款完整性、權(quán)利義務(wù)對等性、風(fēng)險防范措施等方面。合同管理部門應(yīng)重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在潛在風(fēng)險，是否需要調(diào)整或補充等。3.合同管理部門審查后，將合同文本及審查意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審查意見對合同文本進行修改完善，并再次提交合同管理部門審核。如雙方對審查意見存在分歧，應(yīng)進行溝通協(xié)商，必要時可組織相關(guān)部門進行專題討論，確保合同文本最終符合要求。4.對于涉及重大利益、法律風(fēng)險較高的合同，合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等進行聯(lián)合審查。法務(wù)部門主要從法律角度進行審查，提供法律意見和建議；財務(wù)部門主要從財務(wù)角度進行審查，審核合同中的財務(wù)條款是否合理、可行。（四）合同審批1.經(jīng)審查通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。合同審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限進行審批，對合同的必要性、可行性、合法性、風(fēng)險性等進行全面審查，并簽署審批意見。對于不符合要求的合同，審批人應(yīng)提出修改意見或不予批準(zhǔn)，并說明理由。3.合同審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及審批文件提交至合同管理部門進行編號、蓋章。合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的編號規(guī)則對合同進行編號，并加蓋公司合同專用章。（五）合同簽訂1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同文本已經(jīng)雙方協(xié)商一致，并由雙方授權(quán)代表簽字或蓋章。簽字或蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見和雙方約定的條款執(zhí)行，不得擅自變更合同內(nèi)容。如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)按照合同變更管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門存檔備案。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細(xì)記錄。三、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責(zé)任人等內(nèi)容，并將履行計劃提交至合同管理部門備案。2.合同履行計劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計劃組織實施合同履行工作，并及時向合同管理部門反饋履行進展情況。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.合同管理部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進行跟蹤與監(jiān)控，定期檢查業(yè)務(wù)部門合同履行計劃的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行過程中的各項信息，包括發(fā)貨情況、收款情況、驗收情況、付款情況等。合同履行臺賬應(yīng)定期與合同管理部門進行核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確一致。3.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。合同管理部門應(yīng)根據(jù)情況會同法務(wù)部門等研究制定解決方案，必要時通過法律途徑維護公司合法權(quán)益。（三）變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況。2.合同變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照合同審查程序?qū)ψ兏暾堖M行審查，并出具審查意見。對于涉及重大變更的合同，還應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等進行聯(lián)合審查。3.合同變更申請經(jīng)審查通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更協(xié)議副本提交至合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門存檔備案。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)辦理前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同雙方的權(quán)利義務(wù)已全部履行完畢，不存在遺留問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，提交至合同管理部門。合同管理部門對申請進行審核后，確認(rèn)合同終止條件已成就的，予以批準(zhǔn)終止。合同終止申請批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方辦理合同終止相關(guān)事宜。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)文件、資料、票據(jù)等，并將清理情況報告合同管理部門。合同管理部門應(yīng)將合同終止情況記錄在合同臺賬中，并對相關(guān)資料進行整理歸檔。四、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.公司各部門應(yīng)加強合同管理，嚴(yán)格按照合同管理制度和流程簽訂、履行合同，避免因合同簽訂不規(guī)范、履行不當(dāng)?shù)仍蛞l(fā)合同糾紛。2.合同管理部門應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識和業(yè)務(wù)水平，增強員工防范合同糾紛的能力。3.在合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方的主體資格、信用狀況、履約能力等情況，對可能存在的風(fēng)險進行評估，并采取相應(yīng)的防范措施。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門等對糾紛情況進行調(diào)查分析，研究制定解決方案。2.對于一般性合同糾紛，合同管理部門可組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)遵循平等、自愿、公平、合法的原則，充分聽取雙方意見，尋求最佳解決方案。3.如協(xié)商無法解決合同糾紛，合同管理部門應(yīng)及時啟動法律程序，委托法務(wù)部門或律師事務(wù)所代理訴訟或仲裁等法律事務(wù)。在法律程序進行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)材料和信息，確保公司合法權(quán)益得到有效維護。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果報告合同管理部門。合同管理部門應(yīng)將糾紛處理情況記錄在合同臺賬中，并對相關(guān)資料進行整理歸檔，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的合同管理工作提供參考。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定及時將合同副本及相關(guān)資料提交至合同管理部門。合同相關(guān)資料包括合同立項申請表、合同審查意見表、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同終止申請表、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，對收到的合同及相關(guān)資料進行認(rèn)真核對，確保資料齊全、完整。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同及相關(guān)資料進行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號、裝訂、編目等。2.合同應(yīng)按照合同類型、簽訂時間等進行分類，每類合同應(yīng)編制相應(yīng)的目錄。合同編號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行編制，確保合同編號的唯一性和系統(tǒng)性。合同及相關(guān)資料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進行打印、復(fù)印，并按照順序裝訂成冊，編目時應(yīng)注明合同名稱、編號、簽訂時間、對方主體名稱、合同金額、履行期限等關(guān)鍵信息。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，定期對檔案保管設(shè)備進行檢查維護，確保設(shè)備正常運行。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進行分類存放，保管期限分為短期、中期、長期和永久。短期保管期限一般為15年，中期保管期限一般為510年，長期保管期限一般為1020年，永久保管期限適用于涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律意義的合同檔案。3.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案借閱流程。借閱合同檔案時，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到合同檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)印檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明用途。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照合同檔案借閱制度辦理查閱手續(xù)。查閱時，應(yīng)在合同檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。如因特殊情況需要對外提供查閱的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。對于確已失去保存價