單位拓印管理辦法一、總則（一）目的為加強單位拓印管理，規(guī)范拓印行為，確保拓印工作的安全、準確、高效進行，保護單位及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位內(nèi)部涉及拓印工作的所有部門、崗位及人員，包括但不限于文件資料拓印、印章拓印、票據(jù)拓印等各類拓印活動。（三）基本原則1.合法性原則：拓印活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，不得從事任何違法違規(guī)的拓印行為。2.準確性原則：拓印內(nèi)容應與原件一致，確保拓印信息的真實、準確、完整。3.安全性原則：采取有效措施保障拓印過程中涉及的設(shè)備、資料、信息等安全，防止泄露、丟失或損壞。4.審批規(guī)范原則：所有拓印活動均需按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)批準不得擅自拓印。二、拓印申請與審批（一）申請流程1.填寫申請表：需要進行拓印的部門或人員應填寫《拓印申請表》，詳細說明拓印的內(nèi)容、目的、數(shù)量、用途等信息。2.提交申請材料：申請表應附上相關(guān)的證明文件或材料，如文件原件、印章使用授權(quán)書、票據(jù)憑證等，以支持拓印申請的合理性和必要性。3.部門負責人審核：申請部門的負責人對申請表及相關(guān)材料進行審核，確認拓印申請符合本部門工作需要，并在申請表上簽署審核意見。（二）審批層級1.一般事項審批：對于一般性的拓印申請，經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。2.重要事項審批：涉及重要文件、關(guān)鍵印章、大額票據(jù)等拓印申請，需經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導初審后，提交單位主要領(lǐng)導審批。單位主要領(lǐng)導應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。（三）審批結(jié)果反饋1.同意拓?。簩徟ㄟ^的申請，由審批部門將申請表及審批意見反饋給申請部門或人員，并告知其拓印的具體要求和注意事項。2.不同意拓印：對于不符合規(guī)定或不必要的拓印申請，審批部門應向申請部門或人員說明理由，并將申請表及相關(guān)材料退回。申請部門或人員如有異議，可在收到反饋后的[X]個工作日內(nèi)，向?qū)徟块T提出申訴，審批部門應進行復核并給予答復。三、拓印操作規(guī)范（一）設(shè)備與材料管理1.設(shè)備配備：單位應根據(jù)拓印工作的實際需求，配備必要的拓印設(shè)備，如復印機、打印機、掃描儀、拓印專用工具等，并確保設(shè)備的正常運行和定期維護。2.材料選用：拓印使用的紙張、油墨、印泥等材料應符合質(zhì)量標準，確保拓印效果清晰、持久。同時，應建立材料采購、使用登記制度，對材料的出入庫情況進行詳細記錄。（二）拓印操作流程1.準備工作：在進行拓印前，操作人員應仔細核對拓印原件，確保原件內(nèi)容清晰、完整。同時，檢查拓印設(shè)備和材料是否正常，調(diào)整好設(shè)備參數(shù)。2.拓印過程：按照正確的操作方法進行拓印，確保拓印內(nèi)容與原件一致。在拓印過程中，應注意避免出現(xiàn)模糊、重影、漏印等問題。如需多次拓印，應確保每次拓印的質(zhì)量和一致性。3.拓印后處理：拓印完成后，操作人員應對拓印件進行檢查，確保拓印內(nèi)容完整、清晰。對拓印件進行編號、整理，并按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂或存檔。（三）質(zhì)量控制1.自檢：操作人員在完成拓印后，應對拓印件進行自我檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。2.抽檢：單位應定期對拓印件進行抽檢，由專人負責對拓印件的質(zhì)量進行檢查，包括拓印內(nèi)容的準確性、清晰度、完整性等方面。抽檢比例應不低于拓印總量的[X]%。3.問題處理：對于抽檢中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應及時通知相關(guān)操作人員進行整改。整改完成后，重新進行抽檢，直至拓印質(zhì)量符合要求為止。四、拓印資料管理（一）分類歸檔1.拓印資料分類：拓印資料應按照拓印內(nèi)容的性質(zhì)、用途、時間等因素進行分類，如文件資料拓印類、印章拓印類、票據(jù)拓印類等。2.歸檔要求：各類拓印資料應按照規(guī)定的格式和要求進行整理、裝訂，并建立相應的檔案目錄。檔案應存放在專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，確保檔案的安全、完整。（二）存儲與保管1.存儲環(huán)境：拓印資料的存儲環(huán)境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，避免資料因環(huán)境因素受損。2.保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)及單位實際情況，確定各類拓印資料的保管期限。一般情況下，重要文件資料拓印件的保管期限為[X]年，印章拓印件的保管期限為[X]年，票據(jù)拓印件的保管期限為[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)審批可進行銷毀處理。3.安全保密：拓印資料涉及單位的重要信息和機密內(nèi)容，必須嚴格遵守保密規(guī)定。檔案管理人員應嚴格履行職責，對拓印資料的查閱、借閱進行嚴格登記和審批，防止資料泄露。（三）查閱與借閱1.查閱流程：因工作需要查閱拓印資料的人員，應填寫《拓印資料查閱申請表》，注明查閱的內(nèi)容、目的、時間等信息，并經(jīng)部門負責人或相關(guān)審批人批準。檔案管理人員應按照申請表的要求，提供相應的拓印資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督。2.借閱流程：如需借閱拓印資料，借閱人應填寫《拓印資料借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、期限、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導或單位主要領(lǐng)導批準。借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借資料，如遇特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人歸還拓印資料時，檔案管理人員應認真核對資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：單位應定期對拓印管理工作進行檢查，包括拓印申請審批情況、拓印操作規(guī)范執(zhí)行情況、拓印資料管理情況等方面。檢查頻率應不低于每季度一次。2.專項檢查：針對拓印管理工作中存在的突出問題或重點環(huán)節(jié)，可開展專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保拓印管理工作的規(guī)范運行。3.檢查記錄：每次檢查應形成詳細的檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。檢查記錄應妥善保存，作為單位內(nèi)部管理的重要依據(jù)。（二）違規(guī)處理1.警告與糾正：對于在拓印管理工作中發(fā)現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定填寫申請表、未履行審批手續(xù)等，由單位內(nèi)部管理部門給予警告，并責令其立即糾正。2.通報批評：對于違反拓印管理規(guī)定，造成一定影響或損失的行為，如拓印內(nèi)容不準確、泄露拓印資料等，單位應給予通報批評，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責任。3.紀律處分：對于嚴重違反拓印管理規(guī)定，給單位造成重大損失或不良后果的行為，如擅自拓印重要文件、偽造拓印資料等，單位應按照相關(guān)規(guī)定給予紀律處分，直至追究法律責任。六、附則（一）解釋權(quán)