反饋單管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司反饋單的管理，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，提高工作效率，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)之間、公司與外部合作伙伴之間涉及反饋單的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：反饋單內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況，避免虛假信息。2.及時(shí)性原則：相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)、傳遞和處理反饋單，不得延誤。3.規(guī)范性原則：反饋單的格式、填寫(xiě)要求等應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行，確保統(tǒng)一規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)于反饋單中涉及的敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、反饋單的分類(lèi)與格式（一）分類(lèi)1.內(nèi)部反饋單：用于公司各部門(mén)之間的信息反饋，如工作進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題反饋、協(xié)作需求等。2.外部反饋單：用于公司與外部合作伙伴之間的信息交流，如客戶(hù)反饋、供應(yīng)商反饋等。（二）格式1.通用格式反饋單應(yīng)包含標(biāo)題、編號(hào)、日期、反饋部門(mén)/人員、接收部門(mén)/人員、主題、正文、附件等基本要素。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括反饋單的主要內(nèi)容。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，以便于查詢(xún)和管理。日期應(yīng)填寫(xiě)反饋單的實(shí)際生成日期。反饋部門(mén)/人員應(yīng)填寫(xiě)反饋信息的來(lái)源部門(mén)或個(gè)人。接收部門(mén)/人員應(yīng)填寫(xiě)反饋信息的接收部門(mén)或個(gè)人。主題應(yīng)突出反饋單的核心內(nèi)容。正文應(yīng)詳細(xì)描述反饋的事項(xiàng)、情況、問(wèn)題及建議等。附件應(yīng)附上與反饋事項(xiàng)相關(guān)的文件、資料等。2.內(nèi)部反饋單格式示例標(biāo)題：[具體工作事項(xiàng)]反饋單編號(hào)：[年份][部門(mén)代碼][流水號(hào)]日期：[年/月/日]反饋部門(mén)/人員：[部門(mén)名稱(chēng)/個(gè)人姓名]接收部門(mén)/人員：[部門(mén)名稱(chēng)/個(gè)人姓名]主題：關(guān)于[項(xiàng)目名稱(chēng)]工作進(jìn)展的反饋正文：[具體工作內(nèi)容及完成情況][遇到的問(wèn)題及困難][需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)及建議]附件：[相關(guān)文件名稱(chēng)及說(shuō)明]3.外部反饋單格式示例標(biāo)題：客戶(hù)反饋單編號(hào)：[年份][客戶(hù)代碼][流水號(hào)]日期：[年/月/日]反饋部門(mén)/人員：[客戶(hù)名稱(chēng)/聯(lián)系人姓名]接收部門(mén)/人員：[公司對(duì)接部門(mén)/個(gè)人姓名]主題：關(guān)于[產(chǎn)品名稱(chēng)/服務(wù)項(xiàng)目]的反饋正文：[對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)的評(píng)價(jià)及意見(jiàn)][具體問(wèn)題描述][期望的改進(jìn)方向及建議]附件：[客戶(hù)提供的相關(guān)資料或證明]三、反饋單的填寫(xiě)要求（一）基本信息填寫(xiě)1.反饋單中的各項(xiàng)信息應(yīng)填寫(xiě)完整、清晰，不得遺漏或模糊不清。2.編號(hào)、日期等信息應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫(xiě)準(zhǔn)確。（二）主題填寫(xiě)主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確概括反饋單的核心內(nèi)容，便于接收方快速了解反饋的重點(diǎn)。（三）正文填寫(xiě)1.正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，詳細(xì)描述反饋的事項(xiàng)、情況、問(wèn)題及建議等。2.對(duì)于問(wèn)題的描述應(yīng)具體、準(zhǔn)確，提供必要的背景信息和相關(guān)數(shù)據(jù)，以便接收方能夠全面了解問(wèn)題的本質(zhì)。3.建議應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，能夠?yàn)榻鉀Q問(wèn)題提供有益的參考。（四）附件要求1.附件應(yīng)與反饋事項(xiàng)相關(guān)，能夠進(jìn)一步說(shuō)明反饋的內(nèi)容或提供支持材料。2.附件應(yīng)注明名稱(chēng)和內(nèi)容簡(jiǎn)介，以便接收方快速了解附件的價(jià)值。3.附件應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，不得提供虛假或誤導(dǎo)性的附件。四、反饋單的傳遞流程（一）內(nèi)部反饋單傳遞流程1.反饋部門(mén)填寫(xiě)：反饋部門(mén)按照要求填寫(xiě)內(nèi)部反饋單，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.提交審核（如有需要）：對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的反饋單，反饋部門(mén)應(yīng)提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可繼續(xù)傳遞。3.傳遞給接收部門(mén)：反饋部門(mén)將填寫(xiě)好并審核通過(guò)的內(nèi)部反饋單通過(guò)公司內(nèi)部溝通平臺(tái)（如郵件、即時(shí)通訊工具等）或?qū)ｉT(mén)的反饋單管理系統(tǒng)傳遞給接收部門(mén)。4.接收部門(mén)確認(rèn)：接收部門(mén)收到反饋單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)，確保收到完整的反饋信息。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與反饋部門(mén)溝通。5.處理反饋單：接收部門(mén)根據(jù)反饋單的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的處理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予反饋。處理結(jié)果可以通過(guò)反饋單回復(fù)、內(nèi)部溝通平臺(tái)等方式反饋給反饋部門(mén)。（二）外部反饋單傳遞流程1.客戶(hù)/合作伙伴反饋：客戶(hù)或合作伙伴按照公司提供的反饋單格式填寫(xiě)外部反饋單，并通過(guò)郵寄、電子郵件、傳真等方式發(fā)送給公司對(duì)接部門(mén)。2.對(duì)接部門(mén)接收與登記：公司對(duì)接部門(mén)收到外部反饋單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行接收和登記，記錄反饋單的來(lái)源、日期、主題等信息。3.提交審核（如有需要）：對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的外部反饋單，對(duì)接部門(mén)應(yīng)提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可繼續(xù)傳遞。4.傳遞給相關(guān)部門(mén)處理：對(duì)接部門(mén)根據(jù)反饋單的內(nèi)容，將其傳遞給相關(guān)責(zé)任部門(mén)進(jìn)行處理。相關(guān)責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)查看反饋單，并按照要求進(jìn)行處理。5.處理結(jié)果反饋：相關(guān)責(zé)任部門(mén)處理完反饋單后，應(yīng)將處理結(jié)果及時(shí)反饋給對(duì)接部門(mén)。對(duì)接部門(mén)再將處理結(jié)果反饋給客戶(hù)或合作伙伴，并做好記錄。五、反饋單的處理與跟蹤（一）處理要求1.及時(shí)處理：接收部門(mén)收到反饋單后，應(yīng)立即安排人員進(jìn)行處理，不得拖延。對(duì)于緊急反饋單，應(yīng)優(yōu)先處理。2.責(zé)任明確：明確反饋單的處理責(zé)任人，確保處理工作落實(shí)到具體人員。處理責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋單，按照要求進(jìn)行處理。3.深入分析：處理責(zé)任人應(yīng)對(duì)反饋的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，找出問(wèn)題的根源，制定切實(shí)可行的解決方案。4.溝通協(xié)調(diào)：在處理反饋單的過(guò)程中，如涉及多個(gè)部門(mén)或需要與外部合作伙伴協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，處理責(zé)任人應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到妥善解決。（二）跟蹤機(jī)制1.建立跟蹤臺(tái)賬：為了便于對(duì)反饋單的處理情況進(jìn)行跟蹤，應(yīng)建立反饋單跟蹤臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄反饋單的編號(hào)、主題、反饋部門(mén)/人員、接收部門(mén)/人員、處理責(zé)任人、處理進(jìn)度、處理結(jié)果等信息。2.定期跟蹤檢查：相關(guān)管理人員應(yīng)定期對(duì)反饋單的處理情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解處理進(jìn)度，督促處理責(zé)任人按時(shí)完成處理工作。對(duì)于處理進(jìn)度緩慢或存在問(wèn)題的反饋單，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。3.反饋處理結(jié)果：處理責(zé)任人完成反饋單的處理后，應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果反饋給反饋部門(mén)/人員。反饋部門(mén)/人員對(duì)處理結(jié)果不滿意的，可以要求重新處理或提出進(jìn)一步的意見(jiàn)和建議。六、反饋單的存檔管理（一）存檔范圍公司所有的反饋單（包括內(nèi)部反饋單和外部反饋單）均應(yīng)進(jìn)行存檔管理。（二）存檔方式1.電子存檔：將反饋單以電子文檔的形式存儲(chǔ)在公司的文件服務(wù)器或?qū)ｉT(mén)的檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢(xún)和檢索。電子文檔應(yīng)按照一定的分類(lèi)和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的規(guī)范性和可識(shí)別性。2.紙質(zhì)存檔（如有需要）：對(duì)于一些重要的反饋單或需要長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)文件，可以進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)存檔應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、裝訂和保管，建立紙質(zhì)檔案目錄，便于查找和借閱。（三）存檔期限反饋單的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況確定。一般情況下，內(nèi)部反饋單的存檔期限為[X]年，外部反饋單的存檔期限為[X]年。對(duì)于涉及重要項(xiàng)目、重大決策等的反饋單，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存檔期限。（四）查詢(xún)與借閱1.查詢(xún)權(quán)限：公司員工因工作需要查詢(xún)反饋單存檔信息的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定提交查詢(xún)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢(xún)。查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露查詢(xún)到的信息。2.借閱權(quán)限：對(duì)于需要借閱反饋單存檔文件的，應(yīng)按照公司的檔案借閱管理制度辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。如因工作需要確需復(fù)印的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)反饋單的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查反饋單的填寫(xiě)、傳遞、處理、跟蹤及存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求。2.外部監(jiān)督：對(duì)于涉及客戶(hù)反饋、合作伙伴反饋等外部反饋單的管理情況，應(yīng)接受客戶(hù)和合作伙伴的監(jiān)督。公司應(yīng)及時(shí)了解客戶(hù)和合作伙伴的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)反饋單管理工作。（二）考核辦法1.建立考核指標(biāo)：將反饋單管理工作納入公司績(jī)效考核體系，建立相應(yīng)的考核指標(biāo)，如反饋單填寫(xiě)的準(zhǔn)確性、傳遞的及時(shí)性、處理的有效性、跟蹤的落實(shí)情況等。2.考核方式：考核方式可以采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核可以每月或每季度進(jìn)行一次，不定期抽查可以根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)