實物卡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司實物卡的管理，規(guī)范實物卡的發(fā)行、使用、保管及核銷等流程，確保實物卡的安全與有效使用，保障公司和持卡人的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司發(fā)行的各類實物卡，包括但不限于禮品卡、消費卡、會員卡等。（三）基本原則1.合法性原則：實物卡的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保實物卡的信息安全和資金安全，防止卡片被盜刷、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范實物卡的各項管理流程，做到操作有章可循、流程清晰明確。4.便捷性原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，盡量為持卡人提供便捷的使用體驗。二、實物卡的發(fā)行（一）發(fā)行申請1.各部門如需發(fā)行實物卡，應(yīng)提前填寫《實物卡發(fā)行申請表》，詳細(xì)說明發(fā)行目的、卡種、面值、發(fā)行數(shù)量、使用范圍等信息。2.《實物卡發(fā)行申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財務(wù)管理部門。（二）審核與批準(zhǔn)1.財務(wù)管理部門收到《實物卡發(fā)行申請表》后，應(yīng)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核發(fā)行目的的合理性、卡種及面值設(shè)置的合規(guī)性、資金來源的可靠性等。2.審核通過后，將申請表提交至公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行實物卡的發(fā)行工作。（三）卡片制作1.實物卡的制作應(yīng)委托具有資質(zhì)的專業(yè)制卡機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確?？ㄆ馁|(zhì)量和安全性。2.制卡機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司提供的設(shè)計要求制作實物卡，包括卡片樣式、卡號、密碼、有效期等信息。3.公司應(yīng)與制卡機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在卡片制作過程中的保密責(zé)任，防止卡片信息泄露。（四）卡片發(fā)放1.實物卡制作完成后，由公司指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并進(jìn)行登記造冊。登記內(nèi)容包括卡號、面值、數(shù)量、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息。2.領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管實物卡，確保卡片在發(fā)放過程中的安全。發(fā)放時，應(yīng)按照《實物卡發(fā)行申請表》中確定的發(fā)放對象和數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.對于批量發(fā)放的實物卡，可采用郵寄等方式進(jìn)行，但應(yīng)確保卡片在郵寄過程中的安全，避免丟失或損壞。三、實物卡的使用（一）使用范圍1.實物卡的使用范圍應(yīng)在《實物卡發(fā)行申請表》中明確規(guī)定，一般包括公司指定的合作商家、公司內(nèi)部的消費場所等。2.持卡人應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用實物卡，不得超出范圍使用。（二）消費流程1.持卡人在消費時，應(yīng)向商家出示實物卡，并告知商家消費金額。2.商家應(yīng)按照規(guī)定的操作流程對實物卡進(jìn)行驗證，包括刷卡、輸入密碼等操作。驗證通過后，商家應(yīng)在實物卡上進(jìn)行消費記錄，并向持卡人提供消費憑證。3.對于消費金額超過實物卡面值的情況，持卡人應(yīng)使用其他支付方式補足差額。（三）密碼管理1.實物卡應(yīng)設(shè)置密碼，密碼由持卡人自行保管。持卡人應(yīng)妥善保管密碼，不得將密碼泄露給他人。2.在消費時，持卡人應(yīng)按照商家的要求輸入正確的密碼。如密碼輸入錯誤，商家應(yīng)拒絕交易，并告知持卡人密碼錯誤的原因。3.如持卡人忘記密碼，可通過公司指定的渠道進(jìn)行密碼重置。密碼重置時，持卡人應(yīng)提供有效身份證件等相關(guān)信息，經(jīng)公司核實后，方可進(jìn)行密碼重置操作。四、實物卡的保管（一）保管責(zé)任1.公司財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)實物卡的總體保管工作，應(yīng)建立實物卡保管臺賬，詳細(xì)記錄實物卡的收發(fā)、庫存等情況。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門實物卡的保管工作，確保實物卡的安全。保管人員應(yīng)定期對實物卡進(jìn)行盤點，核對賬實是否相符。3.持卡人應(yīng)妥善保管自己的實物卡，如因持卡人保管不善導(dǎo)致卡片丟失、被盜刷等情況發(fā)生，持卡人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）保管環(huán)境1.實物卡應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免卡片受潮、受損或丟失。2.對于庫存的實物卡，應(yīng)按照卡片種類、面值、有效期等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識，便于查找和管理。（三）盤點與清查1.公司應(yīng)定期對實物卡進(jìn)行盤點，盤點周期一般為每月或每季度。盤點時，應(yīng)核對實物卡的數(shù)量、面值、卡號等信息是否與保管臺賬一致。2.如發(fā)現(xiàn)實物卡存在賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于丟失、被盜刷等情況，應(yīng)及時采取措施，如掛失、報警等，并按照規(guī)定進(jìn)行核銷。3.公司應(yīng)每年組織一次實物卡的全面清查工作，對實物卡的管理情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保實物卡管理工作的規(guī)范和有效。五、實物卡的核銷（一）核銷條件1.實物卡已使用完畢，卡片余額為零。2.實物卡超過有效期，且未進(jìn)行過任何消費。3.實物卡因丟失、被盜刷等原因，經(jīng)公司核實后，確需進(jìn)行核銷的。（二）核銷流程1.持卡人或相關(guān)部門應(yīng)填寫《實物卡核銷申請表》，詳細(xì)說明核銷原因、卡號、面值等信息。2.《實物卡核銷申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財務(wù)管理部門。3.財務(wù)管理部門收到《實物卡核銷申請表》后，應(yīng)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核核銷原因的真實性、卡片狀態(tài)等。審核通過后，方可進(jìn)行實物卡的核銷操作。4.實物卡核銷后，應(yīng)在保管臺賬中進(jìn)行記錄，并將卡片進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。六、實物卡的掛失與解掛（一）掛失1.持卡人發(fā)現(xiàn)實物卡丟失或被盜刷后，應(yīng)立即撥打公司指定的客服電話進(jìn)行掛失。2.客服人員接到掛失電話后，應(yīng)核實持卡人的身份信息，并對實物卡進(jìn)行掛失處理。掛失后，該實物卡將被凍結(jié)，無法進(jìn)行消費。3.持卡人在掛失時，應(yīng)提供卡號、持卡人姓名、身份證號碼等相關(guān)信息，以便客服人員進(jìn)行核實。（二）解掛1.如持卡人找到丟失的實物卡，可撥打客服電話進(jìn)行解掛。2.客服人員接到解掛電話后，應(yīng)核實持卡人的身份信息及卡片信息，確認(rèn)無誤后，方可進(jìn)行解掛操作。解掛后，實物卡恢復(fù)正常使用。3.如持卡人在掛失后又找到了實物卡，但超過了一定的時間限制（如[具體時間]），則無法進(jìn)行解掛操作，實物卡將按照核銷流程進(jìn)行處理。七、信息管理（一）卡片信息維護(hù)1.公司應(yīng)建立實物卡信息管理系統(tǒng)，對實物卡的基本信息、交易記錄等進(jìn)行實時維護(hù)和管理。2.如實物卡的卡號、密碼、有效期等信息發(fā)生變更，應(yīng)及時在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新，并通知持卡人。3.對于持卡人的信息變更，如姓名、聯(lián)系方式等，持卡人應(yīng)及時通知公司，公司應(yīng)在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改。（二）交易記錄查詢1.持卡人可通過公司指定的渠道查詢實物卡的交易記錄，包括消費時間、消費金額、消費商家等信息。2.公司財務(wù)管理部門應(yīng)定期對實物卡的交易記錄進(jìn)行統(tǒng)計和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)異常交易情況，并采取相應(yīng)的措施。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.公司應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障實物卡信息管理系統(tǒng)的安全運行，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。2.對于實物卡信息管理系統(tǒng)的操作人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其工作所需的信息。3.公司應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在實物卡信息管理方面的保密責(zé)任，對違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對實物卡的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查實物卡的發(fā)行、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查工作，如實提供實物卡管理的相關(guān)資料和信息。2.對于政府部門及監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改要