查詢招管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的查詢招活動，確保查詢招過程的公平、公正、公開，提高查詢招工作的效率和質量，保護公司/組織及相關方的合法權益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部涉及查詢招的各類活動，包括但不限于物資采購、服務外包、項目招標等。（三）基本原則1.合法性原則：查詢招活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保活動的合法性。2.公平公正原則：對待所有參與查詢招的供應商/服務商應一視同仁，不偏袒、不歧視，保證競爭的公平性和公正性。3.公開透明原則：查詢招的流程、標準、結果等信息應向相關方公開，接受監(jiān)督。4.擇優(yōu)選擇原則：在符合要求的前提下，選擇最具實力、信譽良好、報價合理的供應商/服務商。二、查詢招組織架構及職責（一）查詢招管理委員會1.組成：由公司/組織高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責：審議查詢招管理辦法及相關制度。審批重大查詢招項目的方案、預算等。監(jiān)督查詢招活動的全過程，協(xié)調解決重大問題。對查詢招結果進行最終決策。（二）查詢招工作小組1.組成：由采購部門、需求部門、法務部門、財務部門等相關人員組成。2.職責：負責具體查詢招項目的組織實施，包括編制查詢招文件、發(fā)布公告、組織開標評標等。對供應商/服務商進行資格審查、實地考察等。收集、整理查詢招過程中的各類資料，建立檔案。向查詢招管理委員會匯報工作進展及結果。（三）各部門職責1.采購部門：作為查詢招活動的牽頭部門，負責制定查詢招計劃，組織實施查詢招活動。與供應商/服務商進行溝通、談判，簽訂合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。2.需求部門：提出查詢招項目的需求，明確技術規(guī)格、質量標準、服務要求等。參與供應商/服務商的資格審查、評標等工作。協(xié)助采購部門驗收采購物資或服務。3.法務部門：審核查詢招文件、合同等法律文件，確保其合法性。為查詢招活動提供法律咨詢，處理法律糾紛。4.財務部門：參與查詢招項目的預算編制、成本分析等工作。審核查詢招項目的費用支出，確保資金使用合理。三、查詢招流程（一）需求提出1.需求部門根據工作需要，填寫《查詢招項目需求申請表》，詳細說明項目名稱、需求內容、預算金額、時間要求等。2.將申請表提交給采購部門，采購部門進行初步審核，確認需求的合理性和可行性。（二）查詢招計劃制定1.采購部門根據需求部門提交的申請表，結合公司/組織的實際情況，制定查詢招計劃。2.查詢招計劃應包括項目名稱、采購內容、采購方式、時間安排、參與部門及人員等信息。3.將查詢招計劃提交給查詢招管理委員會審批。（三）查詢招文件編制1.采購部門根據查詢招計劃，組織相關人員編制查詢招文件。2.查詢招文件應包括項目概述、采購需求、技術規(guī)格、評標標準、合同條款等內容。3.法務部門對查詢招文件進行合法性審核，確保其符合法律法規(guī)要求。（四）供應商/服務商選擇1.采購部門通過公司/組織官網、行業(yè)媒體、專業(yè)平臺等渠道發(fā)布查詢招公告，邀請潛在供應商/服務商參與。2.供應商/服務商應在規(guī)定時間內報名，并提交相關資質證明文件、報價文件等。3.采購部門對報名的供應商/服務商進行資格審查，確定入圍名單。4.對于入圍的供應商/服務商，采購部門可以組織實地考察、技術交流等活動，進一步了解其情況。（五）開標評標1.采購部門按照查詢招文件規(guī)定的時間和地點組織開標會議，供應商/服務商應按時參加。2.開標會議上，供應商/服務商應現場提交投標文件，采購部門對投標文件進行啟封、唱標。3.采購部門組織評標委員會進行評標，評標委員會由相關技術專家、采購代表等組成。4.評標委員會按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人。（六）結果公示1.采購部門將評標結果在公司/組織內部進行公示，公示期不少于[X]個工作日。2.公示期間，如有異議，相關方可以向采購部門提出，采購部門應進行調查核實，并將處理結果及時反饋。（七）合同簽訂1.公示無異議后，采購部門與中標供應商/服務商簽訂合同。2.合同應明確雙方的權利義務、采購內容、價格、交貨期、質量標準、驗收方式等條款。3.法務部門對合同進行審核，確保合同的合法性和有效性。（八）項目實施與驗收1.供應商/服務商按照合同約定組織項目實施，采購部門和需求部門應進行跟蹤監(jiān)督。2.項目完成后，需求部門組織驗收，驗收合格后出具驗收報告。3.采購部門按照合同約定支付款項。四、查詢招方式（一）公開招標1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商/服務商較多的項目。2.操作流程：按照上述查詢招流程進行，發(fā)布公開招標公告，接受所有符合條件的供應商/服務商投標。（二）邀請招標1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商/服務商中采購的項目；采用公開招標方式的費用占項目總價值的比例過大的項目。2.操作流程：采購部門根據項目特點和需求，選擇若干家潛在供應商/服務商，向其發(fā)出邀請招標邀請函，邀請其參與投標。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。2.操作流程：采購部門成立談判小組，與不少于三家的供應商/服務商進行談判，談判小組可以要求供應商/服務商進行多次報價，最終確定成交供應商/服務商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商/服務商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商/服務商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商/服務商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.操作流程：采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購的原因及相關情況，提交給查詢招管理委員會審批。審批通過后，與單一供應商/服務商進行談判，簽訂合同。（五）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.操作流程：采購部門向不少于三家的供應商/服務商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。采購部門對報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商/服務商成交。五、評標標準（一）價格因素1.報價應合理，不得高于市場同類產品或服務的價格水平。2.對于價格分的計算，可以采用最低價法、綜合評分法等方式。（二）技術因素1.供應商/服務商提供的產品或服務應符合查詢招文件規(guī)定的技術規(guī)格、質量標準等要求。2.技術方案應先進、可行、合理，具有創(chuàng)新性和競爭力。（三）商務因素1.供應商/服務商的資質、信譽、業(yè)績等情況。2.售后服務承諾、交貨期、付款方式等條款。（四）其他因素根據項目的具體情況，可以考慮其他相關因素，如環(huán)保要求、社會責任等。六、監(jiān)督與管理（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門定期對查詢招活動進行審計，檢查查詢招流程是否合規(guī)、文件是否齊全、結果是否公正等。2.設立舉報郵箱和電話，接受員工對查詢招活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報內容進行調查核實，嚴肅處理違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.主動接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，配合提供相關資料和信息。2.在查詢招活動中，可以邀請社會監(jiān)督員參與，對活動進行監(jiān)督。（三）責任追究1.對于在查詢招活動中違反法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定的單位和個人，依法依規(guī)追究其責任。2.對給公司/組織造成損失的，應承擔相應的賠償責任。七、檔案管理（一）檔案內容查詢招活動中形成的各類文件、資料，包括需求申請表、查詢招計劃、查詢招文件、投標文件、評標報告、合同等，均應作為檔案進行管理。（二）檔案整理采購部門應定期對查詢招檔案進行整