聯(lián)絡(luò)單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)與溝通，規(guī)范聯(lián)絡(luò)單的管理流程，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門之間、部門與外部合作伙伴之間涉及工作事項(xiàng)溝通、協(xié)調(diào)、指令傳達(dá)等各類聯(lián)絡(luò)單的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映事項(xiàng)的核心信息，避免模糊不清或歧義。2.及時(shí)性原則：相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)處理聯(lián)絡(luò)單，確保信息傳遞的時(shí)效性，不影響工作進(jìn)展。3.規(guī)范性原則：聯(lián)絡(luò)單的格式、填寫要求等應(yīng)符合本辦法規(guī)定，保證文檔的規(guī)范性和一致性。4.存檔性原則：所有聯(lián)絡(luò)單應(yīng)進(jìn)行妥善存檔，以便日后查閱和追溯。二、聯(lián)絡(luò)單的分類與格式（一）分類1.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單：用于公司各部門之間的工作溝通與協(xié)調(diào)。2.外部聯(lián)絡(luò)單：用于公司與外部合作伙伴（如供應(yīng)商、客戶、政府部門等）之間的業(yè)務(wù)往來。（二）格式1.編號(hào)：采用[年份]+[部門代碼]+[順序號(hào)]的格式，例如：202301001，其中年份為四位數(shù)字，部門代碼由兩位字母組成（具體代碼見附件），順序號(hào)為三位數(shù)字。2.標(biāo)題：簡要概括聯(lián)絡(luò)單的主題。3.發(fā)件人：填寫部門名稱及具體姓名。4.收件人：填寫部門名稱及具體姓名，若涉及多個(gè)部門或人員，可分行列出。5.日期：填寫聯(lián)絡(luò)單發(fā)出的具體日期。6.正文：詳細(xì)闡述聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的背景、目的、具體內(nèi)容、要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。7.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)注明附件名稱及數(shù)量，并在正文后依次列出附件清單。8.審批欄：根據(jù)聯(lián)絡(luò)單的性質(zhì)和涉及范圍，設(shè)置相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)，如部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批等，審批人應(yīng)簽署意見并簽名。三、聯(lián)絡(luò)單的生成與發(fā)送（一）生成1.當(dāng)需要進(jìn)行部門間或與外部合作伙伴溝通、協(xié)調(diào)工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)撰寫聯(lián)絡(luò)單。2.聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容應(yīng)條理清晰、邏輯連貫，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用的文件、資料等應(yīng)注明出處。（二）發(fā)送1.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送至收件人，并同時(shí)抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及可能涉及的其他部門。2.外部聯(lián)絡(luò)單采用紙質(zhì)版加蓋公司公章后郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式，并留存郵寄憑證或送達(dá)回執(zhí)。若需同時(shí)發(fā)送電子版，應(yīng)通過安全的郵件系統(tǒng)發(fā)送，并確保郵件加密。3.發(fā)送聯(lián)絡(luò)單時(shí)，應(yīng)確保收件人信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致聯(lián)絡(luò)不暢。四、聯(lián)絡(luò)單的處理流程（一）收件處理1.收件人收到聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)及時(shí)查看并確認(rèn)是否屬于本部門職責(zé)范圍。2.如屬于本部門職責(zé)范圍，收件人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行處理，并按照聯(lián)絡(luò)單要求回復(fù)發(fā)件人；如不屬于本部門職責(zé)范圍，收件人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將聯(lián)絡(luò)單轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)責(zé)任部門，并注明轉(zhuǎn)發(fā)原因。（二）處理方式1.執(zhí)行：對于聯(lián)絡(luò)單中明確的工作任務(wù)，責(zé)任部門應(yīng)立即組織實(shí)施，并按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。2.反饋：責(zé)任部門在處理過程中如遇到問題或需要進(jìn)一步溝通的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)件人聯(lián)系，確保工作順利進(jìn)行。處理完成后，應(yīng)將處理結(jié)果以書面形式回復(fù)發(fā)件人，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。3.協(xié)調(diào)：對于涉及多個(gè)部門的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同處理。各部門應(yīng)積極配合，按照職責(zé)分工完成各自工作，并及時(shí)向牽頭部門反饋進(jìn)展情況。（三）審批1.對于重要事項(xiàng)或涉及較大金額、重大決策等聯(lián)絡(luò)單，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，簽署明確的審批意見。2.未經(jīng)審批通過的聯(lián)絡(luò)單不得執(zhí)行，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)審批意見對聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行修改完善后重新提交審批。五、聯(lián)絡(luò)單的存檔與保管（一）存檔1.所有聯(lián)絡(luò)單在處理完成后，發(fā)件人應(yīng)負(fù)責(zé)將聯(lián)絡(luò)單原件及相關(guān)回復(fù)、附件等資料進(jìn)行整理，并按照編號(hào)順序進(jìn)行存檔。2.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的存檔期限為[X]年，外部聯(lián)絡(luò)單的存檔期限為[X]年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。（二）保管1.聯(lián)絡(luò)單應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的場所，防止損壞、丟失或泄露。2.電子聯(lián)絡(luò)單應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、聯(lián)絡(luò)單的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢聯(lián)絡(luò)單時(shí)，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或到檔案管理部門進(jìn)行查詢。2.查詢時(shí)應(yīng)提供準(zhǔn)確的聯(lián)絡(luò)單編號(hào)、發(fā)件人或收件人等信息，以便快速查找。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱聯(lián)絡(luò)單原件的，借閱人應(yīng)填寫《聯(lián)絡(luò)單借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管聯(lián)絡(luò)單原件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或涂改，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對聯(lián)絡(luò)單的完整性和準(zhǔn)確性。七、聯(lián)絡(luò)單的保密管理（一）保密責(zé)任1.所有涉及聯(lián)絡(luò)單處理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容及相關(guān)信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露給競爭對手或造成其他不良影響。（二）保密措施1.在聯(lián)絡(luò)單的生成、發(fā)送、處理、存檔等過程中，應(yīng)確保信息的安全性，避免通過不安全的渠道傳輸或存儲(chǔ)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容。2.對涉及保密信息的聯(lián)絡(luò)單，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”、“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.如發(fā)現(xiàn)聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司相關(guān)部門報(bào)告。八、聯(lián)絡(luò)單的考核與監(jiān)督（一）考核1.公司將對聯(lián)絡(luò)單的處理情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括聯(lián)絡(luò)單的及時(shí)處理率、回復(fù)準(zhǔn)確率、存檔完整性等。2.對于在聯(lián)絡(luò)單處理過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于未按照規(guī)定處理聯(lián)絡(luò)單，導(dǎo)致工作延誤、信息錯(cuò)誤等情況的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績效扣分等處罰。（二）監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由相關(guān)部門負(fù)責(zé)對聯(lián)絡(luò)單的管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括聯(lián)絡(luò)單的生成、發(fā)送、處理、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，以及聯(lián)絡(luò)單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、及時(shí)等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況