軍工檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軍工檔案管理，確保軍工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在軍工產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、試驗(yàn)、售后服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)軍工檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程參與原則。檔案管理部門應(yīng)全程參與軍工產(chǎn)品項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)收集、整理、歸檔相關(guān)檔案資料。3.保密安全原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保軍工檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則。充分發(fā)揮軍工檔案的作用，為公司的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有效支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司軍工檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司軍工檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全軍工檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)公司各部門的軍工檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)軍工檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處置。6.做好軍工檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。7.積極開發(fā)利用軍工檔案資源，為公司的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供檔案信息服務(wù)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)督促相關(guān)人員做好檔案資料的積累和整理工作。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收提出的問題及時(shí)組織整改。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）文件形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在軍工產(chǎn)品活動(dòng)中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等初步整理工作，并定期向檔案管理部門移交。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的臨時(shí)檔案，不得擅自銷毀或丟失。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、計(jì)算書、試驗(yàn)大綱等。3.采購階段：采購合同、技術(shù)協(xié)議、物資清單、質(zhì)量證明文件等。4.生產(chǎn)階段：工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制文件等。5.試驗(yàn)階段：試驗(yàn)方案、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)等。6.驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書、整改記錄等。7.售后服務(wù)階段：用戶反饋意見、維修記錄、技術(shù)支持文件等。8.其他與軍工產(chǎn)品相關(guān)的文件材料，如科研成果、專利、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對(duì)于外來文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照軍工產(chǎn)品項(xiàng)目、文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制文件材料目錄，包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.庫房門應(yīng)堅(jiān)固耐用，安裝防盜鎖和門禁系統(tǒng)，確保庫房安全。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保庫房安全。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、配備滅火器、放置干燥劑、噴灑防蟲藥品等。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來源、保管狀況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.方便快捷原則。簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但應(yīng)按時(shí)歸還。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：利用者應(yīng)填寫證明申請(qǐng)表，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，檔案管理部門審核無誤后出具證明材料。（四）服務(wù)措施1.建立檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解利用需求，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的軍工檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程信息化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。2.電子檔案管理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、備份等管理，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理和利用。（三）信息化管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)的操作流程和安全管理。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化水平和業(yè)務(wù)能力。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.做好檔案信息化數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的軍工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)公司軍工檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔情況。3.檔案的保管與保護(hù)情況。4.檔案的鑒定與銷毀情況。5.檔案的利用與服務(wù)情況。6.檔案信息化管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，