函調(diào)管理辦法稅屋一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的函調(diào)工作，確保函調(diào)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的有效管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及函調(diào)工作的所有部門(mén)、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：函調(diào)工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、稅收政策以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：函調(diào)所涉及的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞、虛報(bào)或篡改。3.及時(shí)高效原則：各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成函調(diào)工作，確保信息傳遞及時(shí)，不影響業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。4.保密原則：對(duì)函調(diào)過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、函調(diào)工作流程（一）發(fā)起函調(diào)1.業(yè)務(wù)需求觸發(fā)：當(dāng)公司/組織在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，如涉及稅務(wù)事項(xiàng)、合作項(xiàng)目審查、資質(zhì)審核等，需要了解相關(guān)方的特定信息時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起函調(diào)申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容填寫(xiě)：申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)函調(diào)申請(qǐng)表，包括被調(diào)查方的基本信息（如名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等）、函調(diào)目的、所需信息內(nèi)容、預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間等。3.審批流程：函調(diào)申請(qǐng)表提交后，按照公司/組織內(nèi)部的審批流程進(jìn)行審核。審批層級(jí)根據(jù)函調(diào)事項(xiàng)的重要性和涉及范圍確定，一般需經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批環(huán)節(jié)。審批通過(guò)后，方可正式啟動(dòng)函調(diào)工作。（二）函件發(fā)送1.函件制作：根據(jù)函調(diào)申請(qǐng)表的內(nèi)容，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)制作函調(diào)文件。函件應(yīng)明確函調(diào)目的、要求提供的信息內(nèi)容、回復(fù)期限等，并加蓋公司/組織公章。2.發(fā)送方式：函件可通過(guò)郵政特快專(zhuān)遞（EMS）、掛號(hào)信、電子郵件等方式發(fā)送給被調(diào)查方。選擇合適的發(fā)送方式應(yīng)確保函件能夠安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)對(duì)方，并保留發(fā)送憑證（如快遞單號(hào)、郵件發(fā)送記錄等）。（三）被調(diào)查方回復(fù)1.接收函件：被調(diào)查方收到函調(diào)文件后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)接收，并按照函件要求進(jìn)行回復(fù)準(zhǔn)備。2.信息收集與整理：被調(diào)查方應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)所需提供的信息進(jìn)行收集、整理和核實(shí)，確?；貜?fù)內(nèi)容真實(shí)可靠。3.回復(fù)內(nèi)容撰寫(xiě)：被調(diào)查方應(yīng)按照函調(diào)文件的格式和要求，詳細(xì)、準(zhǔn)確地撰寫(xiě)回復(fù)內(nèi)容，并加蓋單位公章?；貜?fù)內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)函調(diào)問(wèn)題的逐一答復(fù)、相關(guān)證明材料等。4.回復(fù)提交：被調(diào)查方應(yīng)在規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)，將回復(fù)文件通過(guò)與發(fā)送函件相同的方式返回給公司/組織。（四）函調(diào)結(jié)果處理1.結(jié)果接收與審核：公司/組織收到被調(diào)查方的回復(fù)后，由發(fā)起函調(diào)的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)回復(fù)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)回復(fù)信息與函調(diào)要求的一致性，檢查證明材料的真實(shí)性、完整性和有效性。2.差異處理：如發(fā)現(xiàn)回復(fù)內(nèi)容存在疑問(wèn)或與函調(diào)要求不符，審核人員應(yīng)及時(shí)與被調(diào)查方溝通核實(shí)，要求對(duì)方作出解釋或補(bǔ)充提供相關(guān)材料。如經(jīng)溝通后仍無(wú)法解決問(wèn)題，應(yīng)將情況上報(bào)至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行進(jìn)一步處理。3.結(jié)果歸檔：函調(diào)工作結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將函調(diào)申請(qǐng)表、函調(diào)文件、被調(diào)查方回復(fù)文件及相關(guān)證明材料等進(jìn)行整理歸檔，建立完整的函調(diào)檔案。函調(diào)檔案應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放，以便日后查閱和參考。三、函調(diào)信息管理（一）信息收集1.明確收集范圍：根據(jù)函調(diào)目的和要求，確定需要收集的信息內(nèi)容。收集的信息應(yīng)涵蓋與被調(diào)查方相關(guān)的各類(lèi)資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅記錄、合同協(xié)議、資質(zhì)證書(shū)等。2.信息來(lái)源渠道：信息收集可通過(guò)多種渠道進(jìn)行，包括被調(diào)查方主動(dòng)提供、公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)提供、外部機(jī)構(gòu)查詢(xún)（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商行政管理部門(mén)等）等。3.信息收集要求：收集信息的人員應(yīng)確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)收集到的信息進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和整理，并做好記錄。（二）信息存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：函調(diào)信息應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。電子存儲(chǔ)應(yīng)使用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和軟件，建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)將相關(guān)文件資料分類(lèi)裝訂成冊(cè)，妥善保管。2.存儲(chǔ)期限：函調(diào)信息的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。一般情況下，重要的函調(diào)信息應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便日后查閱和審計(jì)。（三）信息查詢(xún)與使用1.查詢(xún)權(quán)限：嚴(yán)格限定函調(diào)信息的查詢(xún)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢(xún)相關(guān)信息。查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)填寫(xiě)信息查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)目的、查詢(xún)內(nèi)容等，經(jīng)審批通過(guò)后方可進(jìn)行查詢(xún)。2.信息使用規(guī)范：查詢(xún)到的函調(diào)信息只能用于公司/組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)需要，不得擅自對(duì)外泄露或用于其他非法目的。如需使用函調(diào)信息作為決策依據(jù)或?qū)ν馓峁┫嚓P(guān)證明材料，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行審批和備案。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)函調(diào)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括函調(diào)流程的執(zhí)行情況、信息管理的規(guī)范性、回復(fù)內(nèi)容的真實(shí)性等。2.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)重大函調(diào)事項(xiàng)或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的函調(diào)工作，可開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入調(diào)查函調(diào)工作中存在的問(wèn)題，并提出整改建議。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門(mén)監(jiān)督：積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)對(duì)公司/組織函調(diào)工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供有關(guān)資料和信息，確保函調(diào)工作符合稅收法律法規(guī)等要求。2.社會(huì)監(jiān)督：對(duì)于涉及公眾利益的函調(diào)事項(xiàng)，可接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。通過(guò)適當(dāng)方式向社會(huì)公開(kāi)函調(diào)工作的相關(guān)信息，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違規(guī)行為的界定：明確在函調(diào)工作中可能出現(xiàn)的違規(guī)行為，如提供虛假信息、隱瞞重要事實(shí)、泄露函調(diào)信息、未按規(guī)定流程操作等。2.處理措施：對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括責(zé)令改正、警告、罰款、追究相關(guān)人員責(zé)任等。構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象：針對(duì)涉及函調(diào)工作的相關(guān)人員，包括發(fā)起函調(diào)的業(yè)務(wù)人員、負(fù)責(zé)函件發(fā)送與接收的工作人員、信息審核人員等，定期開(kāi)展函調(diào)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括函調(diào)工作的法律法規(guī)、政策依據(jù)、業(yè)務(wù)流程、信息管理要求、溝通技巧等方面的知識(shí)和技能，確保相關(guān)人員熟悉函調(diào)工作的各項(xiàng)要求和操作規(guī)范。3.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、經(jīng)驗(yàn)交流等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.宣傳目的：通過(guò)宣傳，使公司/組織全體員工了解函調(diào)工作的重要性和相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)員工的合規(guī)意識(shí)，營(yíng)造良好的函調(diào)工作氛圍。2.宣傳內(nèi)容：宣傳內(nèi)容應(yīng)包括函調(diào)工作的目的、流程、要求、注意事項(xiàng)等，以及違規(guī)行為的后果和責(zé)任追究等方面的信息。3.宣傳方式：宣傳方式可采用內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司