公證送達(dá)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的公證送達(dá)行為，確保各類重要文件、通知等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、合法地送達(dá)相關(guān)方，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類需要通過(guò)公證送達(dá)的文件、通知、函件等。包括但不限于合同履行相關(guān)文件、催款通知、解除合同通知、重要決策告知等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：公證送達(dá)行為必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保送達(dá)程序合法有效。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：明確送達(dá)對(duì)象、送達(dá)地址等關(guān)鍵信息，保證文件能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地送達(dá)至相關(guān)方，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成送達(dá)。3.記錄完整原則：對(duì)公證送達(dá)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)結(jié)果等，以備查考。二、公證送達(dá)的范圍與條件（一）適用范圍1.當(dāng)文件涉及重要權(quán)益事項(xiàng)，且需要以具有法律效力的方式證明對(duì)方已收到時(shí)，適用公證送達(dá)。例如，涉及金額較大的合同款項(xiàng)催討通知、重大合作項(xiàng)目中的關(guān)鍵決策變更通知等。2.對(duì)于可能引發(fā)法律糾紛或需要作為證據(jù)使用的文件，采用公證送達(dá)可增強(qiáng)其證明力。如解除合同通知、違約責(zé)任追究通知等。（二）條件1.文件內(nèi)容明確、具體，具有明確的送達(dá)對(duì)象和送達(dá)事項(xiàng)。2.能夠確定準(zhǔn)確的送達(dá)地址，對(duì)于自然人，應(yīng)是其有效的常住地址或能夠接收文件的通訊地址；對(duì)于法人或其他組織，應(yīng)是其注冊(cè)登記地址或主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。3.送達(dá)事項(xiàng)具有重要性和緊迫性，需要通過(guò)公證送達(dá)確保對(duì)方及時(shí)知曉并重視。三、公證送達(dá)的流程（一）文件準(zhǔn)備1.由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門負(fù)責(zé)起草、審核需要公證送達(dá)的文件。文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、蓋章等必要的形式確認(rèn)，確保文件的真實(shí)性和有效性。（二）選擇公證機(jī)構(gòu)1.公司/組織應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行送達(dá)公證。可通過(guò)查閱公證機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書(shū)、過(guò)往業(yè)績(jī)、客戶評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行篩選。2.與選定的公證機(jī)構(gòu)簽訂委托公證協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括公證服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、保密條款等。（三）送達(dá)地址確認(rèn)1.對(duì)于已知的送達(dá)對(duì)象，應(yīng)通過(guò)多種方式核實(shí)其送達(dá)地址的準(zhǔn)確性。如向?qū)Ψ街苯釉儐?wèn)、查閱合同或其他相關(guān)文件中的記載、通過(guò)第三方核實(shí)等。2.對(duì)于新的送達(dá)對(duì)象或不確定的送達(dá)地址，應(yīng)要求對(duì)方提供有效的送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)，并留存相關(guān)證明材料。（四）公證送達(dá)實(shí)施1.將準(zhǔn)備好的文件連同送達(dá)地址確認(rèn)材料一并提交給公證機(jī)構(gòu)。公證機(jī)構(gòu)根據(jù)文件內(nèi)容和送達(dá)要求，制定詳細(xì)的送達(dá)方案。2.公證機(jī)構(gòu)可根據(jù)具體情況選擇合適的送達(dá)方式，如直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)等。在送達(dá)過(guò)程中，公證人員應(yīng)全程參與，確保送達(dá)行為符合法定程序。3.對(duì)于直接送達(dá)的，公證人員應(yīng)見(jiàn)證文件遞交給受送達(dá)人，并由受送達(dá)人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)；對(duì)于郵寄送達(dá)的，應(yīng)使用郵政特快專遞（EMS）等具有可查詢記錄的郵寄方式，并留存郵寄憑證；對(duì)于留置送達(dá)的，應(yīng)符合法定條件，并由公證人員見(jiàn)證整個(gè)過(guò)程。（五）公證文書(shū)出具1.公證機(jī)構(gòu)在完成送達(dá)行為后，應(yīng)及時(shí)出具公證文書(shū)。公證文書(shū)應(yīng)詳細(xì)記載送達(dá)的文件內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)地點(diǎn)、受送達(dá)人信息以及送達(dá)過(guò)程中的相關(guān)情況。2.公證文書(shū)應(yīng)加蓋公證機(jī)構(gòu)的印章，并由公證人員簽字確認(rèn)，確保其真實(shí)性和合法性。（六）送達(dá)結(jié)果反饋1.公司/組織收到公證文書(shū)后，應(yīng)及時(shí)將送達(dá)結(jié)果反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門。反饋內(nèi)容包括公證文書(shū)編號(hào)、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)對(duì)象、送達(dá)方式等關(guān)鍵信息。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)送達(dá)結(jié)果及時(shí)跟進(jìn)后續(xù)事項(xiàng)，如根據(jù)合同約定采取進(jìn)一步的行動(dòng)、評(píng)估對(duì)方的反應(yīng)等。四、公證送達(dá)的記錄與存檔（一）記錄要求1.對(duì)公證送達(dá)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄應(yīng)包括但不限于文件起草過(guò)程、與公證機(jī)構(gòu)的溝通記錄、送達(dá)地址確認(rèn)材料、送達(dá)過(guò)程中的照片、視頻資料（如有）、公證文書(shū)等。2.記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映公證送達(dá)的各個(gè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵信息。記錄方式可采用紙質(zhì)文檔、電子文檔等多種形式。（二）存檔管理1.建立專門的公證送達(dá)檔案管理制度，對(duì)公證送達(dá)記錄進(jìn)行分類、整理、歸檔。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行編號(hào)，便于查詢和管理。2.公證送達(dá)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要的公證送達(dá)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備后續(xù)可能出現(xiàn)的法律糾紛或其他需要查閱的情況。3.嚴(yán)格限制檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱公證送達(dá)檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。五、公證送達(dá)的費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織應(yīng)與公證機(jī)構(gòu)在委托公證協(xié)議中明確公證送達(dá)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公證機(jī)構(gòu)的收費(fèi)規(guī)定、送達(dá)文件的復(fù)雜程度、送達(dá)方式等因素合理確定。2.公證送達(dá)費(fèi)用一般包括公證服務(wù)費(fèi)、郵寄費(fèi)（如有）、其他相關(guān)費(fèi)用等。各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)分別明確計(jì)費(fèi)方式和金額。（二）費(fèi)用支付1.根據(jù)委托公證協(xié)議的約定，公司/組織應(yīng)按時(shí)向公證機(jī)構(gòu)支付公證送達(dá)費(fèi)用。支付前，應(yīng)核對(duì)費(fèi)用明細(xì)和發(fā)票信息，確保費(fèi)用支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.費(fèi)用支付方式可根據(jù)雙方協(xié)商確定，一般可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。支付后，應(yīng)留存支付憑證，作為費(fèi)用支出的記錄。（三）費(fèi)用核算與報(bào)銷1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立公證送達(dá)費(fèi)用核算制度，對(duì)每一筆公證送達(dá)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)核算，確保費(fèi)用支出的合理性和準(zhǔn)確性。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門應(yīng)按照公司/組織的費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定，及時(shí)辦理公證送達(dá)費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供完整的費(fèi)用憑證、公證文書(shū)、委托公證協(xié)議等相關(guān)資料。六、公證送達(dá)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全公證送達(dá)監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門或相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公證送達(dá)行為進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公證送達(dá)流程的執(zhí)行情況、記錄的完整性和準(zhǔn)確性、費(fèi)用支出的合理性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受行業(yè)主管部門、司法機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，不斷完善公證送達(dá)管理工作。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.對(duì)于在公證送達(dá)過(guò)程中違反本管理辦法規(guī)定的行為，如文件準(zhǔn)備不規(guī)范、送達(dá)地址確認(rèn)不準(zhǔn)確、未按規(guī)定流程操作等，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人。2.根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)、情節(jié)和造成的后果，界定相應(yīng)的責(zé)任程度，分為一般違規(guī)、嚴(yán)重違規(guī)等。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于一般違規(guī)行為，可采取責(zé)令改正、批評(píng)教育、內(nèi)部通報(bào)等方式進(jìn)行責(zé)任追究。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如因違規(guī)導(dǎo)致公司/組織遭受重大經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任、行政責(zé)任，直至刑事責(zé)任。八、附則（