檔案局管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案局的管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本檔案局所管理的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有檔案由檔案局集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案局設(shè)置本公司/組織設(shè)立檔案局，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和管理全公司/組織的檔案工作。（二）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本公司/組織各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案安全保密工作，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。2.檔案鑒定人員負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。提出檔案的存毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。對(duì)鑒定工作進(jìn)行記錄和總結(jié)，建立檔案鑒定工作檔案。3.檔案編研人員負(fù)責(zé)制定檔案編研計(jì)劃，確定編研題目和內(nèi)容。收集、整理和研究相關(guān)檔案資料，進(jìn)行編輯、加工和出版。為公司/組織的宣傳、教育、文化建設(shè)等工作提供檔案編研成果。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。4.本公司/組織人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科研成果檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全，符合檔案管理的要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。按照分類方案進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類。對(duì)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)等檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案清單。繪制項(xiàng)目圖紙，編制竣工圖，確保圖紙與實(shí)際相符。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，建立檔案目錄和索引。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單等相關(guān)表格。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，填寫會(huì)計(jì)檔案目錄。建立財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)，注明檔案的存放地點(diǎn)和保管期限。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年以下。（四）檔案保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)檔案的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，防止檔案泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.對(duì)存毀意見進(jìn)行集體研究，形成鑒定報(bào)告。3.將鑒定報(bào)告報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（四）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案局辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案局辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用服務(wù)1.檔案局應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供方便快捷的查閱服務(wù)。2.對(duì)利用頻率較高的檔案，應(yīng)制作副本或復(fù)印件，供利用者使用。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案咨詢、編研成果等服務(wù)。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案工作情況。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息和編研成果，為利用者提供在線查閱和下載服務(wù)。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)