企業(yè)圖文管理辦法一、總則（一）目的為加強企業(yè)圖文管理，規(guī)范圖文的制作、使用、存儲和傳播等行為，確保圖文信息的準確性、完整性和安全性，提高企業(yè)運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)各部門、各分支機構以及全體員工在工作中涉及的各類圖文管理活動，包括但不限于宣傳資料、辦公文檔、技術圖紙、電子圖片、視頻等。（三）基本原則1.合法性原則：圖文管理活動必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，不得涉及違法違規(guī)、侵權等行為。2.準確性原則：圖文內(nèi)容應真實、準確地反映企業(yè)實際情況和業(yè)務信息，避免虛假、誤導性內(nèi)容。3.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的圖文制作、使用和管理流程，確保各項操作符合標準要求。4.安全性原則：加強圖文信息的安全保護，防止圖文泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生，保障企業(yè)信息安全。二、圖文制作管理（一）制作流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫圖文制作需求申請表，詳細說明制作目的、內(nèi)容要求、交付時間等信息。需求申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至圖文管理部門。2.任務分配圖文管理部門接到需求申請表后，根據(jù)工作任務和人員安排，將制作任務分配給具體的制作人員或團隊。制作人員或團隊應及時與需求部門溝通，進一步明確制作細節(jié)和要求。3.素材收集與整理制作人員根據(jù)圖文內(nèi)容需求，收集相關的文字資料、圖片、圖表、音頻、視頻等素材。對收集到的素材進行整理、篩選和編輯，確保素材的質(zhì)量和適用性。4.圖文制作制作人員按照設計要求和排版規(guī)范，運用專業(yè)軟件工具進行圖文制作。在制作過程中，要注重圖文的整體風格、色彩搭配、字體選擇等，確保圖文的視覺效果和專業(yè)性。制作完成后，制作人員應進行自我檢查，確保圖文內(nèi)容準確無誤、排版美觀合理。5.審核校對圖文初稿完成后，提交至需求部門進行審核。需求部門應認真審核圖文內(nèi)容是否符合要求，對存在的問題提出修改意見。審核通過后的圖文，由圖文管理部門安排專人進行校對，重點檢查文字表述、數(shù)據(jù)準確性、格式規(guī)范等方面的錯誤。校對人員在校對過程中應做好記錄，將發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給制作人員進行修改。6.終審與發(fā)布經(jīng)審核校對無誤的圖文，提交至企業(yè)相關領導進行終審。終審通過后，方可正式發(fā)布使用。對于重要的圖文資料，需經(jīng)企業(yè)高層領導批準后發(fā)布。（二）制作規(guī)范1.文字規(guī)范圖文內(nèi)容中的文字表述應準確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。文字排版應符合視覺習慣，段落間距適中，字體大小、顏色搭配協(xié)調(diào)。引用他人文字內(nèi)容時，應注明出處，避免抄襲侵權行為。2.圖片規(guī)范圖片應清晰、分辨率高，能夠準確反映所表達的內(nèi)容。圖片的版權歸屬應明確，如需使用他人圖片，必須獲得授權許可。圖片的格式應統(tǒng)一，便于存儲和管理，一般推薦使用常見的圖像格式，如JPEG、PNG等。3.圖表規(guī)范圖表應設計合理、邏輯清晰，能夠直觀地展示數(shù)據(jù)或信息。圖表中的數(shù)據(jù)應準確無誤，標注清晰，單位統(tǒng)一。圖表的樣式和風格應與整體圖文風格一致。4.視頻規(guī)范視頻內(nèi)容應主題明確、內(nèi)容完整，畫面質(zhì)量良好，聲音清晰。視頻的格式應符合播放要求，如MP4等。視頻中如需添加字幕，字幕應準確、同步，字體大小適中，不影響觀看效果。（三）制作人員管理1.資質(zhì)要求從事圖文制作工作的人員應具備相應的專業(yè)技能和知識，熟悉圖文制作軟件工具的使用。對于涉及重要機密或?qū)I(yè)性較強的圖文制作，制作人員應具備相應的資質(zhì)證書或工作經(jīng)驗。2.培訓與提升企業(yè)應定期組織圖文制作人員參加相關培訓，不斷提升其專業(yè)技能和業(yè)務水平。鼓勵制作人員自主學習，關注行業(yè)最新動態(tài)和技術發(fā)展，提高圖文制作的質(zhì)量和效率。3.保密責任制作人員應嚴格遵守企業(yè)的保密制度，對在制作過程中接觸到的企業(yè)機密信息予以保密。未經(jīng)企業(yè)授權，制作人員不得將圖文制作過程中涉及的素材、稿件等泄露給任何第三方。三、圖文使用管理（一）使用范圍1.內(nèi)部使用企業(yè)內(nèi)部各部門、各分支機構在日常辦公、會議、培訓、業(yè)務宣傳等工作中使用圖文資料。員工可根據(jù)工作需要，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡平臺或共享文件夾中獲取和使用相關圖文資料。2.外部使用企業(yè)對外宣傳、商務合作、項目投標等活動中使用圖文資料。如需將圖文資料提供給外部合作伙伴、客戶或媒體等，必須經(jīng)過企業(yè)相關部門的審核和批準，并按照規(guī)定的方式和范圍提供。（二）使用審批1.內(nèi)部使用審批員工在企業(yè)內(nèi)部使用圖文資料時，應填寫圖文使用申請表，注明使用目的、使用范圍、使用期限等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，即可在企業(yè)內(nèi)部使用。對于涉及重要機密或敏感信息的圖文資料，需經(jīng)圖文管理部門或相關領導批準后方可使用。2.外部使用審批企業(yè)對外提供圖文資料時，需填寫圖文外部使用申請表，詳細說明提供對象、使用目的、使用范圍、使用期限等情況。申請表經(jīng)部門負責人、圖文管理部門審核后，提交至企業(yè)相關領導審批。領導審批通過后，方可按照規(guī)定的方式和要求向外部提供圖文資料。（三）使用規(guī)范1.合法合規(guī)使用使用者應確保圖文資料的使用符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，不得將圖文用于違法違規(guī)、侵權或損害企業(yè)形象的活動。在使用圖文資料時，應注明圖文的來源和版權信息，不得擅自篡改或偽造圖文內(nèi)容。2.合理使用使用者應根據(jù)實際工作需要，合理使用圖文資料，避免過度使用或濫用。對于重要的圖文資料，應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。3.使用記錄圖文管理部門應建立圖文使用記錄臺賬，詳細記錄圖文資料的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用范圍等信息。使用記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，以便于查詢和追溯。四、圖文存儲管理（一）存儲方式1.電子存儲企業(yè)應建立統(tǒng)一的電子圖文存儲系統(tǒng)，對各類圖文資料進行集中存儲和管理。電子圖文存儲系統(tǒng)應具備完善的權限管理功能，根據(jù)員工的工作職責和權限，設置不同的訪問級別，確保圖文信息的安全。圖文資料應按照分類、編號等方式進行存儲，便于查找和使用。同時，應定期對電子圖文存儲系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲對于一些重要的紙質(zhì)圖文資料，如合同文件、技術圖紙等，應進行妥善保管。企業(yè)應設立專門的紙質(zhì)圖文檔案室，配備必要的檔案存儲設備，如文件柜、貨架等。紙質(zhì)圖文資料應按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄，便于查閱和管理。（二）存儲安全1.物理安全電子圖文存儲系統(tǒng)應具備安全可靠的硬件設施，如服務器、存儲設備等，并采取必要的物理安全防護措施，如防火、防盜、防潮、防塵等。紙質(zhì)圖文檔案室應保持干燥、通風良好，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。2.網(wǎng)絡安全加強電子圖文存儲系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對訪問電子圖文存儲系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權管理，嚴格控制用戶的訪問權限，防止非法訪問。3.數(shù)據(jù)安全定期對電子圖文數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。對存儲的圖文數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。建立數(shù)據(jù)恢復機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞時能夠及時恢復。（三）存儲期限1.一般圖文資料一般的圖文資料存儲期限為[X]年，存儲期滿后，經(jīng)圖文管理部門審核確認無保存價值的，可以進行銷毀處理。2.重要圖文資料涉及企業(yè)核心業(yè)務、機密信息、知識產(chǎn)權等重要圖文資料的存儲期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。在存儲期限屆滿后，如需繼續(xù)保存，應重新履行審批手續(xù)。五、圖文傳播管理（一）傳播渠道1.內(nèi)部傳播渠道企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，如辦公系統(tǒng)、知識管理平臺等，是圖文資料內(nèi)部傳播的主要渠道。員工可通過這些平臺獲取和分享相關圖文資料。企業(yè)內(nèi)部會議、培訓、講座等活動，也是圖文資料傳播的重要方式。相關部門可在活動中展示和發(fā)放圖文資料，以促進信息的交流和共享。2.外部傳播渠道企業(yè)官方網(wǎng)站、社交媒體平臺等是圖文資料對外傳播的主要渠道。企業(yè)應按照相關規(guī)定和要求，在這些平臺上發(fā)布準確、及時、合法的圖文信息，展示企業(yè)形象和業(yè)務成果。商務合作、項目投標、對外宣傳等活動中，通過向合作伙伴、客戶、媒體等提供圖文資料的方式進行傳播。（二）傳播規(guī)范1.內(nèi)容審核在圖文資料傳播前，必須進行嚴格的內(nèi)容審核，確保圖文內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、企業(yè)政策以及社會道德規(guī)范。審核內(nèi)容包括圖文的準確性、完整性、合法性、適用性等方面，對于涉及敏感信息、機密內(nèi)容的圖文資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行處理。2.傳播范圍控制根據(jù)圖文資料的性質(zhì)和使用目的，合理控制傳播范圍。對于涉及企業(yè)機密或敏感信息的圖文資料，應嚴格限制傳播對象和范圍，防止信息泄露。在對外傳播圖文資料時，應明確標注圖文的來源和版權信息，避免侵權行為。3.傳播效果評估定期對圖文資料的傳播效果進行評估，分析圖文在不同傳播渠道上的閱讀量、轉(zhuǎn)發(fā)量、點贊量等數(shù)據(jù)，了解受眾的反饋和需求。根據(jù)傳播效果評估結果，及時調(diào)整圖文傳播策略和內(nèi)容，提高圖文資料的傳播效果和影響力。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督圖文管理部門負責對企業(yè)圖文管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門圖文制作、使用、存儲和傳播等情況進行抽查。各部門應配合圖文管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關圖文資料和使用記錄等信息。2.審計監(jiān)督企業(yè)審計部門定期對圖文管理工作進行審計，檢查圖文管理流程的執(zhí)行情況、圖文資料的真實性和合規(guī)性等方面的問題。審計部門應根據(jù)審計結果提出改進建議和意見，督促相關部門進行整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處理對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定填寫圖文制作需求申請表、未經(jīng)審核擅自使用圖文資料等，給予警告批評，并責令限期改正