企業(yè)印信管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印信管理，規(guī)范印信使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司的印信管理。（三）定義1.印信：指公司正式對外使用的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。2.印信使用：指在各類文件、合同、協(xié)議、報表、信函等書面材料上加蓋印信的行為。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.專人負責原則：明確專人負責印信的管理，確保印信使用的安全、規(guī)范。3.審批嚴格原則：建立嚴格的印信使用審批制度，未經(jīng)批準不得擅自使用印信。4.登記備案原則：對印信的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進行詳細登記備案。二、印信的刻制與啟用（一）刻制1.公司因工作需要刻制印信時，由使用部門提出申請，填寫《印信刻制申請表》，詳細說明印信名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人批準。3.公司法定代表人批準后，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機關指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制印信。4.刻制完成后，行政部門應及時將印信取回，并進行驗收。驗收內(nèi)容包括印信的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否與申請要求一致，印信是否清晰、完整。（二）啟用1.新刻制的印信啟用前，行政部門應填寫《印信啟用申請表》，詳細說明印信名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人批準。3.公司法定代表人批準后，行政部門應發(fā)布印信啟用通知，明確印信正式啟用的日期、使用范圍等事項。4.印信啟用通知應發(fā)送至公司各部門及下屬子公司，并在公司內(nèi)部公告欄進行公示。三、印信的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、報表、信函等。2.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具等。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關業(yè)務。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、報表、信函等，不得對外使用。（二）使用流程1.申請：使用部門或個人填寫《印信使用申請表》，詳細說明印信使用的事由、文件名稱、文號、份數(shù)、使用日期等信息。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核，確保申請事項真實、合理、合規(guī)。對于涉及重要事項或金額較大的合同、協(xié)議等，還需經(jīng)分管領導審核。3.審批：審核通過后，申請表報公司法定代表人或其授權(quán)人審批。4.用?。航?jīng)審批同意后，使用部門或個人持申請表到印信保管部門辦理用印手續(xù)。印信保管人員應認真核對申請表內(nèi)容與擬用印文件內(nèi)容是否一致，確認無誤后，在文件規(guī)定位置加蓋印信，并在《印信使用登記表》上進行登記。5.登記：《印信使用登記表》應詳細記錄印信使用的日期、事由、文件名稱、文號、份數(shù)、申請人、審批人等信息。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按正常流程進行審批時，使用部門或個人可通過電話、短信等方式向公司法定代表人或其授權(quán)人報告，經(jīng)同意后先進行用印，但事后應及時補辦審批手續(xù)。2.涉及多部門聯(lián)合發(fā)文或簽訂合同的，由主辦部門負責填寫《印信使用申請表》，并按流程進行審批。其他聯(lián)合部門應在申請表上簽字確認。四、印信的保管（一）保管人員1.公司應指定專人負責印信的保管，保管人員應具備責任心強、保密意識高、工作認真細致等條件。2.印信保管人員不得將印信轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印信。（二）保管地點1.印信應存放在安全可靠的地方，配備必要的保險柜、鎖具等安全設施。2.公司公章、合同專用章、財務專用章等重要印信應存放在公司機要室或?qū)ｉT的印章保管室，實行雙人保管制度。（三）保管要求1.印信保管人員應妥善保管印信，確保印信安全。如發(fā)現(xiàn)印信丟失、被盜等情況，應立即向公司報告，并采取相應的措施。2.印信保管人員應定期對印信進行檢查，確保印信清晰、完整，無損壞、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)印信存在問題，應及時報告公司并進行處理。3.印信保管人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露印信的使用情況及相關信息。五、印信的變更與停用（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整等原因需要變更印信的，由行政部門填寫《印信變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人批準。3.公司法定代表人批準后，行政部門應及時辦理印信變更手續(xù)，包括重新刻制印信、收回舊印信等。4.印信變更后，行政部門應發(fā)布印信變更通知，明確新印信的啟用日期、使用范圍等事項。（二）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印信的，由行政部門填寫《印信停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人批準。3.公司法定代表人批準后，行政部門應及時收回停用印信，并進行封存。4.印信停用后，行政部門應發(fā)布印信停用通知，明確印信停用的日期、相關事項的處理方式等。六、印信的銷毀（一）銷毀原因1.因印信磨損、損壞、變更等原因不再使用的印信，應及時進行銷毀。2.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整等原因停用的印信，在保存一定期限后，經(jīng)公司批準可進行銷毀。（二）銷毀流程1.印信保管部門填寫《印信銷毀申請表》，詳細說明印信名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人批準。3.公司法定代表人批準后，由行政部門會同審計部門等相關人員對擬銷毀印信進行清點、核對，并在《印信銷毀登記表》上簽字確認。4.印信銷毀應采用粉碎、熔毀等方式進行，確保印信無法恢復使用。銷毀過程應由專人負責監(jiān)督，并在《印信銷毀登記表》上記錄銷毀情況。5.印信銷毀完成后，《印信銷毀申請表》、《印信銷毀登記表》等相關資料應歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應定期對印信管理情況進行審計檢查，重點檢查印信的刻制、使用、保管、變更、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合公安機關、工商行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供印信管理的相關資料。2.對于相關部門提出的整改要求，公司應認真落實，及時整改到位。八、責任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自刻制、使用、變更、停用、銷毀印信的。2.將印信轉(zhuǎn)借他人使用或擅自委托他人代管印信的。3.因保管不善導致印信丟失、被盜、損壞的。4.違反印信使用流程，擅自加蓋印信的。5.泄露印信使用情況及相關信息的。（二）責任追究1.對于違反印信管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕