公文發(fā)文管理辦法總則目的為加強公司公文發(fā)文管理，確保公文的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來。基本原則1.依法依規(guī)原則：公文的制發(fā)、流轉(zhuǎn)和處理必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.準確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準確無誤，格式應(yīng)符合規(guī)范要求，語言表達應(yīng)嚴謹、簡潔、明了。3.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、迅速，確保信息傳遞的暢通和工作的高效開展。4.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止信息泄露。公文種類1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報：適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。11.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。12.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。14.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。15.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。公文格式一般格式1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。7.標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。特定格式1.信函格式：發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。2.命令（令）格式：發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。發(fā)文流程擬稿1.承辦部門：公文擬稿由相關(guān)承辦部門負責，擬稿人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和要求，認真撰寫，確保公文表述準確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.內(nèi)容審核：擬稿完成后，擬稿人應(yīng)進行自我審核，檢查公文內(nèi)容是否完整、準確，格式是否符合要求。然后提交部門負責人進行審核，部門負責人應(yīng)對公文的內(nèi)容、觀點、格式等進行全面審核，提出修改意見。3.會簽：涉及多個部門的公文，需進行會簽。會簽部門應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽。核稿1.核稿部門：公文核稿由公司辦公室負責。辦公室核稿人員應(yīng)從公文的合法性、規(guī)范性、準確性、完整性等方面進行全面審核。2.審核要點：公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定。公文格式是否規(guī)范，語言表達是否準確、簡潔、明了。公文的行文關(guān)系是否正確，主送機關(guān)、抄送機關(guān)是否準確。公文的附件是否齊全，與正文內(nèi)容是否相符。公文的密級、緊急程度標注是否恰當。簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：公司內(nèi)部一般性公文，由部門負責人簽發(fā)。涉及公司重要事項、重大決策的公文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及公司全局性工作、重要政策的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)要求：簽發(fā)人應(yīng)認真審閱公文內(nèi)容，對公文的真實性、準確性、合法性負責，并簽署明確的意見和姓名、日期。編號公文簽發(fā)后，由公司辦公室負責編號。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。印制1.印制部門：公文印制由公司辦公室負責。辦公室應(yīng)按照公文格式要求，選擇合適的印刷設(shè)備和紙張，確保公文印制質(zhì)量。2.印制要求：公文印制應(yīng)清晰、整潔，格式規(guī)范，不得出現(xiàn)字跡模糊、缺頁、錯頁等問題。涉密公文應(yīng)按照保密要求進行印制，采取相應(yīng)的保密措施。用印1.用印部門：公文用印由公司辦公室負責。辦公室應(yīng)嚴格按照公文簽發(fā)人的意見進行用印，確保印章使用的準確性和嚴肅性。2.用印要求：用印前應(yīng)檢查公文內(nèi)容是否完整、準確，格式是否符合要求，簽發(fā)手續(xù)是否齊全。用印應(yīng)端正、清晰，不得模糊、歪斜。涉密公文用印應(yīng)在指定的保密場所進行，防止印章被盜用或濫用。分發(fā)1.分發(fā)部門：公文分發(fā)由公司辦公室負責。辦公室應(yīng)根據(jù)公文的主送機關(guān)、抄送機關(guān)，及時、準確地將公文分發(fā)到相關(guān)部門和單位。2.分發(fā)要求：公文分發(fā)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的范圍進行，不得擅自擴大或縮小分發(fā)范圍。分發(fā)公文時應(yīng)做好登記，記錄公文的分發(fā)時間、份數(shù)、去向等信息。發(fā)文管理發(fā)文登記1.登記內(nèi)容：公司辦公室應(yīng)建立公文發(fā)文登記簿，對公文的發(fā)文日期、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、份數(shù)、密級、緊急程度、簽發(fā)人、印發(fā)日期等信息進行詳細登記。2.登記要求：發(fā)文登記應(yīng)及時、準確，確保公文信息的完整和可追溯。發(fā)文歸檔1.歸檔部門：公文辦理完畢后，由公司辦公室負責將公文原件及相關(guān)材料進行歸檔。2.歸檔要求：歸檔公文應(yīng)齊全、完整，包括公文正文、附件、發(fā)文稿紙、簽批單等。歸檔公文應(yīng)按照一定的分類標準進行整理，便于查閱和保管。歸檔公文應(yīng)定期移交公司檔案管理部門，由檔案管理部門進行集中保管。發(fā)文保密1.保密措施：涉密公文應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人傳遞、限制閱讀范圍等保密措施，防止公文信息泄露。2.保密責任：公文起草、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)等各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對公文內(nèi)容保密負責。如因工作失誤導(dǎo)致公文信息泄露，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責任。發(fā)文監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.監(jiān)督部門：公司辦公室負責對公文發(fā)文管理情況進行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容：公文發(fā)文流程是否符合規(guī)定要求。公文格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否準確。發(fā)文登記、歸檔等管理工作是否落實到位。考核評價1.考核部門：公司辦公室會同人力資源部門對各部門公文發(fā)文管理工作進行考核評價。2.考核指標：公文質(zhì)量：包括公文內(nèi)容的準確性、規(guī)范性、完整性等。發(fā)文效率：包括公文擬稿、審