內(nèi)部資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部資料的管理，確保資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高公司運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中所涉及的內(nèi)部資料的管理。（三）定義1.內(nèi)部資料：指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)運作、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)核算等活動中產(chǎn)生或獲取的，具有一定保存價值的文件、數(shù)據(jù)、記錄、報表、報告、合同、協(xié)議等各類信息載體。2.密級劃分：根據(jù)內(nèi)部資料的重要性和保密性，分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級資料是公司最為核心和敏感的信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失；機密級資料涉及公司重要業(yè)務(wù)和關(guān)鍵信息，泄露可能導(dǎo)致公司較大損失；秘密級資料是一般性的重要信息，泄露可能對公司產(chǎn)生一定影響。（四）管理原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保內(nèi)部資料管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類內(nèi)部資料，保證資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準確、可靠，數(shù)據(jù)記錄清晰無誤，避免虛假或錯誤信息的產(chǎn)生和傳播。4.保密性原則：根據(jù)資料密級采取相應(yīng)的保密措施，防止資料泄露，保護公司的商業(yè)秘密和核心競爭力。5.便利性原則：在確保資料安全和保密的前提下，優(yōu)化資料管理流程，提高資料查詢、使用和傳遞的效率，方便員工工作。二、資料的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等文件。2.業(yè)務(wù)文檔類：涵蓋市場營銷、銷售、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、物流等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的合同、訂單、發(fā)票、報表、分析報告等資料。3.技術(shù)資料類：包含產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)標準、專利文件等與技術(shù)相關(guān)的資料。4.財務(wù)資料類：涉及財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)領(lǐng)域的資料。5.人力資源資料類：如員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件、薪酬福利報表等與人力資源管理相關(guān)的資料。6.其他資料類：除上述類別外的其他內(nèi)部資料，如會議紀要、活動記錄、客戶資料、供應(yīng)商資料等。（二）編號為便于資料的識別、檢索和管理，對每類資料進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“部門代碼+年份+流水號”的形式。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設(shè)定兩位數(shù)字代碼，如行政部為“01”，財務(wù)部為“02”等。3.年份：取資料產(chǎn)生年份的后兩位數(shù)字，如2023年產(chǎn)生的資料編號中年份部分為“23”。4.流水號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，為每一份資料賦予一個四位數(shù)的流水號，從“0001”開始遞增。例如，行政部在2023年發(fā)布的第5份文件編號為“01230005”。三、資料的收集與整理（一）收集1.明確責(zé)任部門：各部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集工作，指定專人作為資料收集責(zé)任人，確保資料收集的及時性和準確性。2.定期收集：資料收集責(zé)任人應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期收集各類資料。如業(yè)務(wù)部門每周收集一次本周業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的資料，技術(shù)部門每月整理一次技術(shù)研發(fā)過程中的相關(guān)資料等。3.特殊情況收集：對于臨時性、突發(fā)性事件或項目產(chǎn)生的資料，相關(guān)部門應(yīng)及時進行收集，并在事件或項目結(jié)束后一個工作日內(nèi)將資料提交至資料管理部門。（二）整理1.分類整理：資料收集后，按照本辦法規(guī)定的分類標準進行整理，將同一類別的資料集中存放。2.資料編目：對每份資料編制詳細的目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括資料編號、名稱、日期、來源、密級等信息，以便于快速檢索和查閱。3.裝訂與歸檔：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進行整齊裝訂，并在封面注明資料編號、名稱、日期等信息；對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的存儲路徑和命名規(guī)則進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引文件。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料存儲：設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，按照資料類別和編號順序進行存放，便于查找和管理。2.電子資料存儲：采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備（如硬盤、磁帶等）相結(jié)合的方式，對電子資料進行備份存儲。服務(wù)器應(yīng)設(shè)置安全訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。同時，定期對電子資料進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）保管期限1.行政文件類：重要規(guī)章制度、長期規(guī)劃等資料保管期限為永久；一般性通知、通報等保管期限為5年。2.業(yè)務(wù)文檔類：合同、訂單等涉及公司重大業(yè)務(wù)交易的資料保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束后10年；一般性業(yè)務(wù)報表、分析報告等保管期限為3年。3.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標準等保管期限為自產(chǎn)品停產(chǎn)或技術(shù)更新后10年；臨時性技術(shù)方案等保管期限為2年。4.財務(wù)資料類：會計憑證、財務(wù)報表等保管期限按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年；稅務(wù)資料等保管期限為自納稅申報結(jié)束后5年。5.人力資源資料類：員工檔案保管期限為員工離職后5年；其他人力資源資料保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為3年。6.其他資料類：會議紀要、活動記錄等保管期限為3年；客戶資料、供應(yīng)商資料等保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定，一般為自業(yè)務(wù)結(jié)束后35年。（三）密級保管1.絕密級資料：實行專人專柜保管，嚴格限制接觸人員范圍，如需查閱或使用，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并在專門的登記冊上進行詳細記錄。2.機密級資料：存放在專門的保密文件柜中，由專人負責(zé)管理。查閱或使用時，需經(jīng)部門負責(zé)人批準，并進行登記。3.秘密級資料：按照普通資料進行分類存放，但在借閱和使用過程中，仍需進行必要的登記手續(xù)，以確保資料的可追溯性。五、資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱內(nèi)部資料的，可向資料管理部門提出申請。一般資料經(jīng)部門負責(zé)人批準后即可查閱；涉及密級資料的，需按照密級審批流程進行審批，絕密級資料須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，機密級資料經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，秘密級資料經(jīng)部門負責(zé)人批準。2.外部查閱：如有外部單位或個人因合作、審計、調(diào)查等原因需要查閱公司內(nèi)部資料的，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門負責(zé)人審核，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對查閱范圍和使用方式進行嚴格限制，確保資料安全。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《內(nèi)部資料查閱申請表》，詳細注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并按照審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：資料管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，按照規(guī)定的審批流程提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在申請表上加蓋審批章，并注明批準意見和批準時間。3.查閱：查閱人憑審批通過的申請表到資料管理部門查閱資料。資料管理人員應(yīng)根據(jù)申請表上注明的查閱范圍和時間，為查閱人提供相應(yīng)的資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督。查閱人不得擅自將資料帶出指定查閱地點，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，須經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.歸還：查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門。資料管理人員對歸還的資料進行檢查，確保資料完整無缺后，在申請表上注明歸還時間并簽字確認。（三）使用限制1.查閱人只能將資料用于申請時注明的目的，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關(guān)人員。2.如需對查閱的資料進行引用或?qū)ν獍l(fā)布，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門審核，并按照公司信息發(fā)布管理規(guī)定進行審批。嚴禁未經(jīng)授權(quán)將公司內(nèi)部資料提供給競爭對手或其他外部機構(gòu)。六、資料的傳遞與共享（一）傳遞方式1.紙質(zhì)資料傳遞：對于需要在部門之間傳遞的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用專人送達或通過公司內(nèi)部文件傳遞渠道進行傳遞，并做好交接登記手續(xù)。交接雙方應(yīng)在傳遞記錄上簽字確認，注明傳遞資料的名稱、編號、數(shù)量、傳遞時間等信息，確保資料傳遞的準確性和可追溯性。2.電子資料傳遞：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子郵件等方式進行電子資料傳遞。發(fā)送電子資料時，應(yīng)確保資料的完整性和準確性，并在郵件主題或系統(tǒng)備注中注明資料名稱、編號、密級等關(guān)鍵信息。接收方收到電子資料后，應(yīng)及時進行確認，并按照規(guī)定的存儲方式進行保存。對于涉及密級的電子資料，應(yīng)采用加密傳輸方式，并嚴格控制訪問權(quán)限。（二）共享范圍1.部門內(nèi)部共享：各部門根據(jù)工作需要，可在部門內(nèi)部設(shè)定資料共享范圍，允許部門內(nèi)員工查閱和使用相關(guān)資料。部門負責(zé)人應(yīng)明確共享資料的類別、密級和使用權(quán)限，并報資料管理部門備案。2.跨部門共享：對于因工作協(xié)作需要在不同部門之間共享的資料，由資料產(chǎn)生部門提出共享申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，確定共享范圍和使用權(quán)限。共享資料應(yīng)在資料管理部門進行登記，并建立共享資料清單，以便于跟蹤和管理。（三）共享管理1.資料共享過程中，共享部門應(yīng)負責(zé)對共享資料的安全性和完整性進行監(jiān)督，確保共享資料的正確使用和妥善保管。2.共享資料的使用人員應(yīng)嚴格遵守公司資料管理規(guī)定，不得擅自將共享資料泄露給外部人員或用于非工作目的。3.如共享資料的內(nèi)容發(fā)生變更或不再需要共享時，共享部門應(yīng)及時通知資料管理部門進行調(diào)整，并收回相關(guān)資料的共享權(quán)限。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且經(jīng)過資料管理部門審核確認無繼續(xù)保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致部分資料不再適用，且已無保存必要的。3.資料內(nèi)容涉及違法違規(guī)或商業(yè)秘密已泄露，可能對公司造成嚴重不良影響，需要進行銷毀處理的。（二）銷毀流程1.申請：資料管理部門定期對達到銷毀條件的資料進行清理，并填寫《內(nèi)部資料銷毀申請表》，詳細注明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及密級資料的銷毀申請，需按照密級審批流程進行，絕密級資料須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，機密級資料經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，秘密級資料經(jīng)部門負責(zé)人批準。3.銷毀實施：審批通過后，資料管理部門負責(zé)組織銷毀工作。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子資料，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并填寫《內(nèi)部資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.監(jiān)銷確認：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《內(nèi)部資料銷毀記錄》上簽字確認，證明資料已被成功銷毀?！秲?nèi)部資料銷毀申請表》、《內(nèi)部資料銷毀記錄》等相關(guān)文件應(yīng)作為檔案進行保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司設(shè)立內(nèi)部資料管理監(jiān)督小組，由資料管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門資料管理聯(lián)絡(luò)人。監(jiān)督小組定期對公司內(nèi)部資料管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保資料管理工作符合本辦法規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定的流程和標準執(zhí)行。2.資料的查閱、使用、傳遞、共享等過程是否符合審批權(quán)限和使用限制要求。3.資料的密級劃分和保密措施是否落實到位，有無資料泄露情況發(fā)生。4.資料銷毀工作是否按照規(guī)定的條件和流程進