出納物資管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資管理，規(guī)范出納工作流程，確保公司物資的安全、完整與合理使用，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物資采購、存儲、使用及處置過程中與出納相關(guān)的工作。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保物資管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則出納記錄必須準確無誤，保證物資賬目與實際情況相符。3.及時性原則及時處理物資管理過程中的資金收付業(yè)務(wù)，不得拖延。4.安全性原則保障物資及資金的安全，防止出現(xiàn)丟失、損壞、挪用等情況。二、物資采購管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計價格等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購內(nèi)容進行初步審核，確認是否符合公司實際需求及預(yù)算安排。2.對于金額較大的采購項目，需提交公司管理層進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。（三）采購合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商協(xié)商確定采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款后，簽訂采購合同。2.采購合同需明確雙方的權(quán)利義務(wù)，特別是關(guān)于物資驗收、付款方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將副本交給出納部門備案。（四）付款管理1.出納人員根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請需附采購合同副本、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證。2.對于貨到付款的情況，出納人員在收到驗收合格的證明后，按照合同約定支付貨款。3.對于預(yù)付款項，出納人員需嚴格控制預(yù)付款比例和金額，確保預(yù)付款的安全。在收到供應(yīng)商發(fā)貨及相關(guān)憑證后，及時沖減預(yù)付款項。4.付款時，出納人員應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等合規(guī)方式進行支付，并妥善保存付款憑證。三、物資驗收管理（一）驗收流程1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門準備驗收工作。2.驗收人員根據(jù)采購合同及相關(guān)標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行逐一核對。3.驗收合格后，驗收人員填寫物資驗收單，并簽字確認。驗收單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。（二）驗收差異處理1.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等差異情況，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通解決。2.采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商補貨、換貨或退貨等處理方式，并將處理結(jié)果及時反饋給出納部門。3.對于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨，出納人員應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)規(guī)定，辦理退款手續(xù)。四、物資存儲管理（一）倉庫設(shè)置與管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的倉庫，用于存放各類物資。倉庫應(yīng)具備良好的存儲條件，確保物資不受損壞。2.倉庫管理人員負責(zé)物資的日常保管工作，建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況。3.倉庫應(yīng)定期進行盤點，確保物資賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)及時上報財務(wù)部門。（二）物資出入庫管理1.物資入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收單辦理入庫手續(xù)，在物資臺賬上記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.物資出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的物資領(lǐng)用單辦理出庫手續(xù)，確保物資領(lǐng)用手續(xù)齊全。3.物資領(lǐng)用單應(yīng)注明領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)領(lǐng)用部門負責(zé)人簽字確認。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門應(yīng)建立物資領(lǐng)用登記制度，詳細記錄物資的領(lǐng)用情況。2.物資領(lǐng)用應(yīng)遵循“按需領(lǐng)用、節(jié)約使用”的原則，嚴禁浪費。3.對于貴重物資或限量使用的物資，應(yīng)實行審批領(lǐng)用制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量。（二）使用監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對各部門物資使用情況進行檢查，確保物資使用合理合規(guī)。2.如發(fā)現(xiàn)物資使用過程中存在浪費、挪用等違規(guī)行為，應(yīng)及時責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、物資處置管理（一）報廢處理1.對于已損壞、過期或不再使用的物資，由使用部門提出報廢申請。2.報廢申請需詳細說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門會同相關(guān)部門對報廢物資進行核實，確認無誤后，報公司管理層審批。4.經(jīng)批準報廢的物資，由倉庫管理人員負責(zé)清理，并在物資臺賬上進行注銷。報廢物資的處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。（二）出售處理1.對于閑置或尚可使用的物資，公司可根據(jù)實際情況進行出售。2.出售物資應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行詢價、定價，并簽訂出售合同。3.出售物資的收入應(yīng)及時入賬，出納人員根據(jù)合同約定及收款情況進行賬務(wù)處理。七、物資盤點管理（一）盤點計劃1.財務(wù)部門應(yīng)制定年度物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等安排。2.盤點計劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對物資進行實地盤點，詳細記錄物資的實際數(shù)量、狀態(tài)等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并編制盤點差異報告。（三）盤點結(jié)果處理1.財務(wù)部門根據(jù)盤點差異報告，進行賬務(wù)調(diào)整，確保物資賬目準確無誤。2.對于因管理不善等原因?qū)е碌谋P虧損失，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行處理。八、財務(wù)核算與報表（一）核算要求1.出納人員應(yīng)按照國家財務(wù)會計準則和公司財務(wù)制度，對物資管理過程中的資金收付進行準確核算。2.物資采購、驗收、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)的相關(guān)憑證應(yīng)及時入賬，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（二）報表編制1.財務(wù)部門應(yīng)定期編制物資管理相關(guān)報表，如物資采購明細表、物資庫存報表、物資使用情況報表等。2.報表應(yīng)真實反映公司物資管理的實際情況，為公司管理層提供決策依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資管理情況進行審計，檢查物資采購、驗收、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督1.財務(wù)部門負責(zé)對物資管理過程中的資金收付情況進行日常監(jiān)督，確保資金安全和使用合規(guī)。2.各部門應(yīng)配合財務(wù)