分購管理暫行辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司分購業(yè)務(wù)的管理，確保分購活動合法、合規(guī)、有序進行，提高資源利用效率，降低采購成本，保障公司運營的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的分購業(yè)務(wù)活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備耗材、服務(wù)采購等各類分購事項?；驹瓌t1.合法性原則：分購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保交易行為合法有效。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行分購操作，保證程序合規(guī)。3.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理分購實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.公開公平公正原則：分購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有參與供應(yīng)商，確保公正選擇合作方。分購計劃與預(yù)算管理分購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實際情況，提前制定年度分購計劃。分購計劃應(yīng)明確分購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息。2.年度分購計劃需經(jīng)部門負責人審核后報公司采購管理部門匯總。采購管理部門對各部門分購計劃進行綜合平衡和審核，形成公司年度分購計劃草案，提交公司管理層審批。3.經(jīng)批準的年度分購計劃應(yīng)作為分購業(yè)務(wù)開展的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴格按照計劃執(zhí)行。如遇特殊情況需要調(diào)整分購計劃，應(yīng)提前向采購管理部門提出申請，經(jīng)審批后進行調(diào)整。分購預(yù)算管理1.分購預(yù)算是分購計劃的資金保障，各部門應(yīng)根據(jù)分購計劃編制相應(yīng)的分購預(yù)算。分購預(yù)算應(yīng)明確各項分購項目的資金額度，并確保預(yù)算的合理性和準確性。2.分購預(yù)算需經(jīng)部門負責人審核后報公司財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司整體財務(wù)狀況和資金安排，對分購預(yù)算進行審核和調(diào)整，形成公司年度分購預(yù)算草案，提交公司管理層審批。3.經(jīng)批準的年度分購預(yù)算應(yīng)嚴格執(zhí)行，各部門不得超預(yù)算進行分購。如因特殊原因需要追加預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進行申請和審批。分購流程管理分購申請1.各部門根據(jù)分購計劃和實際需求，填寫分購申請表。分購申請表應(yīng)包括分購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。2.分購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購管理部門。采購管理部門對分購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括申請的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等。供應(yīng)商選擇與采購1.采購管理部門根據(jù)分購申請，通過多種渠道選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.采購管理部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價函或招標邀請書，要求供應(yīng)商提供報價或投標文件。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價或提交投標文件。3.采購管理部門對供應(yīng)商的報價或投標文件進行評審，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評審結(jié)果應(yīng)記錄在案，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。到貨驗收1.采購管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好到貨驗收準備工作。到貨時，采購管理部門、使用部門和質(zhì)量檢驗部門共同對貨物進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。3.對于驗收不合格的貨物，采購管理部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期更換或處理。如供應(yīng)商未能按時解決問題，采購管理部門有權(quán)采取相應(yīng)措施，如扣除貨款、終止合同等。付款結(jié)算1.貨物驗收合格后，采購管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、合同編號、付款金額、付款方式等內(nèi)容。2.付款申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況、資金安排等。審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定進行付款結(jié)算。3.財務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對賬目，確保付款準確無誤。如發(fā)現(xiàn)付款問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決，并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。分購風險管理風險識別與評估1.采購管理部門應(yīng)定期對分購業(yè)務(wù)進行風險識別和評估，識別可能存在的風險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律合規(guī)風險等。2.針對識別出的風險因素，采購管理部門應(yīng)進行風險評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商管理風險應(yīng)對：加強供應(yīng)商的選擇、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核評價。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商行為。2.質(zhì)量風險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對貨物進行抽檢或全檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時采取退貨、換貨等措施。3.價格波動風險應(yīng)對：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格變化情況及時調(diào)整采購價格。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂長期合作協(xié)議，穩(wěn)定采購價格。4.法律合規(guī)風險應(yīng)對：加強對分購業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)的學習和培訓，確保分購活動合法合規(guī)。在采購合同中明確雙方的法律責任和義務(wù)，避免法律糾紛。對于重大分購項目，可咨詢專業(yè)法律意見。分購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對分購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括分購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、合同履行情況、資金使用情況等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。外部審計1.公司應(yīng)定期聘請外部審計機構(gòu)對分購業(yè)務(wù)進行審計，確保分購活動符合法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，出具審計意見，對公司分購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制和風險管理提出改進建議。公司應(yīng)認真對待外部審計意見，積極采取措施進行整改。信息管理分購信息收集1.采購管理部門應(yīng)建立分購信息收集制度，及時收集與分購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括供應(yīng)商信息、采購合同信息、驗收報告信息、付款信息等。2.分購信息收集應(yīng)確保準確、完整、及時，信息來源應(yīng)可靠。采購管理部門應(yīng)定期對收集的分購信息進行整理和歸檔，建立分購信息數(shù)據(jù)庫。分購信息共享1.分購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)實現(xiàn)內(nèi)部共享，各部門可根據(jù)工作需要查詢和使用相關(guān)分購