代付款項管理辦法一、總則（一）目的為加強公司代付款項的管理，規(guī)范代付款業(yè)務流程，防范財務風險，保障公司資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在經(jīng)營活動中發(fā)生的代付款項業(yè)務。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則代付款項業(yè)務必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關財經(jīng)制度，確保業(yè)務操作合法合規(guī)。2.風險可控原則在代付款項過程中，要充分評估風險，采取有效措施防范風險，保障公司資金安全。3.權責明確原則明確各部門在代付款項業(yè)務中的職責和權限，做到責任清晰，避免推諉扯皮。4.規(guī)范操作原則代付款項業(yè)務應按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保業(yè)務處理的準確性和規(guī)范性。二、代付款項的定義及范圍（一）定義代付款項是指公司根據(jù)合同約定或其他合法事由，代替付款義務人向收款方支付款項的行為。（二）范圍1.采購業(yè)務中代供應商支付的貨款、運費、稅費等。2.工程建設項目中代施工單位支付的材料款、設備款、工程款等。3.租賃合同中代承租方支付的租金、物業(yè)費等。4.其他經(jīng)公司批準的代付款項。三、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責提出代付款項申請，提供相關合同、協(xié)議等資料，并對資料的真實性、完整性和合法性負責。2.跟蹤代付款項的執(zhí)行情況，及時與收款方溝通協(xié)調(diào)，確?？铐椫Ц稖蚀_、及時。3.對代付款項業(yè)務中出現(xiàn)的問題及時向財務部門反饋，并配合財務部門進行調(diào)查處理。（二）財務部門1.負責代付款項的審核工作，審核申請資料是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準確，付款時間是否符合合同約定等。2.辦理代付款項的支付手續(xù)，確保資金支付安全、準確。3.對代付款項進行賬務處理，定期與業(yè)務部門核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.負責代付款項的統(tǒng)計分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）審計部門1.負責對代付款項業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查業(yè)務流程是否合規(guī)，內(nèi)部控制是否有效。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（四）法務部門1.負責對代付款項業(yè)務涉及的合同、協(xié)議等法律文件進行審核，確保其合法有效。2.為代付款項業(yè)務提供法律咨詢服務，防范法律風險。四、代付款項申請與審批（一）申請1.業(yè)務部門在發(fā)生代付款項業(yè)務前，應填寫《代付款項申請表》，詳細說明代付款項的事由、金額、收款方信息、付款時間等內(nèi)容，并附上相關合同、協(xié)議、發(fā)票等資料。2.《代付款項申請表》應由業(yè)務部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）初審1.業(yè)務部門將《代付款項申請表》及相關資料提交至財務部門，財務部門對申請資料進行初審。2.初審內(nèi)容包括申請資料是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準確，付款時間是否符合合同約定等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更正資料。（三）審核1.財務部門初審通過后，將《代付款項申請表》及相關資料提交至分管領導進行審核。2.分管領導應根據(jù)公司相關規(guī)定和業(yè)務實際情況，對代付款項的必要性、合理性、合規(guī)性進行審核，并簽署審核意見。（四）審批1.分管領導審核通過后，將《代付款項申請表》及相關資料提交至總經(jīng)理進行審批。2.總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營情況和資金狀況，對代付款項進行最終審批。如涉及重大代付款項，需提交公司董事會審議通過。五、代付款項支付（一）支付準備1.財務部門根據(jù)總經(jīng)理審批通過的《代付款項申請表》，安排資金，確?？铐椫Ц稌r資金足額到位。2.財務部門核對收款方信息，確保收款方名稱、賬號、開戶行等信息準確無誤。（二）支付方式1.代付款項的支付方式應根據(jù)合同約定和實際情況選擇，可采用銀行轉賬、支票、匯票等方式。2.采用銀行轉賬方式支付的，應通過公司網(wǎng)上銀行或銀行柜臺進行操作，并確保轉賬信息準確無誤。3.采用支票、匯票等方式支付的，應按照票據(jù)管理規(guī)定進行開具、交付和背書轉讓等操作，確保票據(jù)安全。（三）支付記錄1.財務部門在代付款項支付完成后，應及時進行賬務處理，記錄代付款項的支付時間、金額、收款方等信息。2.財務部門應定期與業(yè)務部門核對代付款項賬目，確保雙方賬目一致。六、代付款項的跟蹤與監(jiān)控（一）跟蹤1.業(yè)務部門負責跟蹤代付款項的執(zhí)行情況，及時了解款項是否已支付到賬，收款方是否已確認收到款項等信息。2.如發(fā)現(xiàn)代付款項執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務部門應及時與收款方溝通協(xié)調(diào)，并向財務部門反饋。（二）監(jiān)控1.財務部門負責對代付款項進行監(jiān)控，定期檢查代付款項的支付情況和資金流向，確保資金安全。2.如發(fā)現(xiàn)代付款項存在異常情況，財務部門應及時進行調(diào)查核實，并采取相應措施進行處理。七、代付款項的對賬與核銷（一）對賬1.財務部門應定期與業(yè)務部門、收款方進行對賬，核對代付款項的金額、支付時間、收款情況等信息。2.對賬周期一般為每月或每季度，具體由財務部門根據(jù)實際情況確定。（二）核銷1.代付款項支付完成且雙方對賬無誤后，業(yè)務部門應及時辦理核銷手續(xù)。2.核銷時，業(yè)務部門應填寫《代付款項核銷申請表》，附上相關支付憑證和對賬單等資料，提交至財務部門審核。3.財務部門審核通過后，對代付款項進行核銷處理，并在財務賬目中予以記錄。八、風險防范與控制（一）風險識別1.業(yè)務部門、財務部門等應定期對代付款項業(yè)務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如合同風險、信用風險、資金風險等。2.風險識別應貫穿于代付款項業(yè)務的全過程，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，確定風險的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性與定量相結合的方法，為風險應對提供依據(jù)。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如加強合同管理、完善信用評估體系、優(yōu)化資金安排等。2.對重大風險事項，應及時向公司領導匯報，并采取有效措施進行防范和控制。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計部門定期對代付款項業(yè)務進行內(nèi)部審計，檢查業(yè)務流程是否合規(guī)，內(nèi)部控制是否有效，風險防范措施是否落實等。2.內(nèi)部審計應形成審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）財務檢查1.財務部門定期對代付款項業(yè)務進行財務檢查，檢查賬務處理是否準確、規(guī)范，資金支付是否安全等。2.財務檢查應形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并跟蹤整改情況。（三）外部監(jiān)督1.接受國家有關部門、監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查，積極配合相關工作。2.