公司簽樣管理辦法一、總則（一）目的為加強公司簽樣管理，規(guī)范簽樣流程，確保簽樣的準確性、完整性和可追溯性，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和業(yè)務活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及簽樣的所有業(yè)務活動，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確性原則：簽樣應準確反映產(chǎn)品或業(yè)務的實際情況，確保相關(guān)信息真實可靠。2.完整性原則：簽樣文件應包含所有必要的信息，如產(chǎn)品規(guī)格、技術(shù)要求、質(zhì)量標準、簽字確認等，確保無遺漏。3.可追溯性原則：簽樣記錄應清晰、完整，便于查詢和追溯簽樣過程及相關(guān)責任人。4.合規(guī)性原則：簽樣活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。二、簽樣的定義與分類（一）定義簽樣是指在公司業(yè)務活動中，對產(chǎn)品、文件、方案等進行簽字確認，以表明其符合相關(guān)要求或已得到認可的行為。（二）分類1.產(chǎn)品簽樣研發(fā)階段簽樣：在產(chǎn)品研發(fā)過程中，對樣品進行的簽字確認，以驗證產(chǎn)品設(shè)計的可行性和性能指標是否達到要求。生產(chǎn)階段簽樣：在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，對首件產(chǎn)品、批量產(chǎn)品等進行的簽字確認，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合生產(chǎn)標準。成品簽樣：對最終成品進行的簽字確認，作為產(chǎn)品合格交付的依據(jù)。2.文件簽樣合同簽樣：對公司簽訂的各類合同進行簽字確認，明確雙方權(quán)利義務。文件審批簽樣：對公司內(nèi)部發(fā)布的各類文件，如規(guī)章制度、報告、計劃等進行審批簽字，確保文件內(nèi)容準確、合規(guī)。3.方案簽樣項目方案簽樣：對公司承接的各類項目方案進行簽字確認，確保方案的可行性和有效性。營銷方案簽樣：對公司制定的營銷方案進行簽字確認，為營銷活動的開展提供指導。三、簽樣流程（一）簽樣申請1.申請人填寫簽樣申請表：申請人應詳細填寫簽樣申請表，包括簽樣名稱、簽樣類型、簽樣內(nèi)容、申請日期、預計完成日期等信息，并附上相關(guān)的文件、資料或樣品。2.提交申請：申請人將簽樣申請表提交至所在部門負責人審核。（二）部門審核1.部門負責人審核：所在部門負責人對簽樣申請進行審核，重點審核簽樣的必要性、完整性和合規(guī)性。如審核通過，在申請表上簽字并注明審核意見，然后提交至相關(guān)職能部門或?qū)徟恕?.特殊情況說明：對于涉及多個部門或跨部門的簽樣申請，部門負責人應組織相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保簽樣申請的順利進行。如遇特殊情況，部門負責人應及時向上級領(lǐng)導匯報，并說明情況和建議解決方案。（三）職能部門審核（如需）1.相關(guān)職能部門審核：根據(jù)簽樣類型和業(yè)務性質(zhì)，相關(guān)職能部門對簽樣申請進行審核。例如，質(zhì)量部門對產(chǎn)品簽樣進行質(zhì)量標準審核，法務部門對合同簽樣進行法律條款審核等。職能部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并在申請表上簽字注明審核意見。2.反饋審核意見：職能部門如發(fā)現(xiàn)簽樣申請存在問題或不符合要求，應及時與申請人溝通，提出修改意見或建議。申請人應根據(jù)審核意見進行修改完善后，重新提交簽樣申請。（四）審批1.審批人審批：根據(jù)簽樣的重要性和涉及范圍，由相應的審批人進行審批。審批人應認真審查簽樣申請的內(nèi)容，做出同意、不同意或要求補充修改等審批意見，并簽字確認。2.多級審批：對于重大簽樣事項，可能需要經(jīng)過多級審批。審批流程應嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保簽樣決策的科學性和準確性。（五）簽樣實施1.準備簽樣文件或樣品：申請人根據(jù)簽樣申請表的要求，準備好簽樣所需的文件、資料或樣品。確保簽樣內(nèi)容完整、準確，符合相關(guān)標準和要求。2.組織簽樣會議（如需）：對于涉及多個部門或人員的簽樣活動，可組織簽樣會議。在會議上，由申請人介紹簽樣內(nèi)容和要求，參會人員進行討論、確認，并在相關(guān)文件或樣品上簽字。3.簽字確認：簽樣人員按照規(guī)定的簽字位置和順序，對簽樣文件或樣品進行簽字確認。簽字應清晰、完整，能夠準確代表簽樣人員的身份和意見。（六）簽樣記錄與存檔1.記錄簽樣信息：簽樣完成后，申請人應及時記錄簽樣的相關(guān)信息，包括簽樣日期、簽樣人員、簽樣內(nèi)容、簽樣結(jié)果等，并填寫簽樣記錄表格。2.整理簽樣文件：將簽樣過程中涉及的所有文件、資料、樣品等進行整理，按照編號順序裝訂成冊或分類存放。確保簽樣文件的完整性和可查閱性。3.存檔管理：簽樣記錄和文件由專人負責存檔管理，建立簽樣檔案。簽樣檔案應妥善保管，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。以便在需要時能夠及時查閱簽樣歷史記錄，追溯簽樣過程和相關(guān)信息。四、簽樣人員職責（一）申請人職責1.負責簽樣申請的發(fā)起，確保填寫的簽樣申請表內(nèi)容真實、準確、完整。2.按照簽樣流程要求，及時準備好簽樣所需的文件、資料或樣品，并保證其符合相關(guān)標準和要求。3.組織簽樣會議（如需），協(xié)調(diào)參會人員對簽樣內(nèi)容進行討論和確認。4.根據(jù)審核意見和審批要求，對簽樣申請進行修改完善，確保簽樣活動順利進行。5.負責簽樣記錄的填寫和簽樣文件的整理、提交存檔工作。（二）部門負責人職責1.對本部門的簽樣申請進行初審，審核簽樣的必要性、完整性和合規(guī)性。2.組織協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間的簽樣溝通工作，確保簽樣活動涉及的各項工作順利開展。3.對簽樣申請?zhí)岢鰧徍艘庖?，如同意則簽字提交至相關(guān)職能部門或?qū)徟?；如不同意，應明確指出問題并要求申請人進行修改。（三）職能部門審核人員職責1.根據(jù)本部門職能和相關(guān)標準、規(guī)定，對簽樣申請進行專業(yè)審核。2.認真審查簽樣內(nèi)容，包括產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)要求、法律條款、業(yè)務流程等方面，確保簽樣符合要求。3.及時與申請人溝通審核意見，提出修改建議或要求，協(xié)助申請人完善簽樣申請。4.在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并在簽樣申請表上簽字注明審核意見。（四）審批人職責1.根據(jù)簽樣的重要性和涉及范圍，對簽樣申請進行最終審批。2.全面審查簽樣申請的各項內(nèi)容，綜合考慮公司利益、業(yè)務需求、法律法規(guī)等因素，做出準確的審批決策。3.對審批通過的簽樣申請承擔相應的責任，確保簽樣活動的合規(guī)性和有效性。4.在簽樣申請表上簽字確認審批意見，明確表明同意、不同意或要求補充修改等態(tài)度。（五）簽樣人員職責1.嚴格按照簽樣流程和要求，對簽樣文件或樣品進行簽字確認。2.認真核對簽樣內(nèi)容，確保其與簽樣申請表及相關(guān)文件、資料一致，符合規(guī)定要求。3.對簽樣結(jié)果負責，如發(fā)現(xiàn)簽樣存在問題或不符合要求，應及時提出并協(xié)助解決。五、簽樣文件與資料管理（一）文件格式與規(guī)范1.簽樣文件應采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，確保文件的規(guī)范性和一致性。2.文件內(nèi)容應清晰、準確、完整，語言表達規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。3.對于涉及圖形、圖表、數(shù)據(jù)等內(nèi)容的簽樣文件，應確保其清晰可讀，數(shù)據(jù)準確無誤，并注明來源和解釋說明。（二）文件編號與標識1.為便于簽樣文件的管理和查詢，應對簽樣文件進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映簽樣的類型、年份、順序等信息。2.在簽樣文件上應明確標注文件編號、簽樣日期、簽樣人員、版本號等標識信息，確保文件的可追溯性。3.對于電子文件，應按照公司電子文檔管理規(guī)定進行命名和分類存儲，確保文件名和文件夾結(jié)構(gòu)能夠清晰反映文件內(nèi)容和簽樣信息。（三）文件存儲與保管1.簽樣文件應按照類別和時間順序進行分類整理，并存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保簽樣文件的安全保存。電子存儲設(shè)備應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.簽樣文件的存儲環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，避免文件受到損壞或變質(zhì)。4.嚴格限制簽樣文件的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自查閱、復制或修改簽樣文件。確因工作需要查閱簽樣文件的，應按照公司規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（四）文件更新與廢止1.隨著業(yè)務的發(fā)展和相關(guān)要求的變化，簽樣文件可能需要進行更新。文件更新時，應按照簽樣流程重新進行申請、審核、審批等環(huán)節(jié)，并確保新版本的文件能夠及時替換舊版本。2.對于已廢止的簽樣文件，應在文件上加蓋“廢止”章，并注明廢止日期。廢止文件應單獨存放，不得與現(xiàn)行有效文件混淆，以便于追溯和查詢。3.定期對簽樣文件進行清理和審查，及時刪除過期或不再使用的文件，確保文件存儲的有效性和準確性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對簽樣管理情況進行審計，檢查簽樣流程是否合規(guī)、簽樣文件是否完整、簽樣記錄是否準確等。2.審計人員通過查閱簽樣申請表、簽樣記錄、簽樣文件等資料，實地走訪相關(guān)部門和人員，了解簽樣活動的實際執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.內(nèi)部審計報告應及時提交給公司管理層，為公司決策提供參考依據(jù)，促進簽樣管理水平的不斷提高。（二）定期檢查1.質(zhì)量管理部門會同相關(guān)職能部門定期對簽樣管理工作進行檢查，重點檢查產(chǎn)品簽樣的質(zhì)量控制情況、文件簽樣的合規(guī)性等。2.檢查內(nèi)容包括簽樣流程的執(zhí)行情況、簽樣人員的操作規(guī)范性、簽樣文件的管理情況等。通過現(xiàn)場檢查、文件審查、人員訪談等方式，全面評估簽樣管理工作的有效性。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（三）專項檢查1.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要或簽樣管理中出現(xiàn)的突出問題，適時開展專項檢查。專項檢查可針對某一特定類型的簽樣活動、某一階段的簽樣工作或某一部門的簽樣管理情況進行深入檢查。2.專項檢查應制定詳細的檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法和步驟等。檢查過程中，應注重收集相關(guān)證據(jù)和資料，確保檢查結(jié)果的真實性和可靠性。3.專項檢查結(jié)束后，應形成專項檢查報告，提出改進建議和措施，為公司完善簽樣管理提供針對性的參考。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照簽樣流程進行申請、審核、審批的行為。2.簽樣文件或記錄填寫不完整、不準確、不真實的行為。3.擅自修改、偽造簽樣文件或記錄的行為。4.未妥善保管簽樣文件，導致文件丟失、損壞或泄露的行為。5.違反簽樣人員職責，未認真履行簽字確認義務的行為。6.其他違反本辦法規(guī)定的簽樣管理行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，由所在部門負責人對違規(guī)人員進行