辦用用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用品實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調配、統(tǒng)一管理。2.按需領用原則：員工根據(jù)工作需要，合理領用辦公用品，避免浪費。3.勤儉節(jié)約原則：倡導節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定辦公用品管理制度，并組織實施。2.負責辦公用品的預算編制、采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。3.定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。4.負責對各部門辦公用品的使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）財務部門職責1.負責審核辦公用品的采購預算和費用報銷。2.定期對辦公用品的費用支出進行核算和分析。（三）各部門職責1.負責本部門辦公用品的需求統(tǒng)計和領用申請。2.合理使用辦公用品，避免浪費，并做好本部門辦公用品的保管工作。3.配合行政部門做好辦公用品的管理工作，接受行政部門的監(jiān)督檢查。三、辦公用品分類及標準（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊等。4.裝訂用品：如訂書機、訂書釘、膠水、回形針、大頭針等。5.桌面用品：如計算器、臺歷、筆筒、文件架等。（二）辦公設備1.電腦及周邊設備：如臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。3.電器設備：如空調、飲水機、微波爐等。（三）辦公耗材1.硒鼓、墨盒、色帶等。2.打印紙、復印紙等紙張耗材。3.其他耗材：如電池、光盤、U盤等。（四）辦公用品標準1.辦公文具的配備標準根據(jù)員工崗位和工作需要確定，具體標準由行政部門制定并公布。2.辦公設備的采購應根據(jù)公司實際需求和預算進行，優(yōu)先選擇性能穩(wěn)定、節(jié)能環(huán)保的產品。3.辦公耗材的使用應遵循節(jié)約原則，嚴格控制用量。四、辦公用品采購（一）采購計劃1.行政部門應于每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計劃和辦公用品使用情況，編制下一年度辦公用品采購預算計劃，報公司領導審批。2.各部門應于每月[具體日期]前將本部門下一個月的辦公用品需求計劃報行政部門。行政部門匯總各部門需求計劃后，結合庫存情況，編制月度辦公用品采購計劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準等條款。2.辦公用品到貨后，采購人員應及時通知行政部門驗收。行政部門應組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質量等是否相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商聯(lián)系解決。3.驗收合格的辦公用品，行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交供應商作為結算憑證。五、辦公用品保管（一）倉庫管理1.行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，對辦公用品進行分類存放，確保物品擺放整齊、有序。2.倉庫應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施，保證辦公用品的安全保管。3.倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，并進行處理。（二）庫存管理1.行政部門應建立辦公用品庫存管理臺賬，詳細記錄辦公用品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。2.庫存管理人員應根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存數(shù)量，及時提出補貨建議，確保辦公用品的正常供應。3.對于長期閑置或積壓的辦公用品，行政部門應及時進行清理和處理，避免浪費。六、辦公用品發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門領取辦公用品。2.限量發(fā)放原則：對于一些消耗量大的辦公用品，如打印紙、復印紙等，行政部門應根據(jù)員工的工作需要和實際用量，實行限量發(fā)放。3.以舊換新原則：對于一些可以重復使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，行政部門應實行以舊換新制度，鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品。（二）發(fā)放流程1.員工填寫辦公用品領用申請表，注明領用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并簽字確認。2.部門負責人對員工的領用申請進行審批，簽字確認后交行政部門。3.行政部門根據(jù)審批后的領用申請表，發(fā)放辦公用品，并在庫存管理臺賬上記錄發(fā)放情況。4.員工領取辦公用品時，應在發(fā)放登記表上簽字確認。七、辦公用品使用與節(jié)約（一）使用要求1.員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。2.對于一些貴重的辦公設備，如電腦、打印機等，應嚴格按照操作規(guī)程使用，定期進行維護保養(yǎng)，延長使用壽命。3.員工應節(jié)約使用紙張，提倡雙面打印、復印，減少紙張浪費。4.員工應妥善保管辦公用品，如有丟失、損壞，應照價賠償。（二）節(jié)約措施1.行政部門應加強對辦公用品使用情況的監(jiān)督檢查，定期對各部門辦公用品的使用量進行統(tǒng)計分析，對節(jié)約使用辦公用品的部門和個人進行表彰和獎勵，對浪費辦公用品的部門和個人進行批評教育，并責令其改正。2.公司應開展節(jié)約辦公用品的宣傳教育活動，提高員工的節(jié)約意識，形成節(jié)約使用辦公用品的良好氛圍。3.鼓勵員工提出節(jié)約辦公用品的合理化建議，對于被公司采納的建議，給予建議人一定的獎勵。八、辦公用品盤點與清查（一）盤點周期1.行政部門應定期對辦公用品進行盤點，盤點周期為[具體周期]。2.在特殊情況下，如公司機構調整、人員變動等，行政部門應及時組織辦公用品盤點。（二）盤點方法1.實地盤點法：行政部門應組織相關人員對辦公用品倉庫和各部門的辦公用品進行實地盤點，核對賬物是否相符。2.賬賬核對法：行政部門應核對辦公用品庫存管理臺賬與財務部門的辦公用品明細賬是否相符。（三）清查結果處理1.盤點結束后，行政部門應編制辦公用品盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括賬物相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。2.對于盤盈的辦公用品，行政部門應查明原因，并進行相應的賬務處理。對于盤虧的辦公用品，行政部門應查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應由責任人照價賠償。3.行政部門應根據(jù)盤點結果，及時調整辦公用品庫存管理臺賬和財務部門的辦公用品明細賬，確保賬物一致。九、違規(guī)處理（一）對于違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、責令改正、經(jīng)濟處罰等處理：1.未按規(guī)定填寫辦公用品領用申請表，擅自領用辦公用品的。2.虛報、多領辦公用品的。3.浪費辦公用品，情