村文書管理辦法總則目的與宗旨為加強(qiáng)本村文書管理工作，提高工作效率，確保各類文件、資料的妥善處理與保存，保障村級(jí)事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本村村委會(huì)及各下屬部門涉及文書處理的所有工作，包括但不限于文件的起草、收發(fā)、傳閱、歸檔、保管等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及上級(jí)有關(guān)規(guī)定，確保文書管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，處理流程及時(shí)高效，避免延誤和差錯(cuò)。3.安全保密原則：妥善保管各類文書，防止信息泄露，確保文件安全。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的文書管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。文書起草與審核起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：起草文書應(yīng)依據(jù)事實(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，表述清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.格式規(guī)范：遵循本村統(tǒng)一的文書格式要求，包括字體、字號(hào)、排版、頁邊距等，確保文書整體美觀、規(guī)范。3.語言簡潔：行文簡潔明了，避免冗長繁瑣，突出重點(diǎn)，便于理解和執(zhí)行。審核流程1.初審：文書起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、語言表達(dá)等方面，提出修改意見。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^的文書提交至村委會(huì)主任進(jìn)行復(fù)審，主任應(yīng)從整體工作要求、政策法規(guī)遵循、對(duì)村級(jí)事務(wù)的影響等方面進(jìn)行全面審查，必要時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論研究，確定最終修改意見。3.終審：復(fù)審后的文書經(jīng)村委會(huì)主任簽字確認(rèn)后，提交至村黨支部書記進(jìn)行終審。黨支部書記從政治方向、群眾利益、村級(jí)發(fā)展大局等角度進(jìn)行把關(guān)，確保文書符合本村實(shí)際情況和整體工作部署。審核通過后的文書方可正式印發(fā)或流轉(zhuǎn)。文書收發(fā)與傳閱收文管理1.簽收登記：設(shè)立專門的文書收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)各類來文的簽收工作。收到文件后，應(yīng)立即核對(duì)文件數(shù)量、名稱、文號(hào)等信息，并詳細(xì)登記，包括來文單位、日期、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)等內(nèi)容，確保收文信息準(zhǔn)確完整。2.文件分類：根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容及涉及領(lǐng)域，對(duì)收文進(jìn)行分類整理?？煞譃檎叻ㄒ?guī)類、工作部署類、請(qǐng)示報(bào)告類、業(yè)務(wù)指導(dǎo)類等類別，以便于后續(xù)的傳閱、辦理和歸檔。3.呈送領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)及時(shí)呈送村黨支部書記、村委會(huì)主任等主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。一般文件按照職責(zé)分工呈送給相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。呈送時(shí)應(yīng)附上文件傳閱單，注明文件名稱、文號(hào)、呈送時(shí)間等信息，便于領(lǐng)導(dǎo)知曉文件來源和流轉(zhuǎn)情況。發(fā)文管理1.擬稿與核稿：按照文書起草與審核要求，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)擬寫發(fā)文稿件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、村委會(huì)主任復(fù)審、村黨支部書記終審后，方可進(jìn)入發(fā)文流程。2.編號(hào)與排版：對(duì)審核通過的發(fā)文進(jìn)行編號(hào)，以便于文件管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+序號(hào)等。同時(shí)，按照統(tǒng)一格式要求進(jìn)行排版，確保發(fā)文格式規(guī)范、美觀。3.印發(fā)與蓋章：根據(jù)發(fā)文數(shù)量和分發(fā)范圍，進(jìn)行文件的印發(fā)工作。文件印發(fā)后，應(yīng)加蓋本村公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。傳閱管理1.傳閱范圍確定：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件的傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件精神。傳閱范圍一般包括村黨支部成員、村委會(huì)成員、各下屬部門負(fù)責(zé)人等，必要時(shí)可擴(kuò)大至其他相關(guān)人員。2.傳閱順序安排：按照工作重要性、緊急程度及職責(zé)分工，合理安排文件傳閱順序。一般先呈送主要領(lǐng)導(dǎo)，再依次傳閱其他相關(guān)人員。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時(shí)跟蹤催辦。3.傳閱記錄與跟蹤：建立文件傳閱記錄簿，詳細(xì)記錄文件傳閱時(shí)間、傳閱人姓名、意見反饋等信息。傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有丟失、延誤或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。對(duì)傳閱后的文件，應(yīng)及時(shí)收回，進(jìn)行下一步處理。文書歸檔與保管歸檔范圍1.上級(jí)文件：包括上級(jí)黨委、政府及相關(guān)部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.本村文件：本村制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.業(yè)務(wù)文件：涉及本村各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、調(diào)查研究報(bào)告、業(yè)務(wù)往來信函等。4.重要活動(dòng)文件：本村組織的各類重大活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的文件、照片、錄像等資料。5.其他文件：與本村工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料。歸檔要求1.整理分類：按照文件形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放。可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，如將文件先按年度劃分，再按不同部門或機(jī)構(gòu)歸類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。同時(shí)，按照歸檔要求編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。3.電子文件歸檔：對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，確保內(nèi)容一致。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限與銷毀1.保管期限確定：根據(jù)文件的重要程度、性質(zhì)和歷史價(jià)值，確定不同文件的保管期限。一般來說，涉及本村重大決策、政策法規(guī)依據(jù)、歷史沿革等方面的文件應(yīng)永久保存；重要業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要等保存期限為長期（1050年）；一般性文件、臨時(shí)性資料等保存期限為短期（110年）。2.保管場所與設(shè)施：設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全保管。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。3.檔案查閱與借閱：建立檔案查閱和借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自帶出檔案室或涂改、損壞檔案。借閱檔案的，應(yīng)明確借閱期限，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。4.檔案銷毀：對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，列出銷毀檔案的名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)村委會(huì)主任審核、村黨支部書記批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。文書保密與安全保密制度1.保密范圍界定：明確涉及本村機(jī)密信息的文件、資料及工作內(nèi)容，包括但不限于村民個(gè)人信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重要決策事項(xiàng)、尚未公開的工作進(jìn)展等。2.保密措施：對(duì)涉及保密內(nèi)容的文書，應(yīng)在文件上標(biāo)注密級(jí)（如絕密、機(jī)密、秘密），嚴(yán)格控制知悉范圍。在文書處理過程中，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞、專用設(shè)備處理等措施，防止信息泄露。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。安全管理1.防火防盜：檔案室應(yīng)配備必要的消防器材，定期檢查維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。同時(shí)，加強(qiáng)安全防范措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜或發(fā)生火災(zāi)事故。2.數(shù)據(jù)安全：對(duì)于電子文件，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。定期對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：成立由村黨支部書記牽頭，村委會(huì)成員、文書管理人員等組成的文書管理監(jiān)督小組，定期對(duì)文書管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文書處理流程的執(zhí)行情況、文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性、保密制度的落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：主動(dòng)接受上級(jí)部門、村民代表及社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)處理反饋意見和建議。對(duì)于涉及群眾利益的重要文件和決策，應(yīng)通過村務(wù)公開欄、村廣播等形式向村民公開，接受群眾監(jiān)督?？己宿k法1.考核指標(biāo)設(shè)定：制定詳細(xì)的文書管理工作考核指標(biāo)體系，包括文件處理及時(shí)率、準(zhǔn)確率、歸檔完整率、保密工作落實(shí)情況等方面。2.考核周期與方式：考核周期為每年一次，采用自評(píng)與上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。各部門和文書管理人員應(yīng)在年底前進(jìn)行自評(píng)，填寫考核自評(píng)表，總結(jié)全年工作情況。上級(jí)監(jiān)督小組根據(jù)平時(shí)檢查情況和自