公司物品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品采購、使用、保管及處置等流程，確保公司物品的合理配置與有效利用，保障公司正常運(yùn)營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公設(shè)備、辦公用品、低值易耗品、固定資產(chǎn)等各類物品的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司物品實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，由專門的管理部門負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)與管理。2.合理配置原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置，提高物品使用效率。3.成本控制原則在滿足公司業(yè)務(wù)需要的前提下，嚴(yán)格控制物品采購、使用和管理成本，降低運(yùn)營費(fèi)用。4.責(zé)任明晰原則明確各部門及人員在物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物品管理工作的有序開展。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物品管理相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司物品需求，編制年度物品采購計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織采購。3.負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、辦公用品、低值易耗品等物品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配及報(bào)廢處置等日常管理工作。4.定期對公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物品管理中存在的問題。5.建立公司物品管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的采購、使用、庫存等情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提前向行政管理部門提交物品需求申請，明確物品規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的使用、保管和維護(hù)，確保物品的正常使用和安全完好。3.配合行政管理部門做好物品盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供物品使用和庫存情況。4.如發(fā)現(xiàn)物品損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告，并協(xié)助查明原因，落實(shí)責(zé)任。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物品采購計(jì)劃和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排。2.對公司物品管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期核對物品賬目，參與物品盤點(diǎn)工作。3.根據(jù)物品管理規(guī)定，辦理物品采購、處置等相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)，進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對公司物品采購、使用、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查相關(guān)制度執(zhí)行情況，防范違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資產(chǎn)安全。三、物品采購管理（一）采購計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)于每年年底前向行政管理部門提交下一年度物品需求計(jì)劃，詳細(xì)說明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.行政管理部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況和庫存狀況，進(jìn)行綜合分析和匯總，編制年度物品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.年度物品采購計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向行政管理部門提出申請，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。（二）采購方式選擇1.集中采購對于通用性強(qiáng)、采購量大、價(jià)格相對穩(wěn)定的物品，如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等，采用集中采購方式。由行政管理部門統(tǒng)一組織招標(biāo)采購，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，根據(jù)實(shí)際需求分批采購。2.分散采購對于專業(yè)性較強(qiáng)、規(guī)格型號特殊、市場供應(yīng)有限或采購金額較小的物品，可采用分散采購方式。由使用部門自行采購，但需提前向行政管理部門報(bào)備采購計(jì)劃和采購渠道，經(jīng)同意后方可實(shí)施。3.緊急采購因工作急需且無法按正常采購流程進(jìn)行采購的物品，可采用緊急采購方式。使用部門應(yīng)填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明緊急采購的原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由使用部門或行政管理部門立即采購。緊急采購應(yīng)盡量選擇信譽(yù)良好、供貨及時(shí)的供應(yīng)商，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇行政管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)、推薦等方式，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)度高、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和資質(zhì)審核，確保其具備供應(yīng)能力和合作條件。2.供應(yīng)商管理與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作方式。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況，應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改；如問題嚴(yán)重，可終止合作，并追究其違約責(zé)任。（四）采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《物品采購申請表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政管理部門。2.采購審批行政管理部門對采購申請進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性，以及庫存情況。對于金額較大或重要物品的采購申請，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施經(jīng)審批后的采購申請，由行政管理部門按照既定的采購方式組織實(shí)施采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購物品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合要求。簽訂采購合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查合同條款，確保合同合法有效。4.驗(yàn)收入庫采購物品到貨后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等是否與合同或采購申請一致。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息；驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等相關(guān)事宜。四、物品使用與保管管理（一）領(lǐng)用管理1.員工領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政管理部門領(lǐng)取。行政管理部門根據(jù)庫存情況和審批意見發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)。2.對于價(jià)值較高或限量領(lǐng)用的物品，如筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)等，員工需簽訂《物品領(lǐng)用責(zé)任書》，明確保管責(zé)任和丟失賠償規(guī)定。3.行政管理部門應(yīng)建立物品領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，定期與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。（二）使用管理1.使用部門應(yīng)按照物品的使用說明和操作規(guī)程正確使用物品，不得擅自更改用途或拆卸、改裝物品。如因工作需要確需對物品進(jìn)行調(diào)整或改裝，應(yīng)提前向行政管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的物品，防止丟失、損壞或被盜。如發(fā)現(xiàn)物品損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并說明原因。屬于正常損耗的物品，經(jīng)行政管理部門核實(shí)后，辦理報(bào)廢或維修手續(xù)；屬于人為損壞的物品，由責(zé)任人按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.各部門應(yīng)定期對本部門使用的物品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物品處于良好的使用狀態(tài)。行政管理部門應(yīng)定期組織對公司公共區(qū)域使用的物品進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）保管管理1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的物品倉庫或儲(chǔ)物區(qū)域，對物品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)清晰，確保物品存放安全、整齊、有序。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，保證物品的質(zhì)量不受影響。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，及時(shí)清理積壓、過期、損壞等物品，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理。五、物品盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定行政管理部門應(yīng)定期組織公司物品盤點(diǎn)工作，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)。根據(jù)公司實(shí)際情況和工作安排，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.成立盤點(diǎn)小組，由行政管理部門牽頭，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門及相關(guān)使用部門人員參加。盤點(diǎn)小組負(fù)責(zé)具體實(shí)施盤點(diǎn)工作，確保盤點(diǎn)工作的準(zhǔn)確性和公正性。2.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對公司物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，如實(shí)記錄物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放地點(diǎn)等信息。對于有實(shí)物但賬面上未記錄的物品，應(yīng)查明原因，及時(shí)補(bǔ)登賬目；對于賬面上有記錄但實(shí)際不存在的物品，應(yīng)查明去向，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)物品損壞、變質(zhì)、過期等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并單獨(dú)列出清單。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組應(yīng)及時(shí)對盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和匯總，編制《物品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等內(nèi)容。2.對于賬實(shí)相符的物品，確認(rèn)無誤后在盤點(diǎn)報(bào)告上簽字確認(rèn)；對于賬實(shí)不符的物品，應(yīng)根據(jù)差異原因進(jìn)行分類處理。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后調(diào)整賬目；屬于人為原因造成的，由責(zé)任人按照規(guī)定進(jìn)行賠償；屬于其他原因造成的，應(yīng)查明責(zé)任，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.行政管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對物品管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善物品管理制度和流程。六、物品報(bào)廢與處置管理（一）報(bào)廢鑒定1.對于已損壞無法修復(fù)、已過使用年限、技術(shù)性能落后或因其他原因不再使用的物品，使用部門應(yīng)填寫《物品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明物品名稱、規(guī)格、型號、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交行政管理部門。2.行政管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對申請報(bào)廢的物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對于價(jià)值較高或重要設(shè)備的報(bào)廢，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢處置1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢回收等，應(yīng)根據(jù)物品的實(shí)際情況選擇合適的處置方式，確保資產(chǎn)價(jià)值最大化。2.對于變賣或報(bào)廢回收的物品，行政管理部門應(yīng)與相關(guān)回收公司或單位簽訂合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保處置過程合法合規(guī)。處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。3.對于捐贈(zèng)的物品，行政管理部門應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保捐贈(zèng)行為符合公司規(guī)定和國家法律法規(guī)要求，并做好記錄。（三）賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)物品報(bào)廢處置審批文件和相關(guān)憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷固定資產(chǎn)或低值易耗品賬目，確保賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應(yīng)定期對公司物品管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善物品管理制度和流程。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對物品采購、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)，資產(chǎn)核算準(zhǔn)確無誤。3.審計(jì)