個(gè)人公文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司個(gè)人公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中涉及的各類個(gè)人公文處理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則公文處理應(yīng)及時(shí)、快捷，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免延誤工作。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性和保密性，防止信息泄露。二、公文種類及定義（一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。員工在工作中遇到需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門給予明確指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)撰寫請(qǐng)示。（二）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。員工完成某項(xiàng)工作任務(wù)后，需向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、成果及存在的問(wèn)題等情況時(shí)，應(yīng)撰寫報(bào)告。（三）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。公司內(nèi)部傳達(dá)各類工作要求、事項(xiàng)安排等，應(yīng)使用通知。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。對(duì)公司內(nèi)部的先進(jìn)事跡、違規(guī)行為等進(jìn)行通報(bào)時(shí)使用。（五）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)給予明確答復(fù)時(shí)使用。（六）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。公司與外部單位進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、協(xié)調(diào)等工作時(shí)，可使用函。三、公文格式（一）頁(yè)面設(shè)置公文應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）排版要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。四、公文處理流程（一）收文1.簽收登記公司設(shè)立專門的公文收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收各類外部來(lái)文及內(nèi)部流轉(zhuǎn)公文。收文人員對(duì)收到的公文進(jìn)行逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，在《收文登記表》上詳細(xì)登記公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、密級(jí)、份數(shù)、收文日期等信息。2.初審收文人員對(duì)公文的內(nèi)容、格式等進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查公文是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，是否屬于本公司受理范圍，公文的文種、格式是否正確等。初審合格的公文，及時(shí)送辦公室負(fù)責(zé)人閱批；初審不合格的公文，注明理由后退回發(fā)文機(jī)關(guān)。3.傳閱辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)公文內(nèi)容及工作需要，確定公文的傳閱范圍和順序。收文人員按照傳閱順序?qū)⒐膫鬟f給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱讀公文，并簽署姓名和日期。如有批示意見，應(yīng)及時(shí)反饋給辦公室。4.承辦承辦部門或人員接到交辦的公文后，應(yīng)及時(shí)研究處理。對(duì)于需要辦理的公文，應(yīng)明確辦理時(shí)限和責(zé)任人，按照規(guī)定的程序和要求認(rèn)真辦理。辦理過(guò)程中，如有需要與其他部門溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系，確保公文辦理順利進(jìn)行。5.催辦辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文承辦情況進(jìn)行催辦。對(duì)于即將到期仍未辦結(jié)的公文，及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，督促其加快辦理進(jìn)度。催辦過(guò)程中，要及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決辦理過(guò)程中遇到的問(wèn)題。6.答復(fù)承辦部門或人員對(duì)公文辦理結(jié)果進(jìn)行整理和反饋，按照要求撰寫答復(fù)意見或辦理情況報(bào)告。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，及時(shí)將答復(fù)意見或報(bào)告送辦公室，由辦公室統(tǒng)一回復(fù)發(fā)文機(jī)關(guān)或相關(guān)部門。（二）發(fā)文1.擬稿公文由承辦部門或人員負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和要求，認(rèn)真撰寫，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。擬稿完成后，在公文稿紙的相應(yīng)位置填寫擬稿人姓名、日期等信息。2.審核擬好的公文送本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，政策依據(jù)是否準(zhǔn)確，措施是否可行，文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔等。審核通過(guò)后，在《發(fā)文審核表》上簽署審核意見和姓名、日期。3.會(huì)簽涉及多個(gè)部門的公文，需進(jìn)行會(huì)簽。主辦部門將公文送會(huì)簽部門依次會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，并簽署意見和姓名、日期。會(huì)簽完成后，將公文返回主辦部門。4.核稿辦公室對(duì)審核后的公文進(jìn)行核稿。核稿人員重點(diǎn)審核公文的格式、文種、文字表述、排版等是否符合要求，是否需要進(jìn)行修改完善。核稿通過(guò)后，在《發(fā)文審核表》上簽署核稿意見和姓名、日期。5.簽發(fā)核稿后的公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，對(duì)公文進(jìn)行簽發(fā)。重要公文或涉及公司重大事項(xiàng)的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文，簽署明確的意見和姓名、日期。6.編號(hào)辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，進(jìn)行編號(hào)登記。編號(hào)應(yīng)按照公司統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)完成后，在公文首頁(yè)的相應(yīng)位置標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。7.印制辦公室根據(jù)公文的排版格式要求，安排專人進(jìn)行印制。印制過(guò)程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、字體、字號(hào)、排版等要求進(jìn)行操作，確保公文印制質(zhì)量。印制完成后，對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，在《發(fā)文印制登記表》上登記印制份數(shù)、日期等信息。8.用印公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司印章。用印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。用印完成后，在《用印登記表》上登記用印日期、公文編號(hào)、用印份數(shù)等信息。9.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的發(fā)送范圍和份數(shù)，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)過(guò)程中，要做好分發(fā)記錄，注明分發(fā)日期、部門、人員等信息。五、公文歸檔與保管（一）歸檔公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本及相關(guān)材料整理齊全，移交公司檔案室歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)按照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保歸檔公文的完整性和規(guī)范性。（二）保管公司檔案室負(fù)責(zé)公文的保管工作。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保公文存儲(chǔ)安全。對(duì)歸檔的公文，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。同時(shí)，要建立健全檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格控制公文的查閱、借閱范圍和手續(xù)，確保公文的安全保密。六、公文保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要公文，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。2.在公文傳遞過(guò)程中，應(yīng)使用專門的保密渠道或載體，確保公文在傳輸過(guò)程中的安全性。如通過(guò)機(jī)要通信、加密電子郵件等方式傳遞機(jī)密公文。3.對(duì)接觸機(jī)密公文的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和防范能力。接觸機(jī)密公文的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)公文處理場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保公文存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.定期對(duì)公文處理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致公文信息丟失或損壞。3.對(duì)存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中的公文，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并妥善保管備份介質(zhì)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止電子公文被病毒感染或惡意攻擊。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文處理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文處理流程的執(zhí)行情況、公文格式的規(guī)范性、公文辦理的時(shí)效性