合同管理辦法優(yōu)化一、總則（一）目的本辦法旨在優(yōu)化公司合同管理流程，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司合同管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和防控，從合同條款制定、簽訂審批、履行監(jiān)督等環(huán)節(jié)入手，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)。3.統(tǒng)一管理原則公司實(shí)行合同統(tǒng)一管理制度，明確歸口管理部門，規(guī)范合同管理流程，確保合同管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.協(xié)作配合原則合同管理涉及公司多個(gè)部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同管理職責(zé)分工（一）歸口管理部門公司[歸口管理部門名稱]為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核重大合同，參與合同糾紛處理等。其主要職責(zé)包括：1.起草、修訂合同管理制度和流程，并組織實(shí)施。2.建立合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)分析。3.審核合同文本，提出修改意見和風(fēng)險(xiǎn)防控建議。4.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，對(duì)合同條款的合法性、完整性、可行性進(jìn)行審查。5.監(jiān)督合同履行情況，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。6.負(fù)責(zé)合同糾紛的協(xié)調(diào)和處理工作，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等法律事務(wù)。7.組織合同管理培訓(xùn)，提高公司員工的合同管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并配合歸口管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本，并提交歸口管理部門審核。2.負(fù)責(zé)合同的談判工作，與合同對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取有利的合同條款。3.組織合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序合規(guī)，合同條款符合公司利益和業(yè)務(wù)要求。4.負(fù)責(zé)合同的履行工作，按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向歸口管理部門報(bào)告。5.如需變更或終止合同，及時(shí)提出申請(qǐng)，并配合歸口管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。6.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門合同資料，建立合同檔案，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理等工作。其主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為合同簽訂、履行等提供法律咨詢和法律支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同相關(guān)法律問(wèn)題。3.參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行把關(guān)。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的法律分析和處理工作，制定法律應(yīng)對(duì)策略，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全和合規(guī)使用。其主要職責(zé)包括：1.審核合同中的資金條款，包括付款方式、付款時(shí)間、結(jié)算賬戶等，確保資金安排合理、安全。2.監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付情況，及時(shí)核對(duì)賬目，確保資金到賬及時(shí)、準(zhǔn)確。3.根據(jù)合同履行情況，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)，如開具發(fā)票、支付款項(xiàng)等。4.參與合同預(yù)算編制和成本控制工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和分析。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行合同立項(xiàng)審批。合同立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)明確合同的基本信息、簽訂背景、合同對(duì)方情況、合同主要條款、預(yù)計(jì)金額、履行期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。合同立項(xiàng)審批流程按照公司內(nèi)部審批制度執(zhí)行。（二）合同起草合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交歸口管理部門審核。歸口管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合審核，并出具審核意見。審核內(nèi)容主要包括：1.合同的合法性，是否符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合同的完整性，條款是否齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確。3.合同的可行性，是否具備履行條件，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)。4.合同的嚴(yán)密性，文字表述是否準(zhǔn)確、清晰，有無(wú)歧義。5.合同的經(jīng)濟(jì)性，是否符合公司利益，成本效益是否合理。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（四）合同簽訂合同審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)制度執(zhí)行，確保簽訂人具有合法的授權(quán)。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交歸口管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，并明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)歸口管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，并定期向歸口管理部門報(bào)告合同履行情況。歸口管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤與監(jiān)督，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)合同履行可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和處理。（三）變更管理合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等情況。變更申請(qǐng)應(yīng)提交歸口管理部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與合同對(duì)方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）終止管理合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，如合同文本、往來(lái)函件、結(jié)算憑證等，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸口管理部門應(yīng)組織對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，分析合同管理中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估歸口管理部門應(yīng)定期組織各部門對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析合同在簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估。（二）風(fēng)險(xiǎn)防控措施針對(duì)識(shí)別和評(píng)估出的合同風(fēng)險(xiǎn)，各部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。例如：1.加強(qiáng)對(duì)合同對(duì)方的信用調(diào)查和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的合作伙伴。2.在合同條款中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式，確保合同具有可操作性和可執(zhí)行力。3.嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度，加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和處理。5.加強(qiáng)員工合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與處置歸口管理部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)變化情況。如發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)上升或出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究，制定應(yīng)對(duì)措施，并跟蹤處置結(jié)果。對(duì)重大合同風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，包括合同文本、往來(lái)函件、談判記錄、審批文件、結(jié)算憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。（二）檔案整理與歸檔業(yè)務(wù)部門應(yīng)將整理好的合同檔案定期移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、裝訂，并進(jìn)行歸檔保存。合同檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門