員工取證管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工取證工作，確保公司在各類業(yè)務(wù)活動中能夠合法、有效地獲取和使用證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在履行工作職責(zé)過程中涉及的取證活動，包括但不限于合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、勞動爭議、行政訴訟等各類法律事務(wù)及業(yè)務(wù)運營中的證據(jù)收集。（三）基本原則1.合法性原則：取證活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所取得的證據(jù)具有法律效力。2.真實性原則：證據(jù)應(yīng)真實、客觀地反映事實情況，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則：所取證據(jù)應(yīng)與待證明的事實具有直接或間接的關(guān)聯(lián)性，能夠有效支持公司的主張。4.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)及時進(jìn)行取證，避免因延誤導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以取得。二、取證職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司取證工作的相關(guān)制度和流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的取證工作，提供法律專業(yè)意見和建議。3.直接參與重大、復(fù)雜案件的取證工作，對證據(jù)的合法性、關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審查。4.負(fù)責(zé)與外部律師、公證機(jī)構(gòu)等專業(yè)法律機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，確保取證工作的順利進(jìn)行。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)證據(jù)的收集、整理和初步審查。2.在法務(wù)部門的指導(dǎo)下，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行取證工作，確保所取證據(jù)符合業(yè)務(wù)實際情況和法律要求。3.及時向法務(wù)部門報告取證過程中發(fā)現(xiàn)的問題和風(fēng)險，配合法務(wù)部門做好后續(xù)的證據(jù)處理工作。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)協(xié)助各部門進(jìn)行取證工作，提供必要的行政支持和資源保障，如辦公設(shè)備、場地等。2.負(fù)責(zé)對涉及公司內(nèi)部文件、資料等證據(jù)的保管和提供，確保證據(jù)的完整性和可追溯性。3.按照法務(wù)部門的要求，對相關(guān)證據(jù)進(jìn)行復(fù)印、掃描、存檔等工作，建立健全證據(jù)檔案管理制度。三、取證流程（一）取證申請1.員工在工作中需要進(jìn)行取證時，應(yīng)填寫《取證申請表》，詳細(xì)說明取證的目的、內(nèi)容、方式、時間、地點等信息，并提交相關(guān)的背景資料和初步線索。2.《取證申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報法務(wù)部門審批。法務(wù)部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審批，并反饋審批意見。（二）取證準(zhǔn)備1.根據(jù)法務(wù)部門的審批意見，由申請員工或所在部門負(fù)責(zé)組織實施取證工作。取證人員應(yīng)熟悉取證的目的、要求和流程，了解相關(guān)法律法規(guī)和證據(jù)規(guī)則。2.收集與取證事項相關(guān)的文件、資料、合同、協(xié)議、票據(jù)、記錄等原始證據(jù)，并進(jìn)行分類整理。對于需要復(fù)制、拍照、錄音、錄像等方式獲取的證據(jù)，應(yīng)提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的設(shè)備和工具，并確保設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。3.如需向公司外部人員或單位取證，應(yīng)提前與對方溝通協(xié)調(diào)，明確取證的方式、時間、地點等事項，并取得對方的同意和配合。對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的取證，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）證據(jù)獲取1.按照預(yù)定的取證方式和計劃進(jìn)行證據(jù)獲取工作。在取證過程中，應(yīng)注意以下事項：對于現(xiàn)場勘查、調(diào)查詢問等方式獲取的證據(jù)，應(yīng)制作詳細(xì)的筆錄，并由參與人員簽字確認(rèn)。筆錄內(nèi)容應(yīng)包括時間、地點、人物、事件經(jīng)過、證據(jù)內(nèi)容等信息，確保筆錄的真實性和完整性。對于復(fù)制、拍照、錄音、錄像等方式獲取的證據(jù)，應(yīng)注明證據(jù)的來源、獲取時間、獲取方式等信息，并確保證據(jù)的清晰、完整、可識別。對于涉及電子數(shù)據(jù)的取證，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行操作，確保電子數(shù)據(jù)的合法性、真實性和完整性。電子數(shù)據(jù)取證應(yīng)包括但不限于對計算機(jī)系統(tǒng)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、移動存儲設(shè)備等存儲介質(zhì)的檢查、提取、分析等工作。2.在證據(jù)獲取過程中，如遇到阻礙或困難，取證人員應(yīng)及時向所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門報告，尋求支持和解決方案。必要時，可申請公司內(nèi)部的其他部門或外部專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助取證。（四）證據(jù)整理與審查1.取證工作完成后，取證人員應(yīng)及時對獲取的證據(jù)進(jìn)行整理和分類。按照證據(jù)的種類、性質(zhì)、關(guān)聯(lián)性等因素進(jìn)行編號、裝訂，并制作證據(jù)清單。證據(jù)清單應(yīng)包括證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明事項等信息，確保證據(jù)清單與證據(jù)內(nèi)容一致。2.法務(wù)部門應(yīng)對整理后的證據(jù)進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括證據(jù)的合法性、真實性、關(guān)聯(lián)性、完整性等方面。對于不符合要求的證據(jù)，法務(wù)部門應(yīng)提出整改意見，要求取證人員進(jìn)行補充或完善。3.在證據(jù)審查過程中，如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在疑問或爭議，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和分析，必要時可咨詢外部法律專家的意見。對于重大、復(fù)雜案件的證據(jù)審查，應(yīng)形成書面審查報告，詳細(xì)說明證據(jù)的審查情況、存在的問題及處理建議。（五）證據(jù)保管與使用1.經(jīng)審查合格的證據(jù)應(yīng)及時移交行政部門進(jìn)行保管。行政部門應(yīng)建立專門的證據(jù)檔案庫，按照證據(jù)的類別、時間、案件等因素進(jìn)行分類存放，并建立證據(jù)檔案目錄，便于查詢和管理。2.證據(jù)檔案應(yīng)妥善保管，確保證據(jù)的安全和完整。對于電子證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.公司各部門因工作需要使用證據(jù)時，應(yīng)填寫《證據(jù)使用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門審批同意后，到行政部門辦理證據(jù)借閱手續(xù)。行政部門應(yīng)按照審批意見提供相應(yīng)的證據(jù)，并做好借閱登記工作。4.使用證據(jù)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批用途使用證據(jù)，不得擅自更改、復(fù)制、傳播證據(jù)內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時將證據(jù)歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、特殊情況下的取證規(guī)定（一）涉及商業(yè)秘密和個人隱私的取證1.在涉及商業(yè)秘密和個人隱私的取證過程中，取證人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.如需獲取涉及商業(yè)秘密和個人隱私的證據(jù)，應(yīng)提前向法務(wù)部門報告，并在法務(wù)部門的指導(dǎo)下進(jìn)行操作。在取得相關(guān)人員或單位同意的情況下，方可進(jìn)行取證工作。3.對于獲取的涉及商業(yè)秘密和個人隱私的證據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格限制使用范圍，僅限于與案件相關(guān)的人員和部門知曉，并按照保密制度進(jìn)行保管和處理。（二）緊急情況下的取證1.在緊急情況下，如不及時取證可能導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以取得，員工可先行采取必要的取證措施，但應(yīng)在事后及時向所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門報告。2.緊急情況下的取證措施應(yīng)盡量符合法律法規(guī)和證據(jù)規(guī)則的要求，確保所取證據(jù)的合法性和有效性。在報告時，應(yīng)詳細(xì)說明緊急情況的發(fā)生原因、取證方式、證據(jù)內(nèi)容等信息。3.法務(wù)部門應(yīng)對緊急情況下取得的證據(jù)進(jìn)行及時審查和確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在問題或不符合要求，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補救或糾正。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司員工的取證工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查。定期對各部門的取證工作進(jìn)行抽查，檢查取證流程是否規(guī)范、證據(jù)是否合法有效、證據(jù)保管是否妥善等情況。2.建立取證工作投訴舉報機(jī)制，鼓勵公司員工對取證過程中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴舉報。法務(wù)部門應(yīng)及時受理投訴舉報，并進(jìn)行調(diào)查核實。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）考核制度1.將員工的取證工作納入績效考核體系，對在取證工作中表現(xiàn)突出的員工給予表彰和獎勵。表彰和獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升等。2.對在取證工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤導(dǎo)致公司利益受損的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。處罰措施應(yīng)與違規(guī)行為的性質(zhì)和后果相適應(yīng)。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.法務(wù)部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行取證相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、證據(jù)規(guī)則、取證技巧、保密制度等方面，提高員工的取證意識和能力。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際工作需要，制定年度培訓(xùn)計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實施。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)的時間、地點、內(nèi)容、對象等信息，確保培訓(xùn)工作的順利進(jìn)行。（二）宣傳教育1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司網(wǎng)站等渠道，宣傳取證工作的重要性和相關(guān)法律法規(guī)知識，提高員工對取證工作的