呈文操作管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司呈文操作流程，確保呈文的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，提高公司公文處理效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在日常工作中涉及的各類呈文的起草、審核、審批、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等操作流程。（三）基本原則1.合法性原則：呈文內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：呈文表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)合理，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯(cuò)誤信息。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成呈文的起草、審核、審批等環(huán)節(jié)，確保呈文能夠及時(shí)傳達(dá)和處理，不影響工作的正常推進(jìn)。4.規(guī)范性原則：呈文格式、字體、排版等應(yīng)符合公司公文處理的相關(guān)規(guī)范要求，保持公文的嚴(yán)肅性和一致性。二、呈文的分類及適用范圍（一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。如公司在項(xiàng)目立項(xiàng)、資金申請(qǐng)、重大決策等方面需要上級(jí)給予明確意見或批準(zhǔn)的情況。（二）報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等。包括工作總結(jié)報(bào)告、專項(xiàng)工作進(jìn)展報(bào)告、問題反饋報(bào)告等。（三）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。如與合作單位溝通業(yè)務(wù)合作事宜、向其他單位咨詢相關(guān)信息等。（四）通知用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如公司內(nèi)部的工作安排通知、會(huì)議通知、規(guī)章制度發(fā)布通知等。三、呈文的起草（一）起草部門及責(zé)任人呈文由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人指定專人作為呈文起草責(zé)任人。起草責(zé)任人應(yīng)具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力、業(yè)務(wù)知識(shí)水平和綜合分析能力，熟悉公司的工作流程和相關(guān)政策法規(guī)。（二）起草要求1.明確主題：呈文應(yīng)主題明確，一事一文，避免內(nèi)容繁雜、主題不清。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括呈文的主要內(nèi)容，簡潔明了，便于閱讀和理解。2.內(nèi)容完整：詳細(xì)闡述呈文的背景、目的、依據(jù)、具體事項(xiàng)、措施建議、預(yù)期效果等內(nèi)容，確保呈文信息完整，邏輯連貫。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，文字表述準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免使用生僻字、方言、口語化表述以及模糊、歧義的詞匯。4.格式規(guī)范：按照公司規(guī)定的公文格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素齊全，排版整齊美觀。（三）起草流程1.收集資料：起草責(zé)任人在起草呈文前，應(yīng)收集與呈文主題相關(guān)的政策文件、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、工作記錄等資料，確保呈文內(nèi)容有充分的依據(jù)和支撐。2.擬定提綱：根據(jù)呈文主題和內(nèi)容要求，起草責(zé)任人擬定詳細(xì)的提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和邏輯結(jié)構(gòu)，使呈文層次清晰、條理分明。3.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行初稿撰寫，在撰寫過程中注意語言表達(dá)和內(nèi)容組織，確保呈文質(zhì)量。初稿完成后，起草責(zé)任人應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容是否完整、表述是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等。4.征求意見：對(duì)于涉及多個(gè)部門或需要廣泛征求意見的呈文，起草部門應(yīng)在初稿形成后，及時(shí)征求相關(guān)部門的意見和建議。征求意見的方式可以采用書面征求、會(huì)議討論、電子郵件等形式，根據(jù)反饋意見對(duì)初稿進(jìn)行修改完善。四、呈文的審核（一）審核部門及責(zé)任人1.部門內(nèi)部審核：呈文起草完成后，首先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括呈文的主題是否明確、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、格式是否規(guī)范、語言是否通順等，確保呈文符合部門工作實(shí)際和公司要求。2.歸口管理部門審核：對(duì)于涉及特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的呈文，需提交歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門應(yīng)從專業(yè)角度對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行審查，重點(diǎn)審核呈文涉及的業(yè)務(wù)政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面，提出審核意見。3.綜合管理部門審核：公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)所有呈文進(jìn)行形式審核和綜合把關(guān)。審核內(nèi)容包括呈文格式是否符合公司公文規(guī)范、文種使用是否恰當(dāng)、行文關(guān)系是否正確、是否需要會(huì)簽其他部門等。綜合管理部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與起草部門溝通，提出修改意見。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核：檢查呈文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保呈文具有合法性和合規(guī)性。2.準(zhǔn)確性審核：對(duì)呈文的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用文件等進(jìn)行核實(shí)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。審核語言表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。3.完整性審核：審查呈文是否涵蓋了必要的信息，各項(xiàng)內(nèi)容是否完整，邏輯是否嚴(yán)密。對(duì)于需要說明的事項(xiàng)、依據(jù)、措施等是否闡述清楚，避免出現(xiàn)重要內(nèi)容缺失的情況。4.規(guī)范性審核：檢查呈文格式是否符合公司公文處理規(guī)范要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距、排版格式等方面是否統(tǒng)一規(guī)范。文種使用是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等要素是否齊全準(zhǔn)確。（三）審核流程1.部門內(nèi)部審核：起草責(zé)任人將呈文初稿提交給起草部門負(fù)責(zé)人，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。審核通過的，呈文進(jìn)入下一審核環(huán)節(jié)；審核不通過的，起草責(zé)任人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善后重新提交審核。2.歸口管理部門審核：起草部門將經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核通過的呈文提交給歸口管理部門。歸口管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并反饋審核意見。對(duì)于審核通過的呈文，進(jìn)入綜合管理部門審核環(huán)節(jié)；對(duì)于審核不通過的呈文，起草部門應(yīng)按照歸口管理部門的意見進(jìn)行修改，修改完成后再次提交歸口管理部門審核。3.綜合管理部門審核：歸口管理部門審核通過的呈文，由起草部門提交給綜合管理部門。綜合管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成形式審核和綜合把關(guān)，并簽署審核意見。審核通過的，呈文進(jìn)入呈文審批環(huán)節(jié)；審核不通過的，綜合管理部門應(yīng)向起草部門說明原因，起草部門根據(jù)意見進(jìn)行修改后重新提交審核。五、呈文的審批（一）審批權(quán)限1.一般性呈文：對(duì)于一般性的請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知等呈文，按照公司內(nèi)部的層級(jí)管理和職責(zé)分工進(jìn)行審批。具體審批權(quán)限如下：部門內(nèi)部事務(wù)性呈文，由部門負(fù)責(zé)人審批。涉及多個(gè)部門的一般性工作呈文，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)的呈文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。2.重大事項(xiàng)呈文：對(duì)于涉及公司重大決策、重大項(xiàng)目、大額資金使用等重大事項(xiàng)的呈文，由總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議決定。（二）審批流程1.呈文提交：起草部門將經(jīng)審核通過的呈文按照審批權(quán)限提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議。提交時(shí)應(yīng)確保呈文內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并附上相關(guān)的說明材料或背景資料。2.審批意見反饋：審批領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)呈文進(jìn)行審批，并簽署審批意見。審批意見包括同意、不同意、修改后再報(bào)等。對(duì)于不同意的呈文，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確指出原因和修改要求，起草部門應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改完善后重新提交審批。3.審批記錄：綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)呈文的審批過程進(jìn)行記錄，包括呈文名稱、提交時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)、審批意見、審批時(shí)間等信息，形成審批臺(tái)賬。審批記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、呈文的簽發(fā)（一）簽發(fā)人職責(zé)1.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對(duì)公司重要呈文、涉及公司重大決策和重大事項(xiàng)的呈文進(jìn)行簽發(fā)。總經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真審閱呈文內(nèi)容，對(duì)呈文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性進(jìn)行全面把關(guān)，確保呈文符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的呈文進(jìn)行簽發(fā)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核呈文涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃和工作要求，措施是否得當(dāng)，確保呈文能夠有效指導(dǎo)和推動(dòng)分管工作的開展。3.部門負(fù)責(zé)人：對(duì)部門內(nèi)部事務(wù)性呈文進(jìn)行簽發(fā)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保呈文內(nèi)容真實(shí)反映部門工作情況，符合部門工作實(shí)際，能夠有效傳達(dá)部門工作意圖和工作安排。（二）簽發(fā)流程1.呈文送簽：經(jīng)審批通過的呈文，由起草部門按照審批意見進(jìn)行修改完善后，提交給相應(yīng)的簽發(fā)人。送簽時(shí)應(yīng)附上審批意見及修改說明，確保簽發(fā)人能夠全面了解呈文的審核和修改情況。2.簽發(fā)確認(rèn)：簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱呈文內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在呈文的發(fā)文稿紙上簽署姓名和日期。對(duì)于需要緊急處理的呈文，簽發(fā)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成簽發(fā)，確保呈文能夠及時(shí)印發(fā)和傳達(dá)。3.簽發(fā)記錄：綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)呈文的簽發(fā)情況進(jìn)行記錄，包括呈文名稱、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間等信息，形成簽發(fā)臺(tái)賬。簽發(fā)記錄應(yīng)作為公文管理的重要檔案資料，妥善保存。七、呈文的印發(fā)（一）印發(fā)部門及責(zé)任人呈文經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。綜合管理部門指定專人作為印發(fā)責(zé)任人，負(fù)責(zé)呈文的排版、校對(duì)、印刷、分發(fā)等工作。（二）印發(fā)要求1.排版規(guī)范：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)按照公司公文格式規(guī)范要求對(duì)呈文進(jìn)行排版，確保字體、字號(hào)、行距、頁邊距等符合標(biāo)準(zhǔn)，頁面布局合理、美觀。2.校對(duì)準(zhǔn)確：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文字表述準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、格式等方面無差錯(cuò)。校對(duì)工作應(yīng)至少進(jìn)行[X]次，重要呈文可增加校對(duì)次數(shù)，以保證印發(fā)質(zhì)量。3.印刷清晰：選擇質(zhì)量可靠的印刷單位進(jìn)行印刷，確保呈文印刷清晰、字跡清楚、墨色均勻，紙張質(zhì)量符合要求。4.分發(fā)及時(shí)：印發(fā)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)呈文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地將呈文分發(fā)到相關(guān)部門和人員手中。對(duì)于需要保密的呈文，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和管理。（三）印發(fā)流程1.排版校對(duì)：印發(fā)責(zé)任人收到經(jīng)簽發(fā)的呈文后，首先進(jìn)行排版操作，按照公文格式要求設(shè)置頁面格式、字體字號(hào)等。排版完成后，對(duì)呈文內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)，檢查是否存在錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤、格式不一致等問題。校對(duì)無誤后，將排版后的呈文發(fā)送給印刷單位。2.印刷裝訂：印刷單位根據(jù)收到的排版文件進(jìn)行印刷，并按照公司要求進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，無缺頁、漏頁、錯(cuò)頁等情況。印刷完成后，印刷單位將呈文成品送回公司綜合管理部門。3.分發(fā)存檔：印發(fā)責(zé)任人對(duì)印刷好的呈文進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。然后按照分發(fā)清單將呈文及時(shí)分發(fā)給各主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。同時(shí)，將呈文的電子文檔和紙質(zhì)文檔按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。八、呈文的歸檔（一）歸檔范圍公司所有正式印發(fā)的呈文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知等各類公文，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔內(nèi)容包括呈文的紙質(zhì)文件、電子文件以及相關(guān)的審批意見、修改記錄、會(huì)議紀(jì)要等附件材料。（二）歸檔要求1.分類整理：按照呈文的種類、年份、月份等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄。同一類別的呈文應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查找和管理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份歸檔的呈文編制唯一的檔案編號(hào)，并在紙質(zhì)文件和電子文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。檔案編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)呈文的年份、類別、順序號(hào)等信息，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。3.內(nèi)容完整：歸檔的呈文應(yīng)確保內(nèi)容完整，包括正文、附件、審批意見、修改記錄等相關(guān)材料。對(duì)于重要的呈文，還應(yīng)附上相關(guān)的背景資料、會(huì)議紀(jì)要等，以便全面了解呈文的產(chǎn)生背景和處理過程。4.存儲(chǔ)規(guī)范：紙質(zhì)呈文應(yīng)采用符合檔案保存要求的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂存放，存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等條件良好。電子呈文應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.文件收集：呈文印發(fā)后，綜合管理部門負(fù)責(zé)收集呈文的紙質(zhì)文件和電子文件。紙質(zhì)文件由印發(fā)責(zé)任人在呈文分發(fā)完成后及時(shí)收集整理，電子文件由起草部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行提交。2.整理編目：綜合管理部門對(duì)收集到的呈文進(jìn)行整理編目，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等操