保證貨款管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貨款管理，規(guī)范貨款結(jié)算流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及貨款收付的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、委托加工業(yè)務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保貨款管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：貨款收付信息記錄準(zhǔn)確無誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理貨款結(jié)算手續(xù)，避免逾期付款或收款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信用。4.安全性原則：采取有效措施保障貨款資金安全，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。二、貨款管理職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同，明確貨款結(jié)算方式、結(jié)算期限等條款，并確保合同內(nèi)容符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.跟蹤銷售訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，提醒客戶按時(shí)付款。3.對逾期未付款的客戶進(jìn)行催收，并及時(shí)向公司相關(guān)部門反饋催收進(jìn)展情況。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確貨款支付方式、支付期限等條款，并確保合同內(nèi)容符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審核采購發(fā)票等結(jié)算憑證的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，確保付款依據(jù)充分。3.按照合同約定及時(shí)辦理貨款支付手續(xù)，避免逾期付款給公司帶來不良影響。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)建立健全貨款管理制度和財(cái)務(wù)核算體系，準(zhǔn)確記錄和反映貨款收付情況。2.審核銷售部門和采購部門提交的貨款結(jié)算相關(guān)資料，確保結(jié)算流程合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.定期與銷售部門、采購部門核對貨款賬目，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題。4.負(fù)責(zé)資金的統(tǒng)籌安排，合理調(diào)度資金，確保貨款支付和收款的順利進(jìn)行。（四）法務(wù)部門1.參與重大銷售合同、采購合同的審核，對合同中涉及的貨款結(jié)算條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估，提出法律意見和建議。2.協(xié)助處理貨款糾紛案件，提供法律支持和指導(dǎo)，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、貨款結(jié)算管理（一）結(jié)算方式1.公司常用的貨款結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算、支票結(jié)算、匯票結(jié)算等。具體結(jié)算方式由銷售合同或采購合同雙方協(xié)商確定，并在合同中明確約定。2.鼓勵(lì)采用銀行轉(zhuǎn)賬等非現(xiàn)金結(jié)算方式，以提高資金結(jié)算效率和安全性。對于金額較大的貨款結(jié)算，原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行。（二）結(jié)算期限1.銷售業(yè)務(wù)的結(jié)算期限應(yīng)根據(jù)客戶信用狀況、市場慣例等因素合理確定，并在銷售合同中明確約定。一般情況下，信用期不得超過[X]天。2.采購業(yè)務(wù)的結(jié)算期限應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定，并在采購合同中明確約定。公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算期限支付貨款，避免逾期付款。（三）結(jié)算流程1.銷售業(yè)務(wù)結(jié)算流程銷售部門在貨物發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)開具銷售發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)發(fā)貨憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門收到銷售發(fā)票及發(fā)貨憑證后，核對發(fā)票金額、貨物數(shù)量、規(guī)格等信息與銷售合同是否一致。如無誤，進(jìn)行賬務(wù)處理，并根據(jù)合同約定的結(jié)算方式和結(jié)算期限，向客戶發(fā)送付款通知?？蛻羰盏礁犊钔ㄖ?，應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和期限支付貨款。財(cái)務(wù)部門收到客戶支付的貨款后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并與銷售部門核對收款情況。2.采購業(yè)務(wù)結(jié)算流程采購部門收到供應(yīng)商的貨物及發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息與采購合同是否一致，并審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。如無誤，填寫付款申請單，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單等結(jié)算憑證，提交給財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門對付款申請單及相關(guān)結(jié)算憑證進(jìn)行審核，審核通過后，按照合同約定的結(jié)算方式和期限安排資金支付。支付完成后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并與采購部門核對付款情況。（四）結(jié)算憑證管理1.銷售發(fā)票是銷售業(yè)務(wù)的重要結(jié)算憑證，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)開具和保管。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定填寫發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.采購發(fā)票是采購業(yè)務(wù)的重要結(jié)算憑證，采購部門應(yīng)及時(shí)收集供應(yīng)商開具的發(fā)票，并確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。發(fā)票上的貨物名稱、數(shù)量、金額等信息應(yīng)與采購合同及實(shí)際收貨情況一致。3.其他結(jié)算憑證，如發(fā)貨憑證、驗(yàn)收單、付款申請單等，應(yīng)妥善保管，作為貨款結(jié)算的依據(jù)。結(jié)算憑證的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定。四、貨款催收管理（一）催收責(zé)任1.銷售部門負(fù)責(zé)對逾期未付款的客戶進(jìn)行催收工作，明確催收責(zé)任人，并制定催收計(jì)劃。2.催收責(zé)任人應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶逾期付款的原因，督促客戶盡快支付貨款。對于惡意拖欠貨款的客戶，應(yīng)采取有效措施加大催收力度。（二）催收方式1.電話催收：通過電話與客戶溝通，提醒客戶按時(shí)付款，并了解客戶逾期付款的原因。2.郵件催收：向客戶發(fā)送催款郵件，詳細(xì)說明逾期未付款的金額、期限及可能產(chǎn)生的后果，要求客戶盡快支付貨款。3.上門催收：對于逾期時(shí)間較長、金額較大的客戶，可安排專人上門催收，直接與客戶面對面溝通，了解客戶實(shí)際情況，施加催收壓力。4.法律催收：對于經(jīng)多次催收仍拒不付款的客戶，可考慮通過法律途徑追討貨款，維護(hù)公司合法權(quán)益。在采取法律催收措施前，應(yīng)及時(shí)向公司法務(wù)部門咨詢，確保催收行為合法合規(guī)。（三）催收記錄與報(bào)告1.催收責(zé)任人應(yīng)建立催收記錄，詳細(xì)記錄每次催收的時(shí)間、方式、與客戶溝通的情況及客戶反饋的信息等。催收記錄應(yīng)妥善保存，作為考核催收工作成效的依據(jù)。2.銷售部門應(yīng)定期向公司管理層報(bào)告貨款催收情況，包括逾期未付款客戶名單、欠款金額、催收進(jìn)展等信息。對于催收難度較大的客戶，應(yīng)及時(shí)向管理層匯報(bào)，共同研究解決方案。五、貨款風(fēng)險(xiǎn)防范（一）客戶信用評估1.銷售部門應(yīng)建立客戶信用評估制度，對客戶的信用狀況進(jìn)行全面、深入的調(diào)查和評估。評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、市場口碑等方面。2.根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，將客戶分為不同信用等級，并針對不同信用等級的客戶制定相應(yīng)的銷售政策和貨款結(jié)算方式。對于信用等級較低的客戶，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的貨款結(jié)算措施，如要求預(yù)付款、縮短信用期等。（二）合同風(fēng)險(xiǎn)控制1.銷售合同和采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、貨款結(jié)算方式、結(jié)算期限、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰明確，避免因合同漏洞引發(fā)貨款風(fēng)險(xiǎn)。2.在簽訂合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核貨款結(jié)算條款的合理性和可行性。對于重大合同，應(yīng)征求法務(wù)部門的法律意見，確保合同的法律效力。（三）資金監(jiān)控與預(yù)警1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立資金監(jiān)控機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控公司資金流動(dòng)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警貨款收付過程中的異常情況。2.設(shè)定貨款逾期預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)客戶逾期未付款達(dá)到一定期限或金額時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施進(jìn)行催收或風(fēng)險(xiǎn)防范。（四）內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對貨款管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查貨款結(jié)算流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行、貨款催收工作是否到位等。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反貨款管理