中央采購管理辦法一、總則（一）目的為了加強中央采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及中央采購的活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、物資、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公正、公平的原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開性原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門的監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)設(shè)立中央采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項。決策委員會成員包括公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。其職責(zé)如下：1.審議中央采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計劃和預(yù)算。3.決策重大采購項目的供應(yīng)商選擇、采購方式等關(guān)鍵事項。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門成立中央采購部，作為采購活動的執(zhí)行機構(gòu)。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行中央采購決策委員會的決議和公司/組織的采購政策。2.制定和完善采購業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。3.組織實施各類采購項目，包括采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。4.負(fù)責(zé)采購文件的編制、審核和歸檔管理。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商績效。6.協(xié)調(diào)與其他部門在采購方面的工作，及時反饋采購進(jìn)展情況。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購款項的支付結(jié)算等。3.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和實際需求，于每年[具體時間]前向中央采購部提交下一年度的采購需求計劃。2.中央采購部對各部門的采購需求計劃進(jìn)行匯總、審核和分析，結(jié)合公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和資源狀況，編制年度中央采購預(yù)算草案。3.年度中央采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、采購決策機構(gòu)審批后，正式下達(dá)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.中央采購部應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場環(huán)境、業(yè)務(wù)需求等發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需要時，需求部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.中央采購部對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出調(diào)整建議，經(jīng)財務(wù)部門審核、采購決策機構(gòu)審批后，對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。四、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等內(nèi)容。2.《采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給中央采購部。（二）采購計劃制定1.中央采購部收到《采購需求申請表》后，對需求進(jìn)行進(jìn)一步核實和分析，結(jié)合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購方式、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選中央采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出《供應(yīng)商邀請書》。2.供應(yīng)商評估組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資料評審，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、信譽等方面的情況。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)評估結(jié)果，選擇確定中標(biāo)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等公開采購方式，確保采購過程的公正、公平、公開。（四）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，中央采購部應(yīng)將合同副本分送需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（五）采購訂單下達(dá)1.中央采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的具體要求和交貨時間等。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。（六）采購驗收1.需求部門負(fù)責(zé)組織對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對。2.驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給中央采購部。如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，或按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。五、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。接受供應(yīng)商的投標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)。向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.招標(biāo)程序：從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)，程序與公開招標(biāo)類似。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。2.談判程序：成立談判小組，制定談判文件。邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的理由。經(jīng)采購決策機構(gòu)審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其報價。對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立采購風(fēng)險識別機制，對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行全面識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，合理制定采購計劃和預(yù)算，采用靈活的采購策略，如套期保值、簽訂長期合同等，降低市場價格波動帶來的風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)保或保證金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格審查采購合同條款，確保合同的合法性、完整性和嚴(yán)密性。加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范合同糾紛風(fēng)險。4.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強采購物品或服務(wù)的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。在采購活動中嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，可聘請法律顧問提供專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性、采購資金的使用情況等。2.建立采購活動內(nèi)部舉報機制，鼓勵公司/組織員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部監(jiān)督1.接受國家相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)采購活動的資料和信息。2.主動公開采購信息，接受社會公眾的監(jiān)督，提高采購活動的透明度。八、信息管理（一）采購信息收集1.中央采購部應(yīng)廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.建立采購信息收集渠道，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)期刊、供應(yīng)商反饋等，確保信息的及時、準(zhǔn)確和全面。（二）采購信息分析與利用1.對收集到的采購信息進(jìn)行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.利用采購信息分析結(jié)果，優(yōu)化