原始發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司原始發(fā)票管理，規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)活動中涉及的原始發(fā)票管理。（三）基本原則1.合法性原則：原始發(fā)票的取得、使用和保管必須符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：原始發(fā)票應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得偽造、變造。3.完整性原則：原始發(fā)票應(yīng)具備合法有效的憑證要素，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容或商品明細(xì)、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等，確保內(nèi)容完整。4.及時性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得原始發(fā)票，并按規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷處理，不得拖延。二、原始發(fā)票的取得（一）發(fā)票類型1.增值稅專用發(fā)票：適用于購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)和服務(wù)，且符合抵扣條件的業(yè)務(wù)。2.增值稅普通發(fā)票：包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票，適用于除增值稅專用發(fā)票適用范圍以外的其他業(yè)務(wù)。3.其他發(fā)票：如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況取得相應(yīng)發(fā)票。（二）取得要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，向銷售方或服務(wù)提供方索取合法有效的原始發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票。如購買辦公用品，發(fā)票應(yīng)注明辦公用品的具體明細(xì)；購買設(shè)備，應(yīng)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在開票之日起360日內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣，并確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)生發(fā)票開具錯誤或退貨等情況，應(yīng)及時取得銷售方開具的紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。4.取得的電子發(fā)票應(yīng)確保其真實(shí)性和完整性，可通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺進(jìn)行查驗(yàn)。電子發(fā)票可以彩色打印，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。三、原始發(fā)票的審核（一）審核職責(zé)1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對原始發(fā)票的真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致，并在發(fā)票背面簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人對本部門報(bào)銷的原始發(fā)票進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性、必要性，確保報(bào)銷事項(xiàng)符合公司規(guī)定和部門預(yù)算。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對原始發(fā)票進(jìn)行最終審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性、完整性以及報(bào)銷手續(xù)的完備性等。對不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。（二）審核內(nèi)容1.發(fā)票真?zhèn)危和ㄟ^稅務(wù)機(jī)關(guān)官方網(wǎng)站、電話查詢等方式核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性。對于可疑發(fā)票，可要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提供相關(guān)證明材料或到稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)一步核實(shí)。2.發(fā)票內(nèi)容：審核發(fā)票開具的項(xiàng)目是否齊全，填寫是否規(guī)范，字跡是否清晰，發(fā)票金額與實(shí)際業(yè)務(wù)金額是否相符，發(fā)票上的各項(xiàng)信息是否與銷售方或服務(wù)提供方一致。3.發(fā)票印章：檢查發(fā)票上加蓋的發(fā)票專用章是否清晰、合規(guī)，印章名稱是否與銷售方名稱一致。4.報(bào)銷手續(xù)：審核報(bào)銷單填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批流程是否符合公司規(guī)定，附件是否齊全。（三）審核流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將取得的原始發(fā)票整理粘貼在報(bào)銷單上，并在報(bào)銷單上簽字，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷單及原始發(fā)票進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，然后提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門收到報(bào)銷單后，對原始發(fā)票進(jìn)行詳細(xì)審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通核實(shí)，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核通過后，財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷單上簽字，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷處理。四、原始發(fā)票的粘貼與整理（一）粘貼要求1.原始發(fā)票應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的報(bào)銷單進(jìn)行粘貼，不得使用訂書釘、膠水等隨意粘貼。2.發(fā)票應(yīng)按照從左到右、從上到下的順序整齊粘貼在報(bào)銷單上，發(fā)票較多時可分行粘貼，但應(yīng)保持整齊、美觀。3.對于較大的發(fā)票或附件，可折疊后粘貼，但應(yīng)注意折疊后的發(fā)票內(nèi)容仍清晰可辨，且不得影響發(fā)票的真實(shí)性和完整性。（二）整理要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)將原始發(fā)票按照業(yè)務(wù)類型、時間順序進(jìn)行整理，確保同類業(yè)務(wù)的發(fā)票集中在一起。2.對于涉及多張發(fā)票的同一業(yè)務(wù)，應(yīng)將相關(guān)發(fā)票一并粘貼在同一張報(bào)銷單上，并在報(bào)銷單上注明發(fā)票張數(shù)。3.整理后的原始發(fā)票應(yīng)便于查閱和審核，不得出現(xiàn)發(fā)票遺漏、丟失或粘貼混亂的情況。五、原始發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)原始發(fā)票的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、歸檔等工作。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在報(bào)銷后，應(yīng)將原始發(fā)票及時交予財(cái)務(wù)部門，不得自行留存。（二）保管期限原始發(fā)票的保管期限按照國家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計(jì)憑證的保管期限為30年，涉及外事和對私改造的會計(jì)憑證永久保管。（三）保管方式1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票保管柜，將原始發(fā)票分類存放，確保發(fā)票存放安全、有序。2.對于電子發(fā)票，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票索引目錄，便于查詢和管理。3.原始發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保發(fā)票數(shù)量與登記記錄一致，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（四）銷毀規(guī)定1.原始發(fā)票保管期滿后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀原始發(fā)票時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀過程合規(guī)、徹底。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?.對于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始發(fā)票，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。六、原始發(fā)票的遺失處理（一）遺失報(bào)備1.如原始發(fā)票不慎遺失，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時向財(cái)務(wù)部門報(bào)備，并說明遺失原因、發(fā)票內(nèi)容、金額等相關(guān)信息。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提供的信息，在稅務(wù)機(jī)關(guān)官方網(wǎng)站或其他渠道進(jìn)行查詢核實(shí)，確認(rèn)發(fā)票的真實(shí)性。（二）替代憑證1.對于能夠取得證明的原始發(fā)票遺失情況，可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提供相關(guān)證明材料，如銷售方記賬聯(lián)復(fù)印件（加蓋銷售方發(fā)票專用章）、銷售方出具的發(fā)票遺失證明等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，可作為報(bào)銷憑證。2.對于無法取得證明的原始發(fā)票遺失情況，原則上不得報(bào)銷。如因特殊情況確需報(bào)銷的，應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員詳細(xì)說明情況，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可報(bào)銷，但應(yīng)注明“原始發(fā)票遺失，此為替代憑證”字樣。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對原始發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的取得、審核、粘貼、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對原始發(fā)票管理的日常監(jiān)督，定期對發(fā)票的使用情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)票管理工作規(guī)范、有序。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的檢查工作