人行附件管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范我行附件管理工作，確保附件的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，保障業(yè)務的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于我行各部門在各類業(yè)務活動中涉及的附件管理，包括但不限于文件、報表、合同、憑證等各類電子和紙質附件。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：附件管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及我行內部規(guī)章制度。2.準確性原則：附件內容應真實、準確地反映業(yè)務實際情況，與主文檔信息一致。3.完整性原則：確保附件的齊全性，不得遺漏重要信息或關鍵資料。4.安全性原則：采取有效措施保障附件的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露和損壞。5.便捷性原則：在保證管理規(guī)范的前提下，優(yōu)化附件管理流程，提高工作效率，方便使用人員查找和獲取附件。二、附件的分類與編號（一）分類1.按業(yè)務類型分類信貸業(yè)務附件：如貸款申請資料、抵押物評估報告、借款合同等。財務業(yè)務附件：財務報表、審計報告、發(fā)票等。行政辦公附件：通知、報告、會議紀要等相關文件附件。風險管理附件：風險評估報告、風險監(jiān)測數據等?？蛻絷P系管理附件：客戶檔案、營銷活動資料、客戶反饋記錄等。2.按文件性質分類正式文件附件：具有法律效力或作為重要決策依據的文件所附帶的資料。參考文件附件：僅供參考、輔助理解主文件內容的相關資料。流程文件附件：業(yè)務流程中涉及的各類表單、記錄等。（二）編號1.建立統一的附件編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統性。編號應包含業(yè)務類型、年份、順序號等信息。例如，信貸業(yè)務附件編號格式為：XD[年份][順序號]，其中XD代表信貸業(yè)務。財務業(yè)務附件編號格式為：CW[年份][順序號]，CW代表財務業(yè)務。2.在附件生成或收到時，及時按照編號規(guī)則進行編號，并在相關系統或文檔中記錄編號信息，以便于查詢和管理。三、附件的生成與收集（一）生成1.業(yè)務部門在開展業(yè)務活動過程中，應根據業(yè)務需求和相關規(guī)定及時生成附件。生成附件的人員應確保附件內容準確、完整，并符合格式要求。2.對于涉及多部門協作的業(yè)務，牽頭部門應明確各部門在附件生成過程中的職責和分工，確保附件的及時生成和有效銜接。3.在附件生成過程中，應使用統一的文檔模板和格式，保證附件的規(guī)范性和一致性。模板應根據不同業(yè)務類型和文件性質進行設計，明確必填項和格式要求。（二）收集1.業(yè)務流程中涉及附件收集的環(huán)節(jié)，相關人員應按照規(guī)定的時間和要求及時收集附件。收集人員應對附件的完整性和準確性進行初步審核，確保符合要求后進行簽收。2.對于外部提供的附件，如客戶提交的資料、合作方提供的文件等，應明確接收標準和流程，要求提供方確保附件的真實性、合法性和有效性。接收人員在收到附件后，應及時進行登記和審核。3.建立附件收集提醒機制，通過系統提示、郵件通知等方式提醒相關人員及時收集附件，避免因延誤導致業(yè)務流程受阻。四、附件的審核與審批（一）審核1.附件生成后，應由相關業(yè)務負責人或指定的審核人員進行審核。審核內容包括附件的準確性、完整性、合規(guī)性以及與主文檔的關聯性等。2.審核人員應根據業(yè)務要求和審核標準，對附件進行仔細核對，發(fā)現問題及時與生成人員溝通并要求修改。審核通過后，審核人員應簽署審核意見并注明審核日期。3.對于重要業(yè)務或涉及金額較大的附件，應實行雙人審核制度，確保審核的準確性和可靠性。（二）審批1.根據附件的性質和重要程度，按照我行內部審批流程進行審批。審批人員應認真審查附件內容，做出明確的審批意見。2.對于需上級領導審批的附件，應及時提交審批，審批過程中如有反饋意見，應根據意見進行修改后重新提交審批，直至審批通過。3.建立審批記錄檔案，詳細記錄附件的審批過程、審批意見和審批結果，以便于追溯和查詢。五、附件的存儲與保管（一）存儲方式1.附件應根據其性質和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括電子存儲和紙質存儲。對于常用且需長期保存的附件，應存儲在我行的電子文檔管理系統中，并進行定期備份，以防止數據丟失。對于一些重要的紙質附件，如合同原件、重要憑證等，應按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，存放在專門的檔案室或文件柜中。2.電子存儲應遵循數據安全管理要求，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作附件。同時，應采取加密、防病毒等措施，保障電子附件的安全性。（二）保管期限1.根據國家法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及我行內部規(guī)定，明確各類附件的保管期限。保管期限應從附件形成之日起計算。例如，信貸業(yè)務相關附件的保管期限一般為貸款結清后[X]年；財務報表等重要財務資料的保管期限為[X]年。2.在保管期限屆滿后，應按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔處理，確保附件管理的合規(guī)性和有效性。（三）存儲環(huán)境1.紙質附件的存儲環(huán)境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，確保附件不受損壞。檔案室應配備必要的消防設備和防蟲藥品。2.電子附件的存儲服務器應具備穩(wěn)定的運行環(huán)境，定期進行維護和檢查，確保服務器的正常運行。同時，應建立數據災難恢復機制，以應對可能出現的數據丟失或損壞情況。六、附件的檢索與使用（一）檢索1.我行應建立完善的附件檢索系統，方便使用人員快速查找所需附件。檢索系統應支持多種檢索方式，如按編號、業(yè)務類型、關鍵詞等進行檢索。2.在電子文檔管理系統中，應設置清晰的目錄結構和索引信息，以便于用戶瀏覽和檢索附件。同時，應提供模糊檢索功能，提高檢索效率。3.對于紙質附件，應建立紙質檔案目錄索引，記錄附件的存放位置、編號、名稱等信息，方便查找。（二）使用1.使用人員在獲取附件后，應按照規(guī)定的用途和權限進行使用，不得擅自修改、刪除或傳播附件內容。2.在業(yè)務辦理過程中，如需引用附件內容，應確保引用的準確性和完整性，并注明附件來源。3.對于涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的附件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和使用，防止信息泄露。七、附件的變更與廢止（一）變更1.如附件內容發(fā)生變更，生成部門應及時對附件進行修改，并重新進行審核和審批。修改后的附件應按照原編號規(guī)則進行編號，同時更新相關系統和文檔中的附件信息。2.在附件變更過程中，應保留變更記錄，包括變更原因、變更內容、變更時間以及審批情況等，以便于追溯和查詢。3.對于因業(yè)務調整或政策變化導致附件格式、內容等發(fā)生重大變更的，應及時組織相關人員進行培訓，確保使用人員了解并掌握變更后的附件要求。（二）廢止1.當附件不再具有使用價值或因業(yè)務調整等原因需要廢止時，由相關業(yè)務部門提出廢止申請，經審批后進行廢止處理。2.廢止的附件應按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔。對于電子附件，應在系統中進行刪除或標記廢止，并確保相關備份數據得到妥善處理；對于紙質附件，應按照檔案銷毀規(guī)定進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.在附件廢止后，應及時更新相關系統和文檔中的附件信息，避免誤使用已廢止的附件。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.我行內部審計部門應定期對附件管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括附件的生成、收集、審核、審批、存儲、檢索、使用以及變更、廢止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.審計部門應制定詳細的檢查計劃和檢查標準，通過查閱文檔、系統數據、實地走訪等方式進行檢查，并形成檢查報告。對于檢查中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。3.各業(yè)務部門應定期對本部門的附件管理工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改，并將自查情況報告上級主管部門。（二）外部檢查1.積極配合監(jiān)管部門、審計機構等