主任信箱管理辦法一、總則（一）目的為了進(jìn)一步加強公司內(nèi)部溝通與交流，拓寬員工反饋問題、提出建議的渠道，及時了解員工的需求和意見，提高公司管理水平和決策科學(xué)性，特制定本主任信箱管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工、合作單位以及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)方。（三）基本原則1.公平公正原則：對所有通過主任信箱反映的問題和建議，均秉持公平公正的態(tài)度進(jìn)行處理和回復(fù)，不偏袒任何一方。2.及時高效原則：確保信件接收、處理、反饋等環(huán)節(jié)高效運轉(zhuǎn)，及時解決員工及相關(guān)方關(guān)心的問題。3.保密原則：嚴(yán)格保護(hù)來信人的隱私，對來信內(nèi)容嚴(yán)格保密，未經(jīng)來信人同意，不得泄露相關(guān)信息。二、信箱設(shè)置與管理（一）信箱設(shè)立1.在公司內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立主任信箱專欄，同時在公司辦公區(qū)域顯著位置設(shè)置實體信箱，方便員工及相關(guān)方投遞信件。2.明確信箱的標(biāo)識和使用說明，確保使用者清楚了解信箱的功能和投遞方式。（二）信件接收1.安排專人負(fù)責(zé)每天定時查看主任信箱，包括電子信箱和實體信箱。2.對收到的信件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄來信時間、來信人姓名（或單位名稱）、聯(lián)系方式、信件主題及內(nèi)容等信息。（三）信件分類根據(jù)信件內(nèi)容，將信件分為以下幾類：1.問題反饋類：員工或相關(guān)方反映工作中遇到的問題、困難及對公司管理、業(yè)務(wù)流程等方面的意見和建議。2.投訴舉報類：對公司內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)行為、不良現(xiàn)象等進(jìn)行投訴舉報。3.表揚建議類：對公司優(yōu)秀員工、團隊或?qū)景l(fā)展提出建設(shè)性意見和創(chuàng)新性想法。（四）信件處理流程1.問題反饋類信件對于一般性問題，由專人直接協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，并跟蹤處理進(jìn)度，確保問題得到及時解決。對于較為復(fù)雜或涉及多個部門的問題，由專人整理后提交給主任，由主任組織相關(guān)部門召開專題會議進(jìn)行研究討論，制定解決方案，并明確責(zé)任部門和責(zé)任人，跟蹤落實情況。2.投訴舉報類信件收到投訴舉報信件后，專人立即將信件轉(zhuǎn)交給公司紀(jì)檢監(jiān)察部門或相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。紀(jì)檢監(jiān)察部門或相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對投訴舉報內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實，如情況屬實，按照公司相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并及時將處理結(jié)果反饋給來信人。在調(diào)查處理過程中，嚴(yán)格保護(hù)舉報人權(quán)益，對舉報人信息嚴(yán)格保密。3.表揚建議類信件對于表揚信件，由專人將表揚內(nèi)容整理后反饋給相關(guān)部門或個人，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳，弘揚正能量。對于建議信件，由專人評估建議的可行性和價值，如具有較高價值，提交給主任，由主任組織相關(guān)部門進(jìn)行研究，對采納的建議給予提出者適當(dāng)獎勵，并在公司內(nèi)部進(jìn)行推廣應(yīng)用。（五）信件回復(fù)1.對于所有信件，處理結(jié)果形成后，均要及時向來信人進(jìn)行回復(fù)。回復(fù)方式可以采用電子郵件、書面回復(fù)（通過實體信箱投遞）等，確保來信人能夠及時收到回復(fù)。2.回復(fù)內(nèi)容要清晰明確，對于問題反饋類信件，要說明問題處理情況和結(jié)果；對于投訴舉報類信件，要說明調(diào)查處理情況和處理結(jié)果；對于表揚建議類信件，要對來信人表示感謝，并說明對建議的處理情況。（六）檔案管理1.建立主任信箱信件檔案，對每一封來信及處理回復(fù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和歸檔保存。2.檔案內(nèi)容包括信件原件、登記記錄、處理過程文件、回復(fù)信件等，按照時間順序進(jìn)行整理，便于查詢和追溯。三、使用規(guī)范（一）來信要求1.來信應(yīng)主題明確，內(nèi)容真實、客觀、準(zhǔn)確，語言文明規(guī)范，不得包含侮辱、誹謗、惡意攻擊等不當(dāng)言論。2.來信人應(yīng)留下真實姓名（或單位名稱）、聯(lián)系方式，以便于信件處理和回復(fù)。如因特殊原因無法留下真實信息，應(yīng)說明理由。3.對于重復(fù)反映的問題，如無新的情況或證據(jù)，原則上不再重復(fù)受理。（二）處理要求1.負(fù)責(zé)信件處理的人員要認(rèn)真對待每一封來信，按照規(guī)定的流程和時間要求進(jìn)行處理，不得推諉、拖延。2.在處理信件過程中，要注重調(diào)查研究，充分聽取各方意見，確保處理結(jié)果客觀公正、合理合法。3.對于涉及多個部門的問題，相關(guān)部門要密切配合，協(xié)同處理，不得相互扯皮、推諉責(zé)任。（三）回復(fù)要求1.回復(fù)信件要及時、準(zhǔn)確、完整，針對來信內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解答和說明，不得敷衍了事。2.回復(fù)語言要禮貌、誠懇，體現(xiàn)公司對員工及相關(guān)方的尊重和重視。3.對于暫時無法解決的問題，要向來信人說明原因，并告知預(yù)計解決時間，做好溝通解釋工作。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立主任信箱管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、員工代表等組成，負(fù)責(zé)對主任信箱管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對主任信箱信件處理情況進(jìn)行抽查，檢查信件接收、分類、處理、回復(fù)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，是否存在拖延、推諉等問題。3.鼓勵員工及相關(guān)方對主任信箱管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向監(jiān)督小組或公司領(lǐng)導(dǎo)反映。（二）考核辦法1.將主任信箱管理工作納入公司各部門績效考核體系，對信件處理及時率、回復(fù)滿意度等指標(biāo)進(jìn)行考核。2.對于在主任信箱管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于工作不力、出現(xiàn)問題的部門和個人，按照公司績效考核相關(guān)規(guī)定進(jìn)行扣