合同管理辦法學(xué)校[學(xué)校名稱]合同管理辦法一、總則（一）目的為加強學(xué)校合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護學(xué)校合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和學(xué)校合法權(quán)益。2.審慎嚴謹原則：在合同簽訂前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分審查，確保合同條款明確、具體、合法、有效，避免合同風險。3.權(quán)責明確原則：明確合同簽訂、履行、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)的責任主體，確保合同管理工作有序進行。4.全程管理原則：對合同的全過程進行管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，防范合同風險。二、合同管理機構(gòu)及職責（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長擔任組長，分管校領(lǐng)導(dǎo)擔任副組長，各相關(guān)職能部門負責人為成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責審議學(xué)校重大合同事項，協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題。（二）合同歸口管理部門根據(jù)合同業(yè)務(wù)性質(zhì)，確定以下部門為合同歸口管理部門：1.采購合同：由學(xué)校采購部門歸口管理。負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、驗收等工作，確保采購活動合法合規(guī)，采購物資和服務(wù)符合學(xué)校要求。2.服務(wù)合同：根據(jù)服務(wù)內(nèi)容，分別由相關(guān)職能部門歸口管理。如物業(yè)服務(wù)合同由后勤管理部門歸口管理，教學(xué)服務(wù)合同由教務(wù)處歸口管理等。歸口管理部門負責服務(wù)合同的起草、審核、簽訂、履行監(jiān)督等工作，確保服務(wù)質(zhì)量和效果。3.租賃合同：由后勤管理部門歸口管理。負責租賃合同的起草、審核、簽訂、履行、租金收繳等工作，確保租賃資產(chǎn)的安全和有效使用。4.技術(shù)合同：由科研管理部門歸口管理。負責技術(shù)合同的起草、審核、簽訂、履行、知識產(chǎn)權(quán)保護等工作，促進學(xué)校科技成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)合作。5.合作協(xié)議：根據(jù)合作內(nèi)容，由相關(guān)職能部門或項目負責人歸口管理。負責合作協(xié)議的起草、審核、簽訂、履行監(jiān)督等工作，確保合作項目順利實施。（三）合同承辦部門合同承辦部門是指具體負責合同業(yè)務(wù)洽談、起草、履行等工作的部門或項目組。合同承辦部門應(yīng)指定專人作為合同承辦人，負責合同的具體辦理工作，并對合同的真實性、合法性、完整性負責。（四）合同審核部門學(xué)校設(shè)立合同審核小組，由法務(wù)人員、財務(wù)人員、審計人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。合同審核小組負責對合同進行合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟性、可行性等方面的審核，提出審核意見。（五）各部門職責分工1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責審議學(xué)校重大合同事項，包括合同的簽訂、變更、終止等。協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題。監(jiān)督檢查合同管理工作的執(zhí)行情況。2.合同歸口管理部門職責制定本部門歸口管理合同的管理制度和流程。負責本部門歸口管理合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作。建立本部門歸口管理合同的臺賬，定期進行統(tǒng)計分析。協(xié)助合同承辦部門處理合同糾紛。3.合同承辦部門職責負責合同業(yè)務(wù)的洽談、調(diào)研等前期工作。起草合同文本，確保合同條款符合學(xué)校利益和業(yè)務(wù)要求。組織合同審核，根據(jù)審核意見修改完善合同文本。負責合同的簽訂、履行、變更、終止等具體工作。及時向合同歸口管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況。妥善保管合同相關(guān)資料，建立合同檔案。4.合同審核部門職責對合同進行合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟性、可行性等方面的審核。提出審核意見，供合同承辦部門和合同歸口管理部門參考。參與合同糾紛的處理，提供法律和專業(yè)意見。5.財務(wù)部門職責參與合同的審核，從財務(wù)角度審查合同的經(jīng)濟性和資金支付條款。負責合同款項的收付管理，確保資金安全。定期與合同承辦部門核對合同款項收付情況。6.審計部門職責對合同的簽訂、履行等情況進行審計監(jiān)督。檢查合同管理的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況。對重大合同進行專項審計。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同承辦人應(yīng)根據(jù)合同業(yè)務(wù)內(nèi)容，參照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，起草合同文本。合同文本應(yīng)具備以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。合同標的，包括貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等，服務(wù)的內(nèi)容、要求、期限等，項目的名稱、內(nèi)容、目標等。合同價格及付款方式，明確合同總價、單價、計價方式、付款時間、付款比例等。合同履行期限、地點和方式，明確合同開始履行和結(jié)束履行的時間，合同履行的具體地點，以及履行合同的方式，如交付方式、服務(wù)提供方式等。雙方的權(quán)利和義務(wù)，明確合同雙方在合同履行過程中享有的權(quán)利和應(yīng)承擔的義務(wù)。違約責任，明確雙方違反合同約定應(yīng)承擔的違約責任，包括違約金的數(shù)額或計算方法、賠償損失的范圍等。爭議解決方式，明確雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。其他條款，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款等。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準確、清晰、完整，避免歧義。對于格式合同，應(yīng)仔細審查格式條款，確保符合法律法規(guī)要求，不損害學(xué)校利益。（二）合同審核1.合同承辦部門完成合同起草后，應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門審核。合同歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同進行初審，重點審查合同條款的完整性、準確性、合法性，以及與學(xué)校利益的一致性。2.初審?fù)ㄟ^后，合同歸口管理部門應(yīng)將合同文本及初審意見提交合同審核小組進行審核。合同審核小組應(yīng)從合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟性、可行性等方面對合同進行全面審核，并提出審核意見。3.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，再次提交合同歸口管理部門和合同審核小組審核，直至審核通過。4.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同審核小組可邀請外部法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。（三）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由學(xué)校法定代表人或其授權(quán)的代理人簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同對方已加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代表已簽字。2.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本送合同歸口管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。合同歸口管理部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄。3.嚴禁在空白合同文本上簽字蓋章。如因特殊情況需要簽訂空白合同文本，應(yīng)在合同文本上注明合同內(nèi)容的填寫要求和有效期限，并嚴格控制空白合同文本的發(fā)放和使用。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本送達合同對方，并按照合同約定履行己方義務(wù)。同時，應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，確保合同順利履行。（二）履行監(jiān)督1.合同歸口管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大合同，應(yīng)建立專門的監(jiān)督小組，加強對合同履行全過程的監(jiān)督。2.合同承辦部門應(yīng)定期向合同歸口管理部門匯報合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、存在的問題及解決措施等。如發(fā)現(xiàn)合同對方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時采取措施，要求對方履行義務(wù)或承擔違約責任。3.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，合同承辦部門應(yīng)及時通知合同對方，并采取合理措施減少損失。同時，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如變更合同、解除合同等。（三）款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)審批程序辦理款項支付手續(xù)。在支付款項前，應(yīng)審核合同履行情況、發(fā)票開具情況等，確保支付依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.合同承辦部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同履行進度及相關(guān)證明材料，協(xié)助財務(wù)部門辦理款項支付手續(xù)。對于涉及預(yù)付款、進度款、結(jié)算款等不同支付階段的合同，應(yīng)嚴格按照合同約定的支付比例和時間進行支付。3.財務(wù)部門應(yīng)建立合同款項支付臺賬，定期與合同承辦部門核對款項支付情況，確保賬賬相符、賬實相符。五、合同變更與終止管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等，作為原合同的補充文件。2.合同變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂的審核程序進行審核，確保變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性和有效性。變更協(xié)議經(jīng)審核通過后，合同承辦部門應(yīng)及時將變更協(xié)議副本送合同歸口管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。3.合同變更后，合同雙方應(yīng)按照變更后的協(xié)議履行各自的義務(wù)。（二）合同終止1.合同期滿或雙方按照合同約定履行完畢各自義務(wù)后，合同自然終止。合同承辦部門應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)，清理合同相關(guān)資料，歸檔保存。2.在合同履行過程中，如發(fā)生下列情形之一的，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。3.合同提前終止的，合同承辦部門應(yīng)及時通知合同對方，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項、清理資產(chǎn)、處理爭議等。合同終止后，合同承辦部門應(yīng)將合同終止情況書面報告合同歸口管理部門。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦部門應(yīng)加強對合同履行過程的管理，嚴格按照合同約定履行義務(wù)，避免因己方原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同簽訂前，應(yīng)充分了解合同對方的信用狀況、履約能力等，對可能存在的風險進行評估，并采取相應(yīng)的防范措施。3.合同歸口管理部門應(yīng)定期組織合同承辦人員進行法律法規(guī)和合同管理知識培訓(xùn)，提高合同承辦人員的業(yè)務(wù)水平和風險防范意識。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時報告合同歸口管理部門，并積極與合同對方協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要、履行記錄等。2.對于協(xié)商不成的合同糾紛，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，并按照學(xué)校的指示和要求進行處理。3.合同歸口管理部門應(yīng)協(xié)助合同承辦部門處理合同糾紛，提供必要的法律支持和專業(yè)意見。財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責，配合做好合同糾紛的處理工作。七、合同檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集整理合同相關(guān)資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄、結(jié)算憑證、糾紛處理文件等，并按照檔案管理要求進行分類、編號。（二）檔案整理合同歸口管理部門應(yīng)定期對合同承辦部門提交的合同檔案進行整理，確保檔案資料完整、準確、規(guī)范。整理后的合同檔案應(yīng)按照年度、類別等進行歸檔，便于查閱和保管。（三）檔案保管學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室或檔案專柜，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)