臨時材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司臨時材料的管理，規(guī)范臨時材料的采購、使用、存儲及核銷等流程，確保臨時材料的合理使用與有效控制，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及臨時材料使用的項目、部門及相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保臨時材料管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)實際需求合理配置臨時材料，避免浪費與過度儲備。3.規(guī)范化原則：建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責與操作要求。4.效益性原則：通過科學管理，提高臨時材料的使用效益，降低運營成本。二、臨時材料的定義與分類（一）定義臨時材料是指在公司日常生產經營活動、項目實施、臨時性任務或活動中，一次性或短期使用的各類材料，不包括公司常規(guī)生產運營所需的持續(xù)消耗性材料。（二）分類1.按用途分類工程建設類：如建筑施工用的臨時鋼材、木材、水泥等。辦公耗材類：如一次性辦公用品、臨時打印紙、墨盒等?；顒游锪项悾喝缁顒蝇F(xiàn)場布置用的裝飾品、道具、宣傳資料等。設備維修類：用于設備臨時維修的零部件、工具等。2.按價值分類高價值材料：單價較高，對成本影響較大的臨時材料，如某些特殊規(guī)格的電子元件、貴重的裝飾材料等。中價值材料：價值適中的臨時材料，如一般的五金配件、普通辦公用品等。低價值材料：單價較低的臨時材料，如一次性手套、膠帶等。三、職責分工（一）使用部門1.根據(jù)實際工作需求，準確提出臨時材料的采購申請，并詳細說明材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、用途及預計使用時間等信息。2.負責臨時材料的現(xiàn)場使用管理，確保材料的正確使用與安全存放，避免浪費與丟失。3.在臨時任務或活動結束后，及時清理剩余材料，并辦理退庫手續(xù)。（二）采購部門1.根據(jù)使用部門提交的采購申請，按照公司采購流程，選擇合格的供應商進行采購。2.確保采購的臨時材料符合質量要求和使用需求，及時跟進采購進度，保證材料按時供應。3.負責與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利與義務，包括材料規(guī)格、價格、交貨期、售后服務等條款。（三）倉庫管理部門1.負責臨時材料的入庫驗收工作，核對材料的數(shù)量、規(guī)格、型號等與采購合同及送貨單是否一致，對質量不合格的材料予以拒收。2.按照規(guī)定的存儲方式和條件，妥善保管臨時材料，建立庫存臺賬，記錄材料的出入庫情況。3.根據(jù)使用部門的領料申請，及時辦理材料出庫手續(xù)，并做好發(fā)放記錄。（四）財務部門1.負責審核臨時材料采購費用的報銷憑證，確保費用支出符合公司財務制度和相關規(guī)定。2.對臨時材料的成本進行核算與分析，定期提供成本報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督臨時材料管理過程中的資金流動，確保資金使用合理、安全。（五）項目管理部門（如有）1.對涉及項目的臨時材料管理進行統(tǒng)籌協(xié)調，確保材料供應與項目進度相匹配。2.協(xié)助使用部門評估臨時材料的使用合理性，提出優(yōu)化建議，控制項目成本。四、采購管理（一）采購申請1.使用部門應提前[X]個工作日填寫《臨時材料采購申請表》，經部門負責人審批后提交至采購部門。2.申請表應詳細注明臨時材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計使用時間、預算金額等信息。如涉及特殊規(guī)格或定制材料，應提供詳細的技術要求或圖紙。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實需求的合理性與必要性。2.對于金額較大（超過[X]元）或重要的臨時材料采購申請，需提交公司領導審批。領導審批通過后，采購部門方可組織采購。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)臨時材料的特點和需求，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，選擇合格的供應商。2.建立供應商評估機制，定期對供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行評估，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩(wěn)定性與可靠性。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利與義務，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應準備。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保材料按時、按質、按量供應。2.如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并承擔相應責任。五、入庫管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到臨時材料到貨通知后，應提前做好驗收場地、工具及人員的準備工作。2.根據(jù)采購合同和送貨單，準備好相應的驗收標準和文件。（二）驗收流程1.材料到貨時，倉庫管理人員應與送貨人員共同核對材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否與送貨單一致。2.對材料的質量進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式，確保材料符合質量要求。對于需要進行專業(yè)檢測的材料，應委托有資質的檢測機構進行檢測。3.驗收合格的臨時材料，倉庫管理人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)，將材料存入指定倉庫。4.驗收不合格的材料，倉庫管理人員應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商退換貨事宜。（三）入庫記錄1.倉庫管理部門應建立臨時材料入庫臺賬，詳細記錄材料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、采購單號等信息。2.入庫臺賬應定期與采購合同、送貨單等進行核對，確保記錄準確無誤。六、存儲管理（一）存儲環(huán)境1.根據(jù)臨時材料的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風等條件應符合材料存儲要求。2.對易燃易爆、有毒有害等危險材料，應設置專門的存儲區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。（二）存儲方式1.按照材料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找與管理。2.對于貴重材料、易損材料等，應采取特殊的存儲方式，如單獨存放、加防護包裝等，防止損壞或丟失。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對臨時材料進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/半年/年。2.盤點結束后，應編制庫存盤點報告，如實反映庫存情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務處理和調整。七、領料管理（一）領料申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《臨時材料領料申請表》，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經部門負責人審批。2.領料申請表應提前[X]個工作日提交至倉庫管理部門。（二）領料審批1.倉庫管理部門收到領料申請后，對申請內容進行審核，核實庫存情況及領料需求的合理性。2.對于金額較大（超過[X]元）或重要的臨時材料領料申請，需提交相關領導審批。審批通過后，倉庫管理部門方可辦理領料手續(xù)。（三）領料發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領料申請表，按照先進先出的原則發(fā)放臨時材料，并在領料申請表上簽字確認。2.領料人員應核對所領材料的數(shù)量、規(guī)格、型號等與申請表一致，確認無誤后在領料單上簽字。（四）領料記錄1.倉庫管理部門應建立臨時材料領料臺賬，記錄材料的領料日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用部門、領料人等信息。2.領料臺賬應定期與庫存臺賬進行核對，確保庫存數(shù)量的準確性。八、使用管理（一）現(xiàn)場使用監(jiān)督1.使用部門應指定專人負責臨時材料的現(xiàn)場使用管理，確保材料的正確使用，避免浪費與違規(guī)使用。2.現(xiàn)場管理人員應監(jiān)督材料的使用過程，如發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向部門負責人報告。（二）使用情況記錄1.使用部門應建立臨時材料使用記錄，詳細記錄材料的使用時間、地點、數(shù)量、用途等信息。2.使用記錄應定期進行整理與分析，為后續(xù)的成本核算和管理決策提供依據(jù)。（三）剩余材料管理1.臨時任務或活動結束后，使用部門應及時清理現(xiàn)場剩余材料，并辦理退庫手續(xù)。2.退庫的剩余材料應保持完好無損，如有損壞或丟失，使用部門應承擔相應責任。九、核銷管理（一）核銷申請1.使用部門在臨時任務或活動結束后，應及時填寫《臨時材料核銷申請表》，附上相關的使用記錄、領料單、發(fā)票等憑證，提交至財務部門。2.申請表應詳細說明臨時材料的使用情況、實際消耗數(shù)量、金額等信息。（二）核銷審核1.財務部門收到核銷申請后，對申請內容及相關憑證進行審核，核實材料的使用情況與費用支出的合理性。2.財務部門可會同倉庫管理部門、使用部門等進行實地盤點與核對，確保賬實相符。（三）核銷處理1.經審核無誤后，財務部門辦理臨時材料的核銷手續(xù)，將實際發(fā)生的費用計入相關成本或費用科目。2.如發(fā)現(xiàn)核銷數(shù)據(jù)與實際情況不符，財務部門應及時查明原因，并要求相關部門進行調整與說明。十、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對臨時材料管理情況進行審計，檢查采購、存儲、使用、核銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性與有效性。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.采購部門、倉庫管理部門、財務部門等應定期對臨時材料管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)與解決問題。2.公司可組織不定期的聯(lián)合檢查，對臨時材料管理的各個環(huán)節(jié)進行全面檢查，確保管理工作規(guī)范有序。十一、罰則（一）對使用部門的處罰1.如發(fā)現(xiàn)使用部門存在浪費臨時材料、違規(guī)使用材料等行為，責令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應的經濟處罰。2.因使用部門管理不善導致臨時材料丟失或損壞的，由使用部門負責賠償。（二）對采購部門的處罰1.采購部門如未按照采購流程進行操作，導致采購失誤或出現(xiàn)質量問題，責令其采取補救措施，并給予相應的經濟處罰。2.因采購人員失職造成公司經濟損失的