作廢管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)各類文件、資料、記錄等的作廢管理，確保其處理過程符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止作廢文件、資料、記錄的不當(dāng)使用或泄露，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有產(chǎn)生的文件、資料、記錄等在作廢狀態(tài)下的管理，包括紙質(zhì)和電子形式。（三）定義1.作廢文件/資料/記錄：指因各種原因不再具有現(xiàn)行有效性，需進(jìn)行處理的文件、資料、記錄。2.作廢標(biāo)識(shí)：用于明確標(biāo)識(shí)文件、資料、記錄已處于作廢狀態(tài)的特定標(biāo)記。（四）職責(zé)分工1.文件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善作廢管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。定期組織對(duì)作廢文件、資料、記錄的清理、核對(duì)和歸檔工作。對(duì)涉及保密的作廢文件、資料、記錄進(jìn)行特殊處理的審核和監(jiān)督。2.各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的文件、資料、記錄的作廢申請(qǐng)和初步清理工作。配合文件管理部門做好作廢文件、資料、記錄的集中處理工作。確保本部門員工正確理解和執(zhí)行作廢管理規(guī)定。3.保密管理部門（如有）對(duì)涉及保密的作廢文件、資料、記錄的銷毀方式、場所等進(jìn)行審查和監(jiān)督，確保保密信息安全。二、作廢文件、資料、記錄的識(shí)別與判定（一）識(shí)別情形1.文件、資料、記錄的內(nèi)容已更新，原版本不再適用。2.法律法規(guī)、政策調(diào)整導(dǎo)致文件、資料、記錄不符合新要求。3.文件、資料、記錄所涉及的業(yè)務(wù)活動(dòng)已終止或變更，不再具有實(shí)際意義。4.因格式、排版等原因需要更新，原版本不再使用。（二）判定流程1.文件、資料、記錄的使用部門發(fā)現(xiàn)符合作廢情形時(shí)，應(yīng)填寫《作廢申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明作廢原因、文件名稱、編號(hào)、版本等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《作廢申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，確認(rèn)后簽字提交至文件管理部門。3.文件管理部門收到《作廢申請(qǐng)單》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)核，必要時(shí)征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見，判定是否確認(rèn)為作廢文件、資料、記錄。4.經(jīng)判定為作廢的文件、資料、記錄，由文件管理部門統(tǒng)一編號(hào)并登記，注明作廢日期。三、作廢文件、資料、記錄的標(biāo)識(shí)與隔離（一）標(biāo)識(shí)要求1.對(duì)于紙質(zhì)文件、資料、記錄，應(yīng)在文件首頁左上角或右上角加蓋紅色“作廢”印章，并注明作廢日期。2.電子文件、資料、記錄應(yīng)在文件名前添加“[作廢]”標(biāo)識(shí)，并在文件屬性中注明作廢日期。3.對(duì)于成冊(cè)的資料，應(yīng)在封面和側(cè)面顯著位置加蓋“作廢”印章。（二）隔離措施1.已標(biāo)識(shí)作廢的紙質(zhì)文件、資料、記錄應(yīng)存放在專門的作廢文件存放區(qū)域，與現(xiàn)行有效文件嚴(yán)格分開存放，防止混淆。2.電子文件、資料、記錄應(yīng)存儲(chǔ)在特定的作廢文件電子文件夾中，設(shè)置權(quán)限限制訪問，避免誤操作或泄露。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，應(yīng)對(duì)作廢文件、資料、記錄的存放位置進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)，以便員工識(shí)別和取用。四、作廢文件、資料、記錄的處理方式（一）銷毀1.對(duì)于一般性的作廢文件、資料、記錄，經(jīng)文件管理部門審核批準(zhǔn)后，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.涉及保密信息的作廢文件、資料、記錄，必須按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，可采用碎紙機(jī)粉碎、專業(yè)焚燒等方式，并做好銷毀記錄。3.銷毀工作應(yīng)在專門的銷毀場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)操作，確保銷毀徹底，防止信息泄露。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、操作人員等信息，保存期限不少于[X]年。（二）存檔1.對(duì)于具有一定歷史價(jià)值或需要作為參考資料保留的作廢文件、資料、記錄，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行存檔。2.存檔的作廢文件、資料、記錄應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立專門的檔案目錄，并注明與現(xiàn)行有效文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。3.存檔的作廢文件、資料、記錄應(yīng)妥善保管，便于查閱和追溯，保存期限根據(jù)公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。（三）其他處理方式1.根據(jù)法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，某些作廢文件、資料、記錄可能需要進(jìn)行特定的處理，如送交相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等。2.在進(jìn)行其他處理方式時(shí)，應(yīng)確保符合相關(guān)規(guī)定，并做好相應(yīng)的記錄和手續(xù)。五、作廢文件、資料、記錄的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)作廢文件、資料、記錄的標(biāo)識(shí)、隔離、處理情況進(jìn)行檢查，確保管理措施得到有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括作廢文件、資料、記錄的數(shù)量、標(biāo)識(shí)是否清晰、存放是否規(guī)范、處理方式是否符合要求等。3.定期檢查的頻率為每[X]月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門應(yīng)不定期對(duì)作廢文件、資料、記錄的管理情況進(jìn)行抽查，以驗(yàn)證管理的有效性和合規(guī)性。2.抽查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）整改措施1.對(duì)于檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。2.整改措施應(yīng)及時(shí)上報(bào)文件管理部門備案，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。3.文件管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.文件管理部門應(yīng)制定年度作廢管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)對(duì)象包括公司/組織全體員工，重點(diǎn)是涉及文件、資料、記錄管理的相關(guān)人員。3.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括作廢管理辦法的規(guī)定、作廢文件、資料、記錄的識(shí)別與判定、標(biāo)識(shí)與隔離、處理方式、監(jiān)督與檢查等方面的知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開展內(nèi)部培訓(xùn)課程，可邀請(qǐng)專家進(jìn)行授課或由文件管理部門人員進(jìn)行講解。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。3.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)鼓勵(lì)員工積極參與討論和互動(dòng)，解答員工的疑問，確保員工對(duì)作廢管理規(guī)定有充分的理解和掌握。（三）宣傳推廣1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳作廢管理辦法的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工的認(rèn)識(shí)和重視程度。2.發(fā)布作廢文件、資料、記錄管理