合同銷(xiāo)毀管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同銷(xiāo)毀管理，確保合同信息安全，防止合同資料泄露、丟失或不當(dāng)使用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范公司合同銷(xiāo)毀流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)正常的經(jīng)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂、履行完畢或不再具有保存價(jià)值的各類(lèi)合同及相關(guān)資料的銷(xiāo)毀管理。包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類(lèi)書(shū)面合同，以及與合同相關(guān)的協(xié)議、補(bǔ)充條款、往來(lái)信函、審批文件等附件資料。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保銷(xiāo)毀行為的合法性和合規(guī)性。2.信息安全原則：高度重視合同信息安全，采取有效措施防止合同內(nèi)容泄露，保障公司商業(yè)秘密和客戶(hù)信息安全。3.集中管理原則：合同銷(xiāo)毀工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確責(zé)任部門(mén)和人員，確保銷(xiāo)毀流程規(guī)范、有序。4.可追溯原則：對(duì)合同銷(xiāo)毀全過(guò)程進(jìn)行記錄，以便在需要時(shí)能夠追溯合同銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)定期清理已履行完畢或不再具有保存價(jià)值的合同，編制合同銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、涉及金額、保管期限等信息。2.對(duì)合同銷(xiāo)毀清單進(jìn)行初審，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核。3.協(xié)同檔案管理部門(mén)組織實(shí)施合同銷(xiāo)毀工作，監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。（二）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同管理部門(mén)提交的合同銷(xiāo)毀清單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的保管期限是否已滿(mǎn)、是否符合銷(xiāo)毀條件等。2.根據(jù)審核結(jié)果，確定合同銷(xiāo)毀的具體時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)合同銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，形成合同銷(xiāo)毀記錄檔案，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保合同款項(xiàng)已結(jié)清，相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)完備。2.在合同銷(xiāo)毀清單上簽署財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，確認(rèn)合同在財(cái)務(wù)方面已無(wú)遺留問(wèn)題。（四）審計(jì)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同銷(xiāo)毀工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同銷(xiāo)毀流程是否合規(guī)、銷(xiāo)毀記錄是否完整等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保合同銷(xiāo)毀工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（五）其他相關(guān)部門(mén)各部門(mén)應(yīng)配合合同管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好合同銷(xiāo)毀相關(guān)工作，及時(shí)提供本部門(mén)涉及的合同資料，并協(xié)助完成合同銷(xiāo)毀清單的編制和審核等工作。三、合同銷(xiāo)毀條件（一）已履行完畢合同約定的權(quán)利義務(wù)已全部履行完畢，且雙方均無(wú)遺留問(wèn)題的合同，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）超過(guò)保管期限合同已達(dá)到公司規(guī)定的保管期限，且在保管期限內(nèi)未發(fā)現(xiàn)有需要繼續(xù)保存的特殊情況，可予以銷(xiāo)毀。（三）不再具有保存價(jià)值因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、合同變更、法律糾紛解決等原因，導(dǎo)致某些合同不再具有保存價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）其他特殊情況根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求或公司內(nèi)部規(guī)定，需要對(duì)特定合同進(jìn)行銷(xiāo)毀的，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、合同銷(xiāo)毀流程（一）合同清理與清單編制1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已履行完畢或不再具有保存價(jià)值的合同進(jìn)行清理，梳理合同檔案，確定需要銷(xiāo)毀的合同清單。2.合同銷(xiāo)毀清單應(yīng)詳細(xì)記錄合同的基本信息，包括合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、涉及金額、對(duì)方單位名稱(chēng)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。清單應(yīng)按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保清晰、準(zhǔn)確。（二）初審合同管理部門(mén)將編制好的合同銷(xiāo)毀清單提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行初審。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核合同涉及的款項(xiàng)是否已結(jié)清、發(fā)票是否已開(kāi)具及入賬、財(cái)務(wù)手續(xù)是否完備等情況。對(duì)于涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題未解決的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在清單上注明原因，并反饋給合同管理部門(mén)，待問(wèn)題解決后再進(jìn)行后續(xù)流程。（三）審核財(cái)務(wù)部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同銷(xiāo)毀清單提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行審核。檔案管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)合同的保管期限、保存價(jià)值、銷(xiāo)毀必要性等進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于合同是否屬于應(yīng)永久保存或長(zhǎng)期保存的檔案類(lèi)別、是否存在未了結(jié)的法律糾紛或其他特殊情況需要繼續(xù)保存等。對(duì)于不符合銷(xiāo)毀條件的合同，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同管理部門(mén)溝通，說(shuō)明原因并提出處理意見(jiàn)。（四）審批經(jīng)檔案管理部門(mén)審核通過(guò)的合同銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)合同銷(xiāo)毀工作的合規(guī)性、必要性進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及重要合同或金額較大的合同銷(xiāo)毀，應(yīng)報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷(xiāo)毀實(shí)施1.根據(jù)審批意見(jiàn)，檔案管理部門(mén)組織合同管理部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)實(shí)施合同銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可根據(jù)合同數(shù)量、性質(zhì)、保密要求等因素選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.在合同銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程徹底、有效，防止合同資料泄露或丟失。對(duì)于采用粉碎方式銷(xiāo)毀的合同，應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的粉碎設(shè)備將合同紙張粉碎成無(wú)法識(shí)別的顆粒狀；對(duì)于采用焚燒方式銷(xiāo)毀的合同，應(yīng)確保焚燒完全，灰燼應(yīng)妥善處理；對(duì)于電子數(shù)據(jù)合同，應(yīng)采用符合國(guó)家信息安全標(biāo)準(zhǔn)的擦除工具進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.在合同銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成合同銷(xiāo)毀記錄單。記錄單應(yīng)包括合同銷(xiāo)毀清單編號(hào)、合同名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、操作人員簽名等內(nèi)容。記錄單應(yīng)由參與銷(xiāo)毀工作的人員簽字確認(rèn)，并存檔保存。（六）監(jiān)銷(xiāo)審計(jì)部門(mén)應(yīng)派人對(duì)合同銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定程序和要求。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在合同銷(xiāo)毀記錄單上簽字確認(rèn)，對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)毀過(guò)程中存在違規(guī)行為，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要求采取措施予以糾正。（七）檔案注銷(xiāo)合同銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)已銷(xiāo)毀合同的檔案信息進(jìn)行注銷(xiāo)。在公司檔案管理系統(tǒng)中刪除相關(guān)合同記錄，更新檔案臺(tái)賬，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，將合同銷(xiāo)毀記錄檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，保存期限不少于規(guī)定年限。五、特殊合同銷(xiāo)毀規(guī)定（一）涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的合同1.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的合同，在銷(xiāo)毀前應(yīng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度的要求，進(jìn)行嚴(yán)格的保密處理。2.采用專(zhuān)門(mén)的保密銷(xiāo)毀設(shè)備和方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保合同信息無(wú)法被恢復(fù)或泄露。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作，銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)進(jìn)行封閉管理，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀設(shè)備進(jìn)行清理和檢查，確保設(shè)備中無(wú)殘留的合同信息。同時(shí)，對(duì)參與銷(xiāo)毀工作的人員進(jìn)行保密教育，要求其簽訂保密承諾書(shū)，不得泄露合同相關(guān)信息。（二）存在法律糾紛或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)的合同1.對(duì)于存在法律糾紛或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，在糾紛未解決或風(fēng)險(xiǎn)未消除之前，不得擅自銷(xiāo)毀。應(yīng)按照公司法律事務(wù)管理規(guī)定，妥善保管合同原件及相關(guān)資料，以備后續(xù)法律程序所需。2.在糾紛解決或風(fēng)險(xiǎn)消除后，經(jīng)公司法律事務(wù)部門(mén)審核同意，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）電子合同1.電子合同的銷(xiāo)毀應(yīng)遵循國(guó)家電子信息安全相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用符合安全要求的電子數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀。2.在擦除電子合同數(shù)據(jù)前，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并在備份數(shù)據(jù)上注明“備份用于合同銷(xiāo)毀記錄，不得另作他用”字樣。備份數(shù)據(jù)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保存期限與原合同檔案相同。3.電子合同銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)已被徹底擦除，無(wú)法恢復(fù)。驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)記錄在合同銷(xiāo)毀記錄單上，并由操作人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同銷(xiāo)毀工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同銷(xiāo)毀清單的編制、審核、審批情況，銷(xiāo)毀流程的執(zhí)行情況，銷(xiāo)毀記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。檢查頻率每年不少于一次，并形成檢查報(bào)告。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)合同銷(xiāo)毀工作進(jìn)行不定期抽查。抽查可采取現(xiàn)場(chǎng)查看、查閱資料、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查銷(xiāo)毀工作的合規(guī)性和信息安全情況。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改結(jié)果。（三）問(wèn)題整改對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的合同銷(xiāo)毀工作存在的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。整改措施應(yīng)明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，確保問(wèn)題得到有效解決。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向公司審計(jì)部門(mén)提交整改報(bào)告，審計(jì)部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保整改工作落實(shí)到位。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在合同銷(xiāo)毀過(guò)程中，因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致合同資料泄露、丟失或不當(dāng)使用，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的行為。2.未按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行合同銷(xiāo)毀，擅自銷(xiāo)毀合同或銷(xiāo)毀不符合銷(xiāo)毀條件的合同的行為。3.對(duì)合同銷(xiāo)毀記錄不完整、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致無(wú)法追溯合同銷(xiāo)毀過(guò)程的行為。4.其他違反本辦法規(guī)定的合同銷(xiāo)毀管理行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕，未給公司造成重大損失或不良影響的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并給予警告處分。2.對(duì)于違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職等處分。3.對(duì)于違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任認(rèn)定與處理程序1.發(fā)現(xiàn)合同銷(xiāo)毀違規(guī)行為后，由公司審計(jì)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，認(rèn)定違規(guī)行為的責(zé)任主體和責(zé)任程度，提出責(zé)任追究建議。3