合同管理辦法講座一、總則（一）目的本合同管理辦法旨在規(guī)范公司合同管理行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同的內(nèi)容應(yīng)符合公平、公正的要求，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)。合同管理委員會由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.審議合同管理制度、流程和重大合同；2.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；3.對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度、流程；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作；3.建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔管理；4.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題；5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟工作；6.組織開展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作。（三）合同承辦部門合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理的相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門合同項(xiàng)目的調(diào)研、論證和可行性分析；2.起草合同文本，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體；3.組織合同談判，與對方協(xié)商合同條款，維護(hù)公司利益；4.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等工作，并及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況；5.負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，并歸檔保存；6.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛和訴訟工作。三、合同的簽訂（一）合同簽訂前的準(zhǔn)備1.合同承辦部門應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和可行性分析，確保合同項(xiàng)目符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。2.合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的起草工作，起草的合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同承辦部門應(yīng)將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、政策、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面對合同文本進(jìn)行全面審核，提出修改意見和建議。（二）合同談判1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審核意見，與對方進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)熟悉合同條款和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的溝通能力和談判技巧。2.在談判過程中，談判人員應(yīng)認(rèn)真聽取對方的意見和要求，充分表達(dá)公司的立場和觀點(diǎn)，爭取達(dá)成雙方都能接受的合同條款。3.談判結(jié)束后，談判人員應(yīng)整理談判記錄，形成談判紀(jì)要，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。談判紀(jì)要應(yīng)作為合同文本的組成部分。（三）合同審批1.合同承辦部門應(yīng)將合同文本、談判紀(jì)要、審核意見等相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審批。合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，確定審批流程和審批權(quán)限。2.合同審批應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等依次審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同文本，簽署審批意見。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同管理部門應(yīng)組織法律專業(yè)人員進(jìn)行論證，并出具法律意見書。（四）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人與對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。2.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)核實(shí)對方的主體資格、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保對方具備簽訂合同的合法資格和履約能力。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行備案，并將合同原件交公司檔案室存檔。四、合同的履行（一）合同履行的原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促合同承辦部門采取措施解決。3.合同承辦部門應(yīng)在合同履行過程中及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出通知、函件等文件，并妥善保存相關(guān)憑證。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，合同承辦部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并妥善處理善后事宜。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況告知合同管理部門，并對合同臺賬進(jìn)行更新。五、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、談判紀(jì)要、審核意見、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料整理齊全，并提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。2.合同管理部門應(yīng)按照合同的類別、年度、編號等進(jìn)行分類歸檔，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（二）合同保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保合同資料的安全、完整。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，并建立合同檔案借閱制度。2.借閱合同檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，并確保合同檔案的安全。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。六、合同糾紛的處理（一）合同糾紛的預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范意識。2.合同承辦部門在簽訂合同前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查和論證，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體，避免合同糾紛的發(fā)生。3.在合同履行過程中，合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)與對方溝通協(xié)調(diào)，妥善解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（二）合同糾紛的處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。2.合同管理部門應(yīng)會同法律專業(yè)人員對合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定處理方案。3.根據(jù)處理方案，合同承辦部門應(yīng)與對方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等全過程，具備合同模板管理、流程審批、臺賬查詢、統(tǒng)計(jì)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能。（二）信息系統(tǒng)的使用與維護(hù)1.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同管理信息系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保員工能夠熟