印章管理辦法流程總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬子公司所使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。印章定義1.公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，具有最高法律效力。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章，確保合同的嚴肅性和有效性。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人身份的印章，用于特定的法律文件或財務(wù)事項。5.部門章：各部門為處理內(nèi)部業(yè)務(wù)而使用的印章，僅在公司內(nèi)部具有一定效力?；驹瓌t1.印章使用必須嚴格遵循法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保印章使用的合法性、合規(guī)性。2.實行專人管理、分級負責(zé)制度，明確印章管理的責(zé)任人和審批流程。3.嚴格控制印章使用范圍，禁止未經(jīng)授權(quán)擅自使用印章。4.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，防止印章丟失、被盜用或濫用。印章的刻制刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或子公司，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.《印章刻制申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批?？讨屏鞒?.經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。2.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.印章刻制單位應(yīng)按照公司要求的規(guī)格、材質(zhì)和樣式進行刻制，并確保印章質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章取回，并進行登記備案。印章備案1.新刻制的印章應(yīng)在公安機關(guān)進行備案，備案所需材料由行政部門負責(zé)準(zhǔn)備。2.備案完成后，行政部門應(yīng)將備案回執(zhí)復(fù)印件存檔，并將印章正式啟用。印章的保管保管人員1.公司各類印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等重要印章的保管人員應(yīng)由公司高層管理人員或財務(wù)人員擔(dān)任。3.部門章的保管人員應(yīng)由各部門負責(zé)人指定，并報行政部門備案。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.印章保管人員應(yīng)定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息。2.《印章交接清單》需經(jīng)交接雙方簽字確認，并報行政部門備案。3.交接完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理流程。印章的使用使用范圍1.公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等重要事項，以及辦理各類行政審批、登記備案等手續(xù)。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，確保合同的法律效力。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于特定的法律文件或財務(wù)事項，如法人授權(quán)書、支票背書等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部業(yè)務(wù)處理，如文件通知、工作聯(lián)系單等，但不得對外簽訂合同或代表公司出具具有法律效力的文件。使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事項、用途、使用時間等信息。2.審批：《印章使用申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重大事項或金額較大的合同，還需經(jīng)公司法定代表人審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)按照審批意見在《印章使用申請表》上加蓋印章，并在相關(guān)文件或材料上正確加蓋印章。4.登記：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄印章使用的日期、事項、申請人等信息。特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，但無法及時辦理審批手續(xù)的，使用部門或個人應(yīng)電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地簽訂合同或文件需要使用印章的，可采用傳真、掃描等方式進行用印，但需確保傳真件、掃描件與原件一致，并在事后及時將原件送回公司蓋章確認。印章的停用與銷毀停用原因1.公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、丟失或被盜用，無法繼續(xù)使用。3.因法律法規(guī)或公司規(guī)定的其他原因需要停用印章。停用流程1.印章保管人員應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用的原因、時間等信息。2.《印章停用申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)將停用的印章交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。銷毀流程1.行政部門應(yīng)定期對停用的印章進行清理，并填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、停用時間等信息。2.《印章銷毀申請表》需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會同相關(guān)部門共同對印章進行銷毀。3.印章銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像，并由參與銷毀的人員簽字確認。銷毀完成后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》及相關(guān)照片、錄像資料存檔。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對印章管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保印章管理工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。2.印章保管人員的工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，是否嚴格按照規(guī)定保管和使用印章。3.印章使用的審批流程是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)授權(quán)擅自使用印章的情況。4.印章使用記錄的完整性和準(zhǔn)確性，是否及時、準(zhǔn)確地登記印章使用情況。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門或人員應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組應(yīng)對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。構(gòu)成違