定點(diǎn)住宿管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的定點(diǎn)住宿管理，規(guī)范住宿行為，保障員工權(quán)益，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織所有因公出差、培訓(xùn)、會議等需要安排住宿的人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保住宿安排合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)實際工作需要，合理安排住宿，避免資源浪費(fèi)。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足工作要求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的住宿場所，降低住宿成本。4.便捷性原則：選擇交通便利、周邊配套設(shè)施完善的住宿地點(diǎn)，方便員工開展工作。二、定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)的選定（一）選定標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)要求：住宿機(jī)構(gòu)應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、特種行業(yè)許可證等相關(guān)證件。2.服務(wù)質(zhì)量：具備良好的服務(wù)口碑，能夠提供安全、舒適、衛(wèi)生的住宿環(huán)境，服務(wù)人員應(yīng)具備專業(yè)素養(yǎng)和良好的服務(wù)態(tài)度。3.價格合理：根據(jù)市場行情，綜合考慮住宿機(jī)構(gòu)的設(shè)施、服務(wù)等因素，確保其價格在合理范圍內(nèi)，具有一定的性價比優(yōu)勢。4.地理位置：優(yōu)先選擇位于公司/組織業(yè)務(wù)活動較為集中區(qū)域或交通樞紐附近的住宿機(jī)構(gòu)，方便員工出行。5.安全保障：住宿機(jī)構(gòu)應(yīng)具備完善的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等，確保員工人身和財產(chǎn)安全。（二）選定程序1.市場調(diào)研：由行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人員對市場上符合條件的住宿機(jī)構(gòu)進(jìn)行廣泛調(diào)研，收集其基本信息、服務(wù)內(nèi)容、價格等資料。2.實地考察：對調(diào)研中篩選出的住宿機(jī)構(gòu)進(jìn)行實地考察，了解其實際經(jīng)營狀況、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量等情況。3.評估篩選：根據(jù)選定標(biāo)準(zhǔn)，對實地考察的住宿機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合評估，篩選出若干家作為定點(diǎn)住宿候選機(jī)構(gòu)。4.談判簽約：與候選機(jī)構(gòu)進(jìn)行談判，就住宿價格、服務(wù)內(nèi)容、結(jié)算方式等條款達(dá)成一致后，簽訂定點(diǎn)住宿合作協(xié)議。三、住宿安排與預(yù)訂（一）申請流程1.員工因公需要住宿時，應(yīng)提前填寫《住宿申請表》，詳細(xì)說明出差/培訓(xùn)/會議地點(diǎn)、時間、人數(shù)等信息。2.將《住宿申請表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際情況進(jìn)行審核，簽署意見后交至行政部門。3.行政部門收到《住宿申請表》后，按照定點(diǎn)住宿管理辦法進(jìn)行統(tǒng)籌安排。（二）預(yù)訂方式1.行政部門根據(jù)審批后的《住宿申請表》，通過電話、郵件或?qū)ｉT的預(yù)訂系統(tǒng)等方式，向定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)預(yù)訂房間。2.預(yù)訂時應(yīng)明確入住時間、退房時間、房間類型、數(shù)量等信息，并要求住宿機(jī)構(gòu)提供預(yù)訂確認(rèn)信息，如預(yù)訂單號、房間號等。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法按照原預(yù)訂安排入住定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)，員工應(yīng)及時向行政部門報告，行政部門根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)其他住宿安排，并確保住宿條件不低于定點(diǎn)住宿標(biāo)準(zhǔn)。2.對于緊急出差等特殊情況，員工可先自行預(yù)訂符合要求的住宿，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦《住宿申請表》審批手續(xù)，并向行政部門報備。四、住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)算（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同地區(qū)、不同級別，制定相應(yīng)的住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平、住宿市場價格等因素，確保合理可行。2.住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確單人房、雙人房等不同房型的價格上限，員工應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)選擇合適的房型。（二）費(fèi)用結(jié)算1.員工退房時，應(yīng)按照住宿機(jī)構(gòu)提供的費(fèi)用清單，核對無誤后簽字確認(rèn)。2.住宿費(fèi)用由公司/組織統(tǒng)一結(jié)算，行政部門定期與定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)進(jìn)行對賬，核實住宿費(fèi)用明細(xì)，并按照合作協(xié)議約定的結(jié)算方式進(jìn)行支付。3.對于超出住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的部分，原則上由員工自行承擔(dān)。如因特殊原因需公司/組織承擔(dān)的，應(yīng)按照相關(guān)審批流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報銷。五、住宿管理與監(jiān)督（一）入住管理1.員工入住定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)時，應(yīng)向住宿機(jī)構(gòu)提供有效身份證件，辦理入住手續(xù)。2.住宿機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定為員工提供住宿發(fā)票，并在發(fā)票上注明入住時間、退房時間、房間號等信息。（二）住宿期間管理1.員工應(yīng)遵守住宿機(jī)構(gòu)的各項規(guī)章制度，愛護(hù)住宿設(shè)施設(shè)備，保持房間整潔衛(wèi)生。2.如發(fā)現(xiàn)住宿設(shè)施設(shè)備存在故障或問題，應(yīng)及時向住宿機(jī)構(gòu)反映，由住宿機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)維修處理。3.行政部門應(yīng)定期對員工的住宿情況進(jìn)行抽查，了解員工的住宿滿意度，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）退房管理1.員工退房時，應(yīng)按照住宿機(jī)構(gòu)的要求辦理退房手續(xù)，結(jié)清相關(guān)費(fèi)用，歸還住宿期間領(lǐng)用的物品。2.住宿機(jī)構(gòu)應(yīng)在員工退房后及時對房間進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)房間設(shè)施設(shè)備損壞或物品丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償處理。（四）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對定點(diǎn)住宿管理情況進(jìn)行審計檢查，核實住宿費(fèi)用的合理性、合規(guī)性，以及定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量等情況。2.對于違反定點(diǎn)住宿管理辦法的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、違約責(zé)任（一）員工違約責(zé)任1.員工如未按照規(guī)定流程申請住宿或擅自變更住宿安排，由此產(chǎn)生的額外費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。2.員工違反住宿機(jī)構(gòu)規(guī)章制度，給住宿機(jī)構(gòu)造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.員工虛報、多報住宿費(fèi)用的，公司/組織將追回虛報、多報款項，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理。（二）定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)違約責(zé)任1.定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)如未按照合作協(xié)議提供約定的服務(wù)，或服務(wù)質(zhì)量不符合要求的，公司/組織有權(quán)要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，公司/組織有權(quán)解除合作協(xié)議，并追究其違約責(zé)任。2.定點(diǎn)住宿機(jī)構(gòu)如擅自提高住宿價格、虛報費(fèi)用等違反合作協(xié)議的行為，公司/組織將按照協(xié)議約定扣除相應(yīng)款項，并要求其返還多收費(fèi)用。情節(jié)嚴(yán)重的，公司/組織將依法追究其法律責(zé)任。七、爭議解決如在定點(diǎn)住宿管理過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合作協(xié)議約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。八、附則（一