外來禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對外來禮品的規(guī)范管理，確保禮品接收、登記、保管、使用及處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合理性，維護(hù)公司形象和利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)、商務(wù)往來、社交應(yīng)酬等過程中接收的各類外來禮品。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保外來禮品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：如實(shí)記錄外來禮品的接收、處置等情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。3.廉潔性原則：杜絕利用外來禮品謀取私利，保持公司員工廉潔自律。4.效益性原則：在合規(guī)的前提下，充分發(fā)揮外來禮品的價(jià)值，使其為公司業(yè)務(wù)發(fā)展或企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。二、禮品的定義與范圍（一）定義本辦法所稱外來禮品，是指公司以外的單位、個(gè)人因業(yè)務(wù)往來、社交活動(dòng)等原因贈(zèng)送給公司或公司員工的各類物品，包括但不限于：1.實(shí)物禮品，如食品、煙酒、工藝品、電子產(chǎn)品等。2.禮券、購物卡等有價(jià)證券。3.具有紀(jì)念意義的其他物品。（二）范圍1.因業(yè)務(wù)合作、商務(wù)洽談、項(xiàng)目對接等商務(wù)活動(dòng)中接收的禮品。2.參加行業(yè)會議、展會、研討會等活動(dòng)期間接收的禮品。3.節(jié)日、慶典等社交場合接收的禮品。4.其他因工作關(guān)系接收的禮品。三、禮品接收管理（一）接收流程1.公司員工在接收外來禮品時(shí)，應(yīng)首先判斷禮品的性質(zhì)及價(jià)值。對于價(jià)值較低、不涉及商業(yè)賄賂等違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的一般性禮品，可直接接收，但需在[具體時(shí)間]內(nèi)填寫《外來禮品接收登記表》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、數(shù)量、來源、贈(zèng)送人及贈(zèng)送時(shí)間等信息。2.對于價(jià)值較高（超過[具體金額標(biāo)準(zhǔn)]）或可能存在潛在利益沖突的禮品，員工應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人在接到報(bào)告后，應(yīng)會同公司合規(guī)部門進(jìn)行評估，判斷是否符合公司利益及相關(guān)規(guī)定。如認(rèn)為可以接收，應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成《外來禮品接收審批表》的填寫，明確禮品的用途、處置方式等，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后方可接收，并按照要求進(jìn)行登記。3.對于涉及商業(yè)賄賂、不正當(dāng)競爭等違法違規(guī)行為的禮品，員工應(yīng)堅(jiān)決拒絕接收，并及時(shí)向公司合規(guī)部門或相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。（二）登記要求1.《外來禮品接收登記表》應(yīng)按照統(tǒng)一格式填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。登記表應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：禮品編號、禮品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源（贈(zèng)送單位/個(gè)人）、贈(zèng)送時(shí)間、接收人、所在部門、禮品價(jià)值（估算）、禮品用途、處置情況等。2.登記人員應(yīng)在接收禮品后[規(guī)定工作日]內(nèi)完成登記工作，并確保登記表信息與實(shí)際禮品相符。登記信息應(yīng)妥善保存，以便后續(xù)查詢和審計(jì)。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法當(dāng)場填寫《外來禮品接收登記表》或進(jìn)行審批的，員工應(yīng)在接收禮品后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.對于匿名贈(zèng)送的禮品，接收人應(yīng)及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。一般情況下，應(yīng)盡力查找贈(zèng)送人信息，如確實(shí)無法查明，應(yīng)將禮品情況詳細(xì)記錄，并按照公司要求進(jìn)行處置。四、禮品保管管理（一）保管責(zé)任1.對于接收的外來禮品，公司應(yīng)指定專門的保管地點(diǎn)和保管人員。保管地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防潮、防火等條件，確保禮品的完好無損。2.保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)禮品的日常保管工作，建立禮品保管臺賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫情況。臺賬應(yīng)包括禮品編號、名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。3.保管人員應(yīng)定期對保管的禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體時(shí)間周期]，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告公司相關(guān)部門。（二）保管方式1.根據(jù)禮品的性質(zhì)、價(jià)值和保管要求，采取不同的保管方式。對于易損壞、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如妥善包裝、控制存儲環(huán)境等。2.對于貴重禮品、有價(jià)證券等，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的保管措施，如存放在專門的保險(xiǎn)柜中，實(shí)行雙人保管制度等。（三）安全防范1.加強(qiáng)保管地點(diǎn)的安全防范措施，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保禮品安全。2.限制無關(guān)人員進(jìn)入禮品保管區(qū)域，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保管制度，不得擅自將禮品轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。五、禮品使用管理（一）使用原則1.外來禮品的使用應(yīng)遵循合規(guī)、合理、節(jié)儉的原則，確保禮品用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)或符合企業(yè)文化建設(shè)的活動(dòng)中。2.不得將禮品用于個(gè)人消費(fèi)或謀取私利，嚴(yán)禁利用禮品進(jìn)行不正當(dāng)交易或商業(yè)賄賂行為。（二）使用范圍1.用于公司內(nèi)部的商務(wù)接待、會議、活動(dòng)等，作為招待用品或獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等。2.用于回饋客戶、合作伙伴，增進(jìn)合作關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。3.用于企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)，如員工福利、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。（三）使用審批1.如需使用外來禮品，使用部門應(yīng)提前填寫《外來禮品使用申請表》，詳細(xì)說明禮品的名稱、數(shù)量、使用時(shí)間、使用活動(dòng)名稱、使用目的等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要活動(dòng)或大額禮品使用的情況，可能還需提交公司總經(jīng)理辦公會審議。3.經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用禮品，并按照審批要求進(jìn)行操作。使用過程中應(yīng)做好記錄，如禮品發(fā)放清單、使用照片等，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。六、禮品處置管理（一）處置原則1.對于不再需要或不宜繼續(xù)保管的外來禮品，應(yīng)按照合規(guī)、合理、環(huán)保的原則進(jìn)行處置。2.處置過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保處置結(jié)果符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（二）處置方式1.捐贈(zèng)：對于具有一定價(jià)值且適合捐贈(zèng)的禮品，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)、公益組織或其他需要的單位。捐贈(zèng)前應(yīng)做好禮品的評估工作，確保捐贈(zèng)禮品符合受贈(zèng)方要求，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)，取得捐贈(zèng)憑證。2.拍賣：對于價(jià)值較高且具有市場流通性的禮品，可委托專業(yè)拍賣機(jī)構(gòu)進(jìn)行拍賣。拍賣所得款項(xiàng)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行處理，一般應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.變賣：對于部分可變現(xiàn)的禮品，經(jīng)公司審批后，可通過合法渠道進(jìn)行變賣。變賣價(jià)格應(yīng)合理公正，變賣過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并確?？铐?xiàng)及時(shí)足額上繳公司。4.報(bào)廢：對于已損壞、變質(zhì)或無使用價(jià)值的禮品，經(jīng)保管人員核實(shí)、部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢禮品應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行集中銷毀，并做好銷毀記錄。（三）處置審批1.采取上述處置方式的，應(yīng)填寫《外來禮品處置申請表》，詳細(xì)說明禮品的基本情況、處置原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置收入等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交公司合規(guī)部門審查。合規(guī)部門應(yīng)重點(diǎn)審查處置方式的合法性、合規(guī)性以及對公司利益的影響等。3.經(jīng)合規(guī)部門審查通過后，申請表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大禮品處置事項(xiàng)，可能需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議。4.處置申請經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施，并按照規(guī)定的程序和要求完成處置工作。處置過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、憑證等應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)和查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司合規(guī)部門負(fù)責(zé)對外來禮品管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括禮品接收、登記、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況等。2.各部門應(yīng)配合合規(guī)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告合規(guī)部門。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對外來禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括禮品管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效、禮品的收支情況是否真實(shí)合規(guī)、處置程序是否符合規(guī)定等。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對外來禮品管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)或納入年度審計(jì)計(jì)劃，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.對于因違規(guī)接收、處置外來禮品給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3