實績檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的人力資源管理，客觀、公正、全面地記錄員工的工作實績，激勵員工積極進取，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本實績檔案管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：實績檔案記錄的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，能夠客觀反映員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績。2.全面性原則：涵蓋員工工作的各個方面，包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團隊協(xié)作、創(chuàng)新能力等。3.動態(tài)性原則：隨著員工工作的進展和變化，及時更新實績檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。4.保密性原則：嚴(yán)格保護員工實績檔案的隱私，未經(jīng)員工本人同意，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。二、實績檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、部門、崗位、入職時間等。（二）工作任務(wù)完成情況1.年度/季度/月度工作計劃：記錄員工制定的工作計劃及目標(biāo)。2.實際工作成果：詳細(xì)描述員工在一定時期內(nèi)完成的工作任務(wù)、項目及取得的成果，包括工作數(shù)量、質(zhì)量、成本控制等方面的指標(biāo)完成情況。（三）工作質(zhì)量1.工作失誤記錄：記載員工在工作中出現(xiàn)的失誤及造成的影響。2.工作改進措施：針對工作失誤采取的改進措施及效果。（四）工作效率1.工作任務(wù)完成時間：統(tǒng)計員工完成各項工作任務(wù)的實際時間，與計劃時間進行對比分析。2.工作延誤原因：分析工作延誤的原因，如資源不足、溝通不暢、任務(wù)難度等。（五）團隊協(xié)作1.團隊合作項目參與情況：記錄員工參與的團隊合作項目，包括在項目中的角色、貢獻等。2.團隊成員評價：收集團隊成員對該員工團隊協(xié)作能力的評價意見。（六）創(chuàng)新能力1.創(chuàng)新成果記錄：包括員工提出的創(chuàng)新性建議、改進方案及取得的經(jīng)濟效益或社會效益。2.創(chuàng)新項目參與情況：參與的創(chuàng)新項目及在項目中的表現(xiàn)。（七）培訓(xùn)與發(fā)展1.參加培訓(xùn)課程記錄：記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程名稱、時間、培訓(xùn)效果等。2.自我提升計劃及完成情況：員工制定的自我提升計劃及實際完成情況。（八）獎勵與懲罰1.獲得的獎勵：包括公司內(nèi)部獎勵、外部榮譽等，記錄獎勵名稱、頒發(fā)時間及獎勵原因。2.受到的懲罰：記載員工受到的紀(jì)律處分、經(jīng)濟處罰等，注明處罰原因及時間。三、實績檔案的建立與收集（一）建立主體人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立和管理員工實績檔案。（二）收集渠道1.員工本人定期提交：員工應(yīng)按照規(guī)定的時間和格式，定期向人力資源部門提交個人工作實績報告。2.上級領(lǐng)導(dǎo)評價：上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，定期對員工進行評價，并將評價結(jié)果反饋給人力資源部門。3.相關(guān)部門提供信息：涉及員工工作的其他部門，如項目團隊成員、客戶等，根據(jù)實際情況提供相關(guān)信息。（三）收集頻率1.月度工作小結(jié)：員工每月末提交本月工作小結(jié)，簡要匯報工作任務(wù)完成情況、工作中遇到的問題及解決措施等。2.季度/年度工作總結(jié)：每季度末或年末，員工提交詳細(xì)的工作總結(jié)，全面回顧本季度/年度的工作表現(xiàn)，包括工作成果、工作質(zhì)量、團隊協(xié)作等方面的情況。四、實績檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照實績檔案的內(nèi)容分類，對收集到的信息進行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.編號管理：為每份實績檔案建立唯一的編號，便于查詢和管理。3.審核校對：對整理后的檔案內(nèi)容進行審核校對，確保信息無誤。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)資料按照編號順序裝訂成冊，存入專門的檔案柜。2.電子檔案歸檔：同時建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容掃描錄入系統(tǒng)，進行電子存儲，方便查詢和共享。五、實績檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：員工有權(quán)查閱自己的實績檔案，了解個人工作表現(xiàn)情況。2.上級領(lǐng)導(dǎo)：因工作需要，上級領(lǐng)導(dǎo)可以查閱下屬員工的實績檔案，但應(yīng)遵守保密規(guī)定。3.人力資源部門：人力資源部門負(fù)責(zé)對實績檔案進行統(tǒng)一管理和查閱，為公司的人力資源決策提供支持。4.其他部門：其他部門因工作需要查閱實績檔案時，需經(jīng)人力資源部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱范圍等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人力資源部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱登記：人力資源部門對查閱情況進行登記，記錄查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（三）使用規(guī)定1.僅限內(nèi)部使用：實績檔案僅供公司/組織內(nèi)部使用，未經(jīng)許可，不得對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.用于人力資源決策：實績檔案作為員工績效考核、晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)等人力資源決策的重要依據(jù)。3.反饋與溝通：人力資源部門應(yīng)定期向員工反饋其實績檔案的使用情況，促進員工與公司之間的溝通與交流。六、實績檔案的更新與維護（一）更新頻率1.實時更新：對于員工工作中的重大事件、重要成果等，應(yīng)及時更新實績檔案。2.定期更新：按照月度、季度、年度等時間周期，對實績檔案進行全面更新，確保檔案信息的時效性。（二）更新內(nèi)容1.工作任務(wù)調(diào)整：記錄員工工作任務(wù)的增減、變更情況。2.工作成果變化：及時更新員工取得的新工作成果、業(yè)績指標(biāo)完成情況等。3.評價與反饋：根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)、團隊成員及其他相關(guān)人員的評價意見，對檔案內(nèi)容進行調(diào)整和補充。（三）維護措施1.數(shù)據(jù)備份：定期對電子實績檔案進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案安全管理：加強對紙質(zhì)和電子檔案的安全管理，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.系統(tǒng)維護：確保實績檔案管理系統(tǒng)的正常運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況。七、實績檔案的保密與安全（一）保密制度1.明確保密責(zé)任：所有接觸實績檔案的人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制查閱范圍：嚴(yán)格控制實績檔案的查閱范圍，確保只有授權(quán)人員能夠查閱相關(guān)檔案。3.保密措施：對紙質(zhì)檔案采取加密存儲、專人保管等措施；對電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，進行數(shù)據(jù)加密傳輸和存儲。（二）安全管理1.檔案存儲安全：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中；電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進行數(shù)據(jù)備份。2.網(wǎng)絡(luò)安全：加強實績檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染等安全